労務管理？について

質問

専門職のパートで週3日働いています。
会社の出退勤の管理が複雑すぎ、申請系の業務に時間を割かれています。
そこまで管理の徹底が必要なのか、またはこれまでの職場では総務がやってくれていたと思うので、自分で管理することに驚いています。

契約→月、水、金曜日、10:00〜16:00
通常
①勤怠管理システムに勤務予定を書き込む
②当日タイムカードを押す（紙）
③勤怠管理システムのタイムカードを入力
タイムカードが重複しており、必要なのか疑問です

月→火曜に振替出勤した場合
①勤怠管理システムで申請をする
②勤怠管理システム予定に月曜に欠勤、振替日を入力、火曜に月曜の振替分であることを入力
③勤怠管理システムのタイムカードに②と同様に両日とも但し書きを記入する
有給時も同様の作業が生じます。
この申請した上にスケジュールやタイムカードに但し書きをする、しかも契約日、振替日両日に但し書をする作業が結構負担に感じます、、、これなら出勤簿を紙でする方がまだマシです。

労務管理についてよく知らないので、これらのことは一般的に会社ではどうしているのか伺いたくて質問しました。
パートタイムで振替勤務等する上では致し方ないのでしょうか。

回答No.2

munorabu

》労務管理についてよく知らないので、これらのことは一般的に会社ではどうしているのか伺いたくて質問しました。
パートタイムで振替勤務等する上では致し方ないのでしょうか。

介護関係でしょうか？
現場の処遇改善を目的に「介護職員処遇改善支援補助金」という制度があって、介護職員から提出された勤怠報告書に基づいて申請し勤務時間に応じて補助金が支払われますので、お聞きしている勤怠管理は介護職に限った現状だと思います。
全てを電子化するなど対応策もありますが、補助金制度が廃止されれば必要が無くなるシステムの導入となれば会社も難しい立場ですから、致し方がないと思います。

回答No.1

gohantookazu

「これらのことは一般的に会社ではどうしているのか」

という事にお答えすると、一般的なのは、これらの方法だと思います。

・伝統的なスタイルだと、紙のタイムカード
・今風のスタイルだと、ICカードやPCやスマホ

こういったもので、システムを使い、なるべく多くの部分を自動化して集計します。今は、紙のタイムカードだとしても、タイムレコーダーに記録されたデータをPCに取り込んで、集計を省力化できるシステムになっています。

お勤め先のように、紙のカードと勤怠管理システムを二重に併用するような事は、めったに行いません。なぜならデメリットが多くメリットがほぼ無いためです。

お勤め先がシステムを二重に利用している背景には、おそらく不正防止や間違い防止をしたいという意図があるのだと思います。そこまで多くはありませんが、たびたび見掛けるパターンではあります。

しかし、かつてコンサルティングをしていた視点で見ると、意図した効果が得られているとは思えません。市場に安価に流通しているソリューションを適切に選択・活用するだけで、大幅に改善できる余地があります。さらに、各スタッフの手間を増やしてしまっているのが、致命的な悪手です。例えば、20人のスタッフが、ある処理をするために準備→処理→後片付けでそれぞれ3分掛かってしまっているのだとしたら、毎日人が1時間働くのに相当するコストを無駄にしてしまっている計算になります。そのように、多数のスタッフの少しずつの時間を奪うような運用を「やってはいけない」事の典型のひとつとして意識するのは、現代の経営管理では常識になっています。

労務管理の担当者や、その監督者、あるいは経営者がある程度の勉強をして、一定の知識に達していれば、その様なシステム構成になる事はあり得ません。しかし、現にそうなってしまっているというのは、そうしたポジションの方々が、勉強不足でありながら根拠のない思い込みを抱えてしまっているせいではないかと思います。

ただ、おっしゃる通り、

「パートタイムで振替勤務等する上では致し方ないのでしょうか。」

という事に関しては、たしかにその通りでしょう。勤怠管理システムは、この様に残念な状況ではありますが、お勤め先には、他に良い面もあるのではないかと思います。できるだけ良い面に目を向けてお過ごしになって行かれる事をおすすめします。