現金が合わない 対策

質問

個人自営で親子でやっており、子の私が経理をやっておりますが、他の会社で経理をやっていた訳ではないので独学で何とかやっている次第です。個人事業のせいか現金の出し入れがルーズで、毎日チェックはしているのですが、現金相違が毎回ではありませんが発生します。
振替伝票などではなく、メモ書きできる豆カレンダーに現金出し入れを記入をしていますが、お金を出して書かない場合がありますし、お金を出さないでポケットマネーから出して、それをカレンダーに書く、というややこしい事があります。店に関係ない出金で台所にない場合、店からお金を借りて、つけ忘れがあったりします。
お金の出し入れの場合、きちんとした会社ですと出す側と受け取る側の双方で確認して行うと思いますが、私も営業に出て行くため、現金の出し入れは、私も含めて、個人の信用任せになります。
お金は普段頻繁に動かないのですが、仕事がある時は現金の動きが激しい商売なので、現金が合わない時は仕事がある場合が多いです。
親も現金相違の原因追求が面倒なため、帳尻合わせにポケットマネーで埋めたり、現金有高から抜いたりしています。
いっそのことレジでも購入しようかと考えていますが、出す場合や入れる場合に現金を間違えたら結局意味がないため、迷っています。かといって現金出し入れするために外から家へ戻ってきて、双方確認するのも大変ですし、やはりお互いの注意の元でやっていくしかないんでしょうか？

回答No.2

chetto · ベストアンサー

個人事業主です
結論は"各自が意識をもつ"しかないと思います。法人と違い個人事業主は利益＝家族の収益となるわけですから極端な話売上額分の税金さえ払えば誰にも（税務署も含めて）文句は言われないです。しかし実際の利益は売上－経費なわけですから経費の記帳をしっかりしておけば余分な税金を払わなくて済みます。この事さえ頭に入ってしまうともったいなくて経費のつけ忘れなんて無くなってしまうのですが・・・
品代＋消費税＋所得税!!　なんてもったいない
　本題に戻って、私のとってる対策は、財布を２つ持つ・メモ用紙ではなくメモノートを使う・領収書（レシート）が無い分は小遣いから引く(;_;)位でしょうか。家計費へ移すのは月の特定日（月末・月初・１０日etc）だけにすれば計算もしやすいです。
入金対策は当日入金箱を別に作り、そこからはその日の清算が済むまでは出金しない、等で逃げています。
きちんと記帳すればびっくりするくらい税金が違ってきますよ。
がんばってください

お礼

早速の回答ありがとうございます。

領収書に関しては基本的にもらうようにしており、忘れた場合可能ならば、後日その店へ行き、発行してもらいます。もらえない場合はポケットマネーで行います。家計費も月末のみです。

＞入金対策は当日入金箱を別に作り、そこからはその日の清算が済むまでは出金しない、等で逃げています。

これはいいかもしれません。応用で出金箱も作れるかもしれません。
参考にしたいと思います。

回答No.5

michank

質問の中にある「帳尻合わせにポケットマネーで埋めたり、現金有高から抜いたりしています。」から診断できます。この作業を公私混同といいまして、一番やってはいけないことです。記録より現金が不足している時、その金額をありのままを、「日付順に現金不足」として記録します。反対に記録よりも現金が多い場合は、その金額のありのままを「日付入りで現金過剰」として記録しましょう。決算や税理士相談で帳尻合わせを迫られたときは、いままで記録してきた現金の過剰額から不足額を引き算し、不足額が多いときは、雑損として経費の一部と認識し反省します。逆に差し引き過剰額の方が多い場合は、その額を雑益として収益の一部として認識・記録しましょう。経営の客観的把握には、複式簿記の採用が望まれますが、いちいち迷わないでありのままを記録することから始めましょう。
以上、ヒントになればと思いアドバイスします。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。

たとえ現金と帳簿が合わなくても、ありのままの記録を残していく。

今後は絶対やらないようにします。

ただ、現金過不足があまりにも激しいと、税務調査でかなり厳しいチェックが入るから
現金が「あまりにも」多い場合は「事業主借」
で調整したほうがいい、とある人に言われたことがありました。

回答No.4

n_kaname

領収書は必須です（レシートでも可）
28pinさんが金庫番となり、基本的には他の人には開けさせない。
突然立て替えられないような何十万も現金が必要になることはないと思います。必要な時って大体前もってわかるものです。
ウチの会社は出張が多いので前受け制度になっています。○万円、と伝票発行して貰ってそれで先にお金を渡します。後で伝票と領収書を出して貰い、差し引き精算します（精算しないと次の前受けは出来ないので、みんなきちんと精算します）
伝票を使用されていないようなので、封筒に升目を引いた物に金額を記入しておくと良いと思います。前受けしないときも精算は金額を記入し、これに入れて渡します。
領収の合計と、封筒の金額の合計が同じかチェックし、金庫のお金と数字上の金額が合っていたら渡します。計算が間違っていて合わないこともありますので、金額が合わないウチは渡しません。

本当はもっとしつこくやっているんですが、基本はこれです。
最初は面倒くさいかも知れないけれど、ポケットマネーで穴埋めをすることを考えたら、領収書を貰う方が長期的に考えるとずっと有益ですよ。

お礼

回答ありがとうございます。

あらかじめ伝票とお金を渡し、後に領収書と伝票と残ったお金を受け取り、差し引き計算をする。
徹底した照合が必要ですね。

参考にいたします

回答No.3

poor_Quark

企業などで組織的な対応が迫られる場合は
http://www.okweb.ne.jp/kotaeru.php3?q=463234
などが参考になるかもしれません。

　個人ですと徹底的に現金出納帳を記録するしかありません。必ず領収書は保存しておく、手が空いたたびにそれを現金出納帳に記録し、領収書は完全に保存するための手立てをとることです。以下は私が個人的に同じようなお立場の方にお勧めしている方法でして、それだけが正解ではないということを念頭においてお読みください。

　といっても、複雑な手順を決めておくと守れませんし、現場でパソコンなどを使うとますますリアルタイムの処理の徹底化が遅れることになります。まず現金出納帳としてはポケットに入る小さなメモ帳のようなものを準備し、縦に線を引きます。設定する項目は、日付・摘要・入金・出金・残高これだけでとりあえずはよいでしょう。

　このノートの一番最後には要らない封筒の下部を切り取ったような小さな紙袋を貼り付けておき、領収書は記録が終わった順番に片っ端からこの袋に入れてしまいます。汗ばんだ財布に感熱紙のレシートをを入れておくと、汗で表示がかすれてしまうことがありますので、特に暑い季節は気をつけてください。そういうレシートを財布に折り込むときは印刷面が内側になるように折ると比較的表示が残ります。

　領収書などの保全に関してはその順番が何よりも大事です。何枚も並べ替えをしていたらそれだけで時間も食うし、最後はいやになってしまいます。そこでこの順番だけは決して崩さないようにしておいてください。

　現金を入れたり出したりして結果の現実を調整すると必ず公私の境目があいまいになり、エスカレートして最後にはどんなことを引き起こすかわかりません。私なら絶対にやりませんし、やらせませんでした。

　一日の仕事が終わった時間帯を見計らって、現金の実有高と出納帳のその日の最後の残高を毎日確認するようにします。多少の差は目をつぶってかまいませんが、もし大きな違算があるようなら、領収書を紛失したか、計算ミスかですが、人間の記憶が当てになるのはその日一日ですので、必ずほったらかしにせず追求してください。もしどうしても領収書が再入手できない場合は、その記録をなるべく詳しく残しておけば、直接税の分野では税務会計上領収書と同じ扱いをしてもかまいません。（よしんば税務調査があったとしても税務署員がみれば本物かどうかはわかりますので）

　これはあくまでも現金出納帳でして、よく見る間違いが預金出納帳とその内容がごっちゃになっている場合です。銀行からお金を引き出せば現金出納帳から見ればあくまでも「入金」であり、摘要のところには「BK引出し」とでも書いて金額とともに記しておけばよいでしょう。預金出納帳は貯金通帳そのものがその働きをします。

　領収書はその後の管理が面倒くさければ間違いのないことを確認した上でホチキスで止めて日付順に重ねて袋に入れ月ごとに保存しておいてもよいとは思います。余談ですが、領収書をなにかに張る場合は必ず発生順を守るようにしてください。ページごとに証憑番号を打ち、その証憑番号が伝票を経て、総勘定元帳に記録されるように工夫すれば、あとで伝票を追求するのがとても楽です。

　一連の作業で一番大事で一番難しいのは、処理の習慣化ということです。（もっと難しいのは他人にこの習慣を身に付けてもらうことですが）トイレに入ったあとは必ず手を洗うのと同じように、お金を出したら、領収書をもらったら必ず決められた手順に従って処理をすることを習慣化、日常化するようにしてください。また個人事業主の場合、現金出納帳には事業とは関係ないお金の出し入れも書いておくことが大事です。記載は記憶を呼び起こすことができる必要最低限にしてもかまいません。

　こういうものは徹底的に習慣化することが成否の鍵を握っていますが、そのためにも自分に課すルールは極力簡単で必要最小限の注意と手順に抑えることがコツかと思います。ほかの営業社員の方がいらっしゃるような場合は当事者は複数にも及びますので、ある程度の緊張感を要求するのは当然のことです。私は自分自身がそういう考え方にたつのはとてもいやなんですが、基本は自分自身も含めて性悪説に立つしかありません。

　個人事業の場合、勘定あって金足らず、ということはよく発生します。必要経費となるはずの出費の記録や記憶が失われてしまえば、所得税、地方住民税、国民健康保険税（料）、消費税すべてに影響が出て儲かっているはずなのになぜかお金がないという状況になりやすいので是非そうならないようにがんばってください。

　その後のパソコンを使った処理に関しては、フォントはなるべく見やすく間違えにくいものを使うということや、大きさの調整にも気を配ってください。パソコンのテンキーで打つのも電卓で打つのも手間はいっしょで、事後の検算や経理処理についてもパソコンを使わないときよりもはるかに楽です。この辺は原始書類の記録の習慣化が成功した後の話にはなりますが。

お礼

早速の回答ありがとうございました。この質問をする前にあのサイトを見ました。参考にはなりました。
会社組織なら数人で確認したり、経理オンリーで常に現金につく事が出来ますが、個人ですと営業などで現金の側から離れてしまうことがあるため（現金が危ないからほんとは危険）難しいです。

領収書は常に順番にバインダーで綴じて保管しており月ごとにホチキスで綴じて別の箱に保管しています。

結局は個人事業の場合、私がパソコンが扱えたり、会計ソフトや簿記の資格があっても、現金を出し入れするのは個人の生の手ですから、扱う意識をより強く持つしかないんですね。

回答No.1

himeyuri

状況から難しいような気がするのですが。
でも、もう少し情報がほしいとも思います。
その現金の保管（？）は金庫があるのでしょうか。
まぁ、金庫といっても手提げから大きな重たいものまであるのですが＾＾；
手提げなら箱と変わらないように思いますし＾＾；；；

ひとつの方法として、とりあえずですが。
ノートを一緒に入れる。
そのノートには「年月日、金額、誰が（もうひとつ、何にがほしいところですね）」と記入欄を作ります。
簡易的（普通の横線があるノートに縦線を書いてとか）でもかまいませんが、本当なら１００円ショップでも買えるようなお小遣い帳or現金出納帳がいいですね。

そのノートに現金の出し入れをした本人が記入するということを徹底してみたらいかが・・・と。
現金とノートを一緒に入れるのは「現金を出そうとしたときにノートの存在にすぐ気付くため」です。

もっと面倒だと思うなら記入しやすいように次に書くページを開いた状態にいつもしておく。

このようなことしか思いつきませんが＾＾；；；
あと、余談ですが、年に３回（２、６、１１月）日商簿記３級の試験をしています。
これはさほど難しいものとは思いませんので取得してみたらいかがでしょう。
１ヶ月ほどの勉強でいいと思います（個人差はありますが）。
また、この３級に関しては商工会議所で講習をしていたりします。
それを受講すればさらに簡単だと思います。
（中小企業のバックアップで商工会議所で講習をしている地域がある。もちろん、個人の参加も可能のはずです）
６月の試験はおそらく締め切られていると思いますので一番近いのは１１月になると思います。
検討してみてくださいね＾＾

お礼

早速の回答ありがとうございます。

金庫は手提げ金庫ですが、ただ通帳しまっておくだけのもので、現金は小銭に関しては目盛のついたトレイのようなものに保管してあります。確かに現金と帳面をつける豆カレンダー（卓上日誌）は独立していますので、つけ忘れがあるかもしれません。
参考にいたします。

日商簿記３級は昔、独学で勉強して６回も受験して、取得した次第で青色決算書も何とか作れるようになりました。