現金を取り扱ってる経理の方へ

質問

会社で現金の出し入れをしている、いわゆる金庫番ですが、ここのところ、現金が合わずに困っています。

毎日、当日の入出金を確認し、現金を数えてその日の現金残と現金出納帳の残高が合ってるかどうかを確認しています。

会社は一般事務なので、従業員の出張旅費の精算や、消耗品など、さまざまです。

現金が合わなくなった頃（半月前）の毎日の領収書綴りなどを見ても、答えは出てきません。

現金は私しか扱わないので、自分の責任なのですが、スケジュール帳などを見て、誰かに渡してはいないか・・など考えるのですが、思い出せません。

どなたか、現金が合わなくなったときの、現金を締める側としての追求方法を教えて下さい。
（経理上で雑費で処理するなどではなく・・・）

領収書綴り、元帳、預金台帳はあります。
チェックの方法など、具体的な追及方法を教えて下さい。
ホントに困っています。

回答No.7

poor_Quark · ベストアンサー

＞合わない金額は18万ほどになります。

　18万円とは、またダイナミックですね。これは長期の累積違算なのでしょうか。それとも短時間に生じた誤差なのでしょうか。長い間かかってそのような金額になったのだとしたら組織的な対応をすることを中心に対策を考えられたほうがよいと思います。比較的短時間に生じたならならやはり御自分のスキルと緊張感が不足していたことを素直に認めるしかないと思います。

　ひょっとして一日で生じた額でしたらたいへんなことです。日本では一番大きなお金の単位は１万円札です。たとえば３万円受け入れて、間違えて５万円の領収書を書くことがそうそうあるでしょうか。また１万円札の枚数が多くなればなるほど、きちんと数えるでしょうから、ケアレスミスによるものとは考えにくいと思います。出金の起票漏れでないとすれば、だれかに抜かれているとしか考えようがないのですが…。

　短時間での出来事なら自分で現金の絡んだ処理を一件一件思い出しながら、紙にでも書き出してみてください。起票ミスがないか、現金のそばから離れたことはないのか、とにかく記憶が鮮明なうちにその日何があったのか、記録を残してください。

　確かに「現金その場限り」という言葉はありますが、経理に携わっている以上、この言葉とは徹底的に敵対しなければなりません。「思い出せないものはしょうがない」では、済まない金額です。ことが表面化すれば会社は担当者や関係者に弁償を求めるでしょうし、それを拒めばおそらく民事上（下手すれば刑事上）の責任を追及されることも十分予想されます。半月前の違算が騒ぎになっていないところをみると、ひょっとしたら会社自体がいい加減で、それくらいの誤差は気にしない、というのなら話は別です。まぁそんな会社がよい会社とは言えませんが。

　まず起票ミスをあたるには、現金と引き替えになんらかの品物を受け入れているはずですので、庶務などの担当部署を当たります。預金通帳もあたり通帳と預金出納帳の残高に狂いがないかも確認された方がよいでしょう。小切手を現金として扱っているなら、机の後ろや引き出しの隙間に落ちていないか、先日付小切手（本当はあってはいけないんですけど）の処理を間違えていないか（考えにくいか）、とにかく自分の机の上を通過するお金に関連するありとあらゆる物事を疑ってかかることです。

　で、こういった作業は課員全員であたることが大事です。他の人に迷惑かけて申し訳ないという気持ちが自分のスキルを押し上げるのに役に立ちますし、複数の人の違った見方がどれだけ役に立つか身にしみるはずです。

　もし長期にわたる累積違算なら、いつどのようなタイミングで数字が増えていったか、そのときに共通する出来事はなかったか、些細なことでも思い出さなくてはいけません。今後は累積しないようその日のうちに解決することが必要です。

　とりあえず上司に報告し、自分にできることはなんでもして、それで時間をかけてもどうしても思い出せない、すべての可能性を否定し尽くしこれ以上思い出そう、探しだそうとする努力が、18万円手出しするよりも苦痛になったときにあきらめればいいのではないでしょうか。

　ことが収まった後ですが、どうしても仕事に自信がもてないなら、自分自身の配置換えも視野においた組織的対応の強化を会社にお願いするのも必要な場合があります。勇気がいりますが、こんなことが繰り返されれば精神的にずたずたになりますので、それよりはましかと思います。

　また会社の対応もピントがずれていると感じます。伝票入力を担当者のルーティンから分離しても、間違いまで分離されるとは限りません。一人で入力まで一貫して行った上で、チェックを二重化した方がよっぽど効果があるとは思います。パソコンはただの道具で、こういうことを防ぐためにも自由に使いこなすスキルが必要です。

　あと裏技的にはどっかの銀行かメーカーの窓際から出向してきた、現場と世間をしらない役員が運良く上司であるなら、舌先三寸で伝票に印鑑を押させるという手段もあると思います（伝票はこっそり二枚以上コピーをとって置くこと）。こういう人たちはたいていアカデミックな匂いのする言葉使いやテクニカルタームに弱いですから。あとは彼の自己保身の本能に期待すればよいわけです。似たようなことをやったことがありますが、あんまり後味がよくないし、こういう腹芸はお勧めできません。下手すれば自分の立場が決定的に悪くなる局面も考えられますので。また、いくらなんでも18万という金額ではそもそも雑損は通らないでしょう。

＞合わない金額を雑損で処理してもいい。という事なのでしょうか？

　程度によります。普通は現金過不足を管理するための仮のアカウントを作っておき、決算時の帳端の内容を吟味して決めるところが多いのではないでしょうか。管理が悪かったり、特定の社員の責任が認定されれば責任者が払わせられることもあります。予定賠償は法律によって禁止されているし、給与の全額払いの原則があるので給料から天引きまではできませんが、納得の上ということであれば払ってもらうことになります。基本的にはやむを得ない誤差なら雑損になると思いますが、個別の判断は会社側がすることです。

回答No.8

honnsuki

伝票の起票ですが、出金伝票、入金伝票のように一つの仕訳で一枚というのではなくて振替伝票のように複数の仕訳が一枚で起票されているようなものだと伝票のなかで計算間違いがあることがありますが、そういうことはありませんか。
手書きの元帳だとページの繰越や一行ごとの繰越で転記ミスがあったりすると思って書こうかどうしようか迷っていましたが、拝見しているとパソコンで入力されているのでそちらのミスはなさそうですね。

これからの対策としては、慶弔費関係とあらかじめわかっている高額の支払い以外のものは現金で出さないようにして、ちょっとした交通費や打ち合わせ時の接待費は営業の方に立て替え払いをしていただいて銀行振込するようにしたほうがいいと思います。以前勤めていた会社では一週間で締め切って支払いをしていました。こうすれば支払いの記録が銀行に残ります。また、現金は４時か５時半で締めてそれ以後は絶対に出さないようにする。ルールを決めてしまえば他の人もそれなりにスケジュールをたててあまり無理を言ってこなくなりますし、４時か５時半に締めれば計算が合わなくても追求する時間が充分にあります。現金が合わないときは絶対に帰宅したらいけません。

あまりお役に立てませんが参考まで。

回答No.6

noname#6698

過去の事でなく、これからの事で参考になれば私がとっている方法です。
支払った都度、金種をエクセルで作った表に打ち込むんです。そうすると現在
高、支払高、入金高すべて金種毎に（表を分かるように作る）その時点でわかりますから最初慣れるまで１日２から３回あわせる。（朝、昼、終了時）
　もし合わなければ、金額、金種が確定すれば原因が発見されやすいです。
私の場合は、３人程度が現金に携っていたため、この方法を、とったらほとんど
不合は、なくなりました。（不合の原因は、ほとんど伝票の起票もれでした。）
　　　　　ronn 1357

回答No.5

noname#6698

過去の事でなく、これからの事で参考になれば私がとっている方法です。
支払った都度、金種をエクエルで作った表に打ち込むんです。そうすると現在
高、支払高、入金高すべて金種毎に（表を分かるように作る）その時点でわかりますから最初慣れるまで１日２から３回あわせる。（朝、昼、終了時）
　もし合わなければ、金額、金種が確定すれば原因が発見されやすいです。
私の場合は、３人程度が現金に携っていたため、この方法を、とったらほとんど
不合は、なくなりました。（不合の原因は、ほとんど伝票の起票もれでした。）
　　　　　ronn 1357

回答No.4

sakkun44

こんにちは。　元銀行員　29歳　♀

「現金その場限り」と言う言葉があります。　
出し間違えをしてしまった場合、残念ですが　ムリなんです。
（伝票をつき合わしても、出し間違えたものに関してはムリ。）

その予防としては、出す時に　必ず2回は　お金を数える様にすることです。
そして、渡した相手に必ず確認していただく事！

あなた様の会社の金庫に常備いくら置いているかにもよりますが、例えば、
その日の予算を10万と決めます。
10万出して　その中で支払等をするのです。
10万出しても不足してきた場合は、今までの収支を合わせてから、また金庫から10万出すという風にしたほうがいいと思いますよ。

お礼

お礼が遅くなり、申し訳ありません。

会社の金庫は、出入りが多いので、けっこうな額を持っています。

別金庫を作り、午前午後でわけるようにする方法を、上司に相談しようと思います。

ありがとうございました。

回答No.3

poor_Quark

現金を扱うには絶対守らなくては鳴らないルールがあります。現金を受け入れたり支払ったりしたときに、必ず二人以上（自分と相手）の確認を受けること、手書きの現金出納帳は信用せず２回以上検算をすること、パソコンなどで現金出納帳を管理する際は３，６，８など間違いやすい数字がしっかりと分けて視認できるフォントと文字の大きさを設定すること、現金を締める時間はだいたい決めておき、その作業を行っている時間はいっさい現金の受け入れや支払いはしないこと、営業がおつりを間違ったまま現金を持ち込んだ場合は受け入れず、その営業に返すことなどです。

　また少額でも現金事故があった場合は必ず直上の上司に相談することが必要です。ことはgajigomaさんの信頼にもかかりますので、組織的に正しい対応をすることが絶対的に求められます。もちろん人間ですから間違いは起こりえます。それをどうやって減らしていくのかと言うことに関しては個人の力量もさることながら、組織的対応が不可欠と言えます。

　また欠損金を自分で負担したりしていると、いつか余剰金が出てしまった場合、あれだけ出したんだからと自分の財布にしまい込んでしまう人が私の周囲にもいました。先刻ご承知とは思いますが、これは絶対にやってはいけません。

　また、他の方がおっしゃっているように違算の数字によってだいたいの想像がつくことがあります。在職中、私は絶対に自分で負担するな、報告せよと言い続け、雑損を認めたがらない会社を説得し、夜中までかかって点検を繰り返して、わからなかった分は雑損にすることにしたことがあります。また、現金の確認はそれとなく自分も参加し、必ず複数の人間の目が届くところで行うように改めさせたことがありますが、組織的な対応は必ず功を奏します。これは担当者を疑っているというより、なにかあった時、担当者を課員全員が守るための仕組みです。そうでなければお金を扱う仕事など誰が喜んでするものでしょうか。

　現金事故が続くようなら、現金の締めを一日に必要と思われる回数だけ行い、緊張感を維持するしか方法はないと思います。

　お金を合わせるのは現金出納帳などの特殊仕訳帳やそこから起票した仕訳伝票の両方で行うのがよいかもしれません。起票ミスがあれば発見しやすいからです。

　どうしてもあわないことが続く場合は、パソコンで金種を管理すると言う手段があるかと思います。その日の開始残高を金種別に登録しておき、入出金の際はお金を自動的に金種に変換する仕組みを作っておきます。例えば１２５４円の出金なら千円札が１枚百円玉が２枚…という風に自動的に分解して記録できるようにしておきます。もちろん小銭で入金を持ってくる人もいますので、枚数までは厳密には合いませんが、たとえば十円十枚を百円玉一枚と数えることで追求はできます。普通コイン５０枚が棒金としてあるわけですから、十枚ずつの山にしておけば端数を管理するだけでリアルタイムで監視できる理屈になります。ソフトはエクセルでも何でも可能なはずです。

　お金を出したりもらったり、と言う作業は単に直線的な作業にすぎません。しかし、確認を怠ると結局自分自身が評価を下げることになってしまいます。どんなに忙しくても「確認」作業を習慣化していくことが自分自身の仕事の範囲では大事なことかと思います。

　このサイトでも何度も書きましたが、「徹底した習慣化」こそが経理や総務などの間接部門の主な仕事であり、それを自分や同僚、部下にに課すのはとてもむずかしい、そう感じます。がんばってください。

お礼

アドバイスありがとうございました。
私は、現金を扱う者として、大事な事を忘れていました。
アドバイスを読んで、自分の意識が低すぎた・・と反省してます。

補足になりますが、合わない金額は18万ほどになります。

私の会社は、不正伝票を作らないため、現金を扱う人と、その伝票をパソコンに入力する人は別々になっています。なので、その入力する人にも、今回の件は相談しています。上司にも相談してますが、やはり、自分でやった事なので、みんなも分からないと言ってます。

「雑損を認めたがらない会社～」の段落がちょっと分からなかったのですが、逆に言うと、合わない金額を雑損で処理してもいい。という事なのでしょうか？
会社的に雑損を認めたくない理由とは、どうゆう事情が発生してくるからなのでしょうか？

少し、本題とそれましたが、よろしければ、合わせて教えて下さい。

回答No.2

HAL007

現金残高の照合は合って当たり前で合わないと苦労しました。
（銀行の元方を長年やった経験から探すポイントを幾つか、今は機械化
　されてしまったので古い人間の得意技か（＾＾；；；）

１．帳簿上の金額と実際の在り高の差額を求め９で割ります。割り切れば
　　桁違いです。（例：９千円＝＞１万円と１千円の誤り）
　　割り切れても、割り切れなくても差額と同額の取引がないか伝票を
　　探します。

２．現金伝票の入りと払いを別々に集計して出納帳の入り払いに一致して
　　いるか照合します。誤りがあれば転記相違です。

３．伝票に金種別の明細があれば、一致していた時から金種別の入り払い
　　を計算して、各残高と照合すると合わない金種が判ります。
　　この時に、金種別の合計金額が伝票金額と一致することも併せて照合
　　します。

４．後は伝票を見ながら１件１件記憶を辿ります。思い出せない取引は
　　意外と誤ったことをしているものです。

お礼

アドバイス、ありがとうございました。
1番の９で割り切る方法は、すごいですね。

ただ、今回の場合、けた違いなどの問題ではないのです。
差額の金額が18万ぐらいなので・・・
意外と金額が大きい方が、思い出せるのでしょうか？

お礼が遅れまして申し訳ありません。

回答No.1

panpannya

書類を何度も見直されているようなので、おそらくそこからは回答はでないでしょう。経験から仮払いか慶弔費関係ではないかと思います（領収書などがないもの）。
もういちど記憶をたどってみてはどうですか？伝票の発行し忘れて払い出しだけされてたりしてませんか？

参考にはならないとは思いますが、昔苦しんだことがあったので見過ごせませんでした・・・。結局自腹切ってましたけどね。

お礼

お礼が遅くなり、申し訳ありません。
慶弔、仮払いの線も考えたのですが、違うみたいでした。

お恥ずかしい話ですが、合わない金額というのが18万ほどで、自腹を切ろうにも切れません。
（もともと、自分で手出しして、現金を合わせるのは好きではないのですが・・・）
とりあえず、もう一回記憶をたどってみます。
アドバイス、ありがとうございました。