仕事でのノートのとり方・まとめ方

質問

こんにちは。閲覧ありがとうございます。

仕事でのノートのとり方についてお伺いします。
教えていただいた事はその場でノートを取っていますし、頼まれた仕事は
小さなことでもメモするように心がけています。しかし、それでも同じミスを
繰り返す事が多く悩んでいます。

何か手順のあるものはその順番通りメモをしていて家でも清書するのですが、その話の間間に
ちょろっと言ったことが意外と重要な事だったり、本質だったり・・と言う事が多いです。
もともと耳から入った情報を書き写すと言う事が苦手で聞いたこと全てを書くと言うのが
難しいです。
また、怒られたことや注意されたことに対してのノートのまとめ方がわかりません。
書きとめて次には失敗しないようにしなくては、と思っているのですが注意されたり
怒られることが多く何をどう、どのようにまとめていいかわからず結局同じミスを繰り返します。

この仕事を始めて4ヶ月経ちますが未だに初歩を間違えて怒られます。
もうそろそろ研修期間が終わり、新人じゃなくなるんだからと言われ焦りも感じています。

ご教授の程お願い致します。

回答No.5

demerger

結論から先に言いますと。
自分のメモを、先輩や指導担当者に、読んでもらったらよいのではありませんか？

【何か手順のあるものはその順番通りメモをしていて家でも清書するのですが、その話の間間に
ちょろっと言ったことが意外と重要な事だったり、本質だったり・・と言う事が多いです。】

これが・・一番の問題点です。
質問主様自身に
「メモすべき重要点」　と　「どうでもいいこと（見てればわかること）」の区別が
ついていない可能性があります。

質問主様は「ハナシの合間にちょろっと」と思われている事。実はそれが「業務のかなめ：重要点」
にもかかわらず、質問主様は、「ハナシの合間の雑談」程度にしか認識できない。
この認識の齟齬（そご）が、今の現状を引き起こしているように感じました。

【もともと耳から入った情報を書き写すと言う事が苦手で聞いたこと全てを書くと言うのが難しいです。】

学卒の頃は、誰でもがそうです。
なぜならば
「学校」というところは先生が「板書」してくれることだけを「ノートに書き写す」
そんな「作業」を、7歳から小学・中学・高校12年もやっていれば、そうなります。
それが「勉強」だと「洗脳」されています。

ですが。
有能である、と言う事は、視覚（目で見えている事）聴覚（耳で聞こえている事）嗅覚（鼻で感じる匂い）触覚（肌触り、空気感）味覚（舌で感じる味）など、
人に備わる五感をフルに活用し、
「今」を理解し「次」を予測する
その能力が優れている事を意味します。学校の成績などは、その次にくるくらいの能力です。

12年もの長きにわたって「先生」が言う事を耳から（聴覚）聞いてノートする能力を
育む事ができなかった。それは、大半の高卒に言える事です。

大学は・・そんなに懇切丁寧に、板書しません。
大卒がすぐれているのは。唯一その点かもしれません。
教授が言う事、ゼミで相互が言い合う事を書きとめ、各種の古文書を紐解きながら、
ある種の理論構築のための自分なりのノートが造れる能力
それを大学4年で、培う事ができます。（これを思索と呼ぶこともできるかもしれません）

ですが最近の大学でも「きれいな板書」を求める声もあるようで、そうした能力を培う機会が失われつつあります。（なので、愚痴ですが・・議事録要約ができない大卒が、いまや・・一般的です。）

それはさておき。

大学でも「きちっと板書しろ」と学生が要求する。
その風潮で困るのは・教授ではありません。学生の側です。
結局、そうした4年を大学で過ごした揚句、結局のところ「他人の言動で何が重要点か？」を聞きとるトレーニングの機会を失ってしまうからです。
その結果、社会に出た瞬間に、
質問主様が今直面されているような困難に見舞われる人が増えています。
「口頭で言われた事のメモが取れない・・書くことが多すぎる」
「書くことに追われて、結局、何が重要点か見極められない」

こうなってしまうと仕方が有りません。

「とりあえずは、メモを取るトレーニングに専心しましょう」と職場で指導します。
そして、そのメモを、先輩に見てもらい、
メモを取ることだけに気を取られて重要点を聞きもらした点を指摘

こうした「聞きとり書きの能力育成」から企業がしなければならなくなった時代です。

また
メモについて「清書」などというような手間暇は要りません。
「ノートは美しく」という指導がある学校もありますが、企業では不要です。
メモが「美しく」ある必要はありません。逆に、その意識こそが弊害です。
自分が理解できれば良いのです。

理解できるまで何度も見直し、作業中の自分自身の気付きを書き加え
自分がミスをする都度、ミス事象を即座に書き加え、
ミスの対処で教わった対処も書き加え
今後、どのようにミスを再発させないか、自分が考えた注意点も書き加え。

つまり、走り書き、赤ペン、汚れに汚れるのが「自分のメモ」です。

そんなメモが「他人から見て美しい」はずはありません。
だから、清書など必要ないどころか、弊害です。
美しく見やすく・・と清書したノートの美しさに気を取られ、
現場で指示されたことを、そのまま汚い字・走り書きで書き加える事を、ためらってしまうからです。

業務メモは、
他人から見たら汚く雑然としているのが「当然」です
学生時代のように「美しいノート」である必要はありません。（そもそも・・それは間違った教育です。）

自分が、ミスを繰り返さない「気付き」が、自分が見てわかるように、維持されていればよいのです。
その習慣が身に着けば

【怒られたことや注意されたことに対してのノートのまとめ方がわかりません。】

こんな悩みは、持たずに済むのです。

回答No.4

sakura-333

ミスした事は指摘してくれるし気付いてもいますよね。
しかも同じミスを繰り返しているのですから・・
するべき事はわかっている気がしますけどね。
落ち着いて出来る環境にあるのでしょうか？

＞話の間間にちょろっと言ったことが意外と重要な事だったり、本質だったり・・
説明の仕方にもちょっと問題がありそうな・・

回答No.3

mitomito

かなりの長文となることをお許しください。

＞もともと耳から入った情報を書き写すと言う事が苦手で
＞聞いたこと全てを書くと言うのが難しいです
速記のエキスパートでない限り、全ては書き写せません。

大事だと思うポイントだけ書き写せれば、ＯＫですし、皆、そのようにしています。

ただし、「大事だ」と分かるようになるには、その仕事を一通り経験しないと無理です。
今は焦らず、我慢をして、ノートの書き写しに関してはこれまでと同じように、続けられてください。
大変ですが、自分の中の職人としての能力（スキル）が、少しずつ上がるまでは、怒られることを我慢なされてください。

私は、新人時代、教育係に「mitomitoは、怒られなれてないから、私のペースにあわないんだ」と言われたことがあります。後に分かったのですが、私の教育係は、新入社員時代に、かなり怒られないと、普通のことができなかったらしいです。そのため、新人教育は、怒ったり・叱ったりすることだと思っていたようです。教育係の指導の下手さで、新人が振り回されることは、かなりの不条理ですが、それを受け入れることも実社会で生きる社会人になるために、避けられないハードルの一つかと思います。

＞教えていただいた事はその場でノートを取っていますし、
＞頼まれた仕事は小さなことでもメモするように心がけています
＞何か手順のあるものはその順番通りメモ

質問者さんと同じように、
私も、ノートをとった後、そこにＳＴＥＰ１・ＳＴＥＰ２・・・と番号を振るようにします。
ＳＴＥＰ１から始めて、何段階のＳＴＥＰで、作業が終わるかを確認するようにしています。
上司や教育係の中には、その本人にとって重要なことから話し始めて、最後に枝葉末節なことを話す人がいます。必ずしも、作業手順通りには話してくれません。ですから、私も、作業手順通りのノートにして、番号を振るようにしてます。

ただし、私のオリジナルの手法の一つは、ＳＴＥＰ０（ゼロ）を書くようにしています。
まずは、それまでに、書き留めた作業手順をすべて見直します。
そして、その中から、必要な”ツール（ＰＣ環境・工具・文具等）”や、”知識”・”スキル”・”背景知識”を、ＳＴＥＰ０として書いておきます。
ＳＴＥＰ１から始まるノートには、職場の多くの人と全く同じことをやるために書くことが多いと思います。

しかし、ＳＴＥＰ０は、過去の自分自身が、自分自身に特化した説明や注意事項を伝えてくれるので、自分専用のマニュアルとして機能してくれます。（あくまで、私の私見ですが）

それから、もう既になされていることならば、恐縮なのですが、
説明を聴きながら、もしくは、説明の直後にとるノートは、行間を２行開けておきます。
一生懸命に速記したノートでも、終業時間に見返すと、意外とメモが不足していることに気づきます。その時に余白があれば、綺麗に書き足せます。

さらに、これは作業マニュアルというよりも、受験生のノート術なのですが、ノートの一番上に、必ず日付をいれて、その日、一番印象に残ったこと、自分の感情にひっかかったことを書きます。「感情に訴えかけられた内容」と「その日の学習した作業内容」を、一緒に書いておくと、後でノートを見返した時に、授業内容を思い出しやすくなると言われているからです。
私の場合は、「チームのミスで、トラブルが起きた時の感情」と「その時に、リーダーに教えてもらったダメージのコントロールやケア」のページは、とてもよく思い出せます。

以上です。長文ですみませんでした。

回答No.2

olololol

ミスすることだけを一覧にして、それをずっと見ながら仕事してみては？
私はミスすることだけをまとめた一覧を見ながら仕事して、ミスが減りました。
あと、ノートに頼りすぎなところもあります。ノートは気休めで、頭にしっかり叩き込みましょう。
仕事のマニュアルは、パソコンで作成するといいですよ。
あとで間に重要なことを入れられるし、消したり増やしたり簡単にできますから。
私は新人のころは、毎晩数時間仕事を覚えること、マニュアルを作ることにあてていました。（物覚え悪いし、ミスも多いし、要領が悪いタイプなので）

回答No.1

trytobe

まず、家で仕事しないこと。

そうして、手順ごとにA4一枚にまとめた、かんたん自分用マニュアル、をつくって、引き出しからすぐ出せるようにファイルしておくこと。

それでも、必要な情報が抜けてミスするのだから、ミスの対策になるワードを「追記」すること。

どうせ追記などが入るから、A4一枚は手書きで作り、追記も手書きすること。（無理にパソコンでキレイに作る時間がもったいない）