部下への指示は一口サイズに切って

質問

40代製造業設計　管理職4年目、課長2年目です。

「部下への指示は一口サイズに切って出さなきゃダメ」
以前先輩管理職に言われた言葉を思い知らされております。

主に技術的内容(強度や機器能力などの計算方法)なのですが、忙しい中備忘録としてメールに書いて指示し共有した事が部下にさっぱり伝わっておらず、tちょっとびっくりしてしまいます。
以前は口で言っていましたが、見ててふと「あ、今この瞬間オレの言うことを聞いていないな」とわかるようになったので、30ワード×20ラインくらいの文書(あまり長いのもダメかと思い)をメールで送信して都度送ったことを知らせる(同じ島に座っているので)ようにしているのですが、それでも彼ら/彼女らが退社した後全然進んでいない仕事に辟易しております。

ほとんどが工学部卒であり、決して一人一人は特に勉強が人間というわけではないのですが、察するに、今の20代後半～30代前半の世代の大卒社会人は、文章を読んで内容を理解する能力が乏しいのではないでしょうか？2行くらい読んでイヤになって適当に自分が理解しやすい理解や仕事の進め方をしてしまい、そもそも文書を最後まで読めないのではないでしょうか？
「これをやって」「できたら持ってきて」「終わった？見せて。OK。じゃ次はこれを今からやって」
といった感じで指示を細切れに、都度与えないと、仕事がすすまないしトンチンカンな方向で進めてしまい、後始末をさせようとすると働き方改革&フレックスでもう席にいない、

そんな経験をお持ちの方は、おられますか？？
外資系なんかでは、最初の2行までだ！なんて話も聞きますが。
あるいは既に今ここに書いた文章が、もう多くのご回答者様には、中身が伝わらないほどに長すぎなのでしょうか？

ただの私の人望のなさかもしれませんね。(愚痴です)

回答No.5

rokutaro36 · ベストアンサー

自分の考えを人に伝えるというのは、簡単なようで難しい。
なかなか思ったように伝わらないものです。
時には、全く反対の意味に受け取られることもある。
しかし、業務上の指示は、正確に伝わらないと困る。
そこで、簡潔で分かりやすい、読みやすい、短文にする。
たとえば、指示を細かく、箇条書きにしても良い。
その方が、読むほうも読みやすい。
どんな指示だったか、後から確認するときも、箇条書きの方が確認しやすい。

上記の文は、いかがですか？

今の若い世代は、長文を読んでいません。
漫画、ツイッターなどなど、短文ばかりです。
だから、長文を見ただけで、読む気をなくするというのも、理解できます。
しかし、今更、長文読解力をつけさせるための勉強をさせるわけにもいきません。
ならば、こちら側が、相手が理解できる言葉で指示すべきです。

これは、管理職としての仕事、指示の出し方だと思って、勉強してください。
部下が、正しい仕事をしてくれれば、それは上司の評価となるのです。

ご参考になれば、幸いです。

お礼

ありがとうございます。
なるほど～～～、と思いました。

・・・うーん、ここまで箇条書きにせねばならんのか～、とも思いました。何かのラップの歌詞みたいですね。
「こんな書き方して、僕のことをバカにしてません？」
なんて言われそうで、ちょっと勇気が要りますね。

回答No.6

eroero4649

＞「部下への指示は一口サイズに切って出さなきゃダメ」
＞以前先輩管理職に言われた言葉を思い知らされております。

非常に含蓄ある言葉だと思います。いい言葉ですね。

＞30ワード×20ラインくらいの文書(あまり長いのもダメかと思い)

ここの部分を読んでクラクラしました。部下のご苦労がしのばれます。結婚式で散々長いスピーチをされたうえに「甚だ簡単ではございますが・・・」といわれてしまったようなものです。

私も管理される側から始まり今は管理する側の立場となりましたが、管理される立場だったとき、困った上司の典型のひとつが「目先の指示しかしない人」でしたよね。
車の運転でいうなら「次を右に曲がれ」「次の信号を左だ」と指示されるようなものです。運転している者の最大の不安は「自分はどこに向かっているのだろう？」です。でも、そのタイプの上司はそれは教えてくれないのです。
そういう上司からの指示は「最初の信号を左」「T字路を右」「3つ先の信号を左」とかそういう細かいのが延々と続いているのです。で、そこを聞き間違えたり勘違いすると、当然指示している上司からすれば「それじゃ目的地にたどり着けないだろ！」となるから怒ることになりますが、怒られる部下はただただ混乱するだけです。

まず上司が示さないといけないのは「一般方向」です。一般方向とはどこに向かっているかの指示です。
「我々は、新宿を目指す」というのがまず最初に上司が部下に示さないといけない指示です。目的地がどこなのかを明確にするのです。
当然「目的地が新宿」と聞いたら次の疑問が「電車で行くんですか？車で？それとも歩いて？」となるわけですから、次の指示が「車で新宿に行く」です。そうなると、次の指示は「ではどの道を通って新宿に向かうのか」ということになりますよね。
その一般方向がどこで、我々はどこを通って目指そうとしているかということが分かれば「もし甲州街道が渋滞していたらどういうルートを行くべきか」とか議論が明確になります。渋滞になって慌てて「おい、そこを左に入れ」とかいわれると部下も「え？ルートを変えると道に迷わない？」と不安になるのです。

質問者さん、目的地を考えていないのですよ。以前の質問で部長や経営陣からの指示が曖昧だから目的地が分からなくなっているってのはあると思いますが、でもそうだとしたら質問者さんは自分の部下のために部長や上司に「我々としては目指すところはどこであるべきか」というのをきちんと確認しないといけないのです。
でもさ、その立場にあるなら「そうすると俺が矢面に立つ」から面倒ですよね。部長の不興を買うかもしれません。自己保身のためなら前回の質問ではないですが、自分が只のスピーカーになって上からきたものをただ下に流したほうが楽です。実際、そうなっていると思います。

そこを部下と自分の仕事のプライドのためにきちんと明確にできる人が慕われる上司になるのだと思います。
そこを「部下の理解力がない」と嘆くのはお門違いだと思います。

お礼

ありがとうございます。
うーん、
私も課長就任当初は「一般方向」「目的地」を示せばいいと思っていたのですけどね。汗

30ワード×20ラインって、そんなに業務文書としてボリューム過多かなあ、とも思えてしまいますが。

回答No.4

Granpa1969

参考になるかどうかは判りませんが。
この世代は、読解能力というより要領よく進めたいという意識を強烈に感じます。
「読んでるだけ時間の無駄、見てわかるようにしてくんないかなぁ・・・」
と考えているかと。
どっかに正解が有るのだから、知らずして失敗してやり直すのは時間の無駄でしょ、と堂々と言ってくる人は少なからず。
ということで、彼らには文章が長すぎると思いますよ。
目的と理由を、徹底した箇条書きに変えてみて下さい。
項目によっては、文字は殆ど使わずグラフに記号と一言だけとか。

語感や行間に疑問を持って聞いてくるかどうかで差が生まれるはずです。
聞いてこなければ、それこそすべて指示通りに動いてもらう。
聞いて来る人には、裁量権を少しずつ持たせていく。
これで少々様子を見てみたら宜しいかと。

お礼

ありがとうございます。
二つ前の回答の方と違って、今度は本当に私より世代が少し上の、人生の経験者の方とお見受けします。
「それって意味あります？」とはよく言われます。
効率第一主義で、何につけても即答えが結果が出ないと評価されないし自分も我慢できない・・・そんな感じなのかもしれませんね。
あまり箇条書きにするのも何だかイヤなのですが・・・考え直してみます。

回答No.3

chiychiy

こんにちは

＞既に今ここに書いた文章が、もう多くのご回答者様には、中身が伝わらないほどに長すぎなのでしょうか？

正直に言いますと、長すぎるのも勿論なのですが
細部に説明しなくても伝わることを打ちすぎていて
余計に判らないようになり、
簡潔明瞭な文章ではないと思います。

仕事の細かいことを説明しても、
外部の人間で理解できる人はいないですし
伝わりにくくしている打ではないでしょうか？

判りやすいというのは、簡潔明瞭であることもそうですが
興味を持つ持たせるような書き方でも
決まってくるように感じます。

出だしで躓くと、そこで先には進めなくなるものです。

一口食べて、あ！と思ったら
後はもういいや！っていうのと似ていませんか？

諄いのは、ちょっと疲れかもしれません。
ごめんなさい。

お礼

ありがとうございます。
いや、実はそうなのかもなあ、と思っていた矢先でした。私もくどくど書いてしまっているんでしょうね。

ただ、ここは学校じゃなくて会社で、君ら社会人なんだからさ、一口食べてちょっとくらい不味くたって、ガマンして最後まで食えよ！！！
とは思ってしまいますが。

回答No.1

中京区 桑原町（@a4330）

>2行くらい読んでイヤになって

これは「読む気にならない文章」と言う事です。

そもそも、計算方法の様な物を単なる備忘録としてメールされても、それを見るのは時間の無駄でしょう、今は不要な情報ですから。
今まさに計算の必要がある時に計算の方法を示し、説明し、質問を受けて理解させるのが普通ではないですか？

お礼

ありがとうございます。
計算内容というのは、教科書通りの計算では成立しない計算の適用の仕方　という意味です。言葉足らずでしたね。
書いてあるものを見るというのは、やっぱり若者には無駄な作業なのでしょうね。口で言ってもそう覚えてもいないのですが。
「私には不要」って思うのは、、一体どういうことなのでしょうね。またの機会に質問させて下さい。