従業員が不正に取引をしているようです

質問

担当従業員が取引を会社に隠ぺいして報酬を得ているかもしれません。
時々取引があった報告と報酬を会社にあげますが、その他にもあるようです。
毎回、報酬と一緒にその日の取引明細が付いて来ますが、どうしても会社を通してではなく担当が直接依頼と言う形になってしまうのでそれを会社に上げなければ取引があるかどうかはこちらで把握できません。
その会社に問い合わせ今までの取引履歴がほしいと依頼すると、その都度明細は渡しているので今までの取引明細は発行できないと言われました。
これから先もできない、現地で担当に渡すその日の明細のみだと言われました。
報酬の振込での入金も難しそうです。

日ごとの明細は発行されているのでそれとは別の明細は発行してもらえないのが普通なのでしょうか。当社では昨年1年間の取引履歴を要求された際には発行するようにしています。
またこの場合どのような対策を取ったら良いのでしょうか。

回答No.3

tamiemon96 · ベストアンサー

金銭の受け取りがあったかわからない
ということは、商品を販売する仕事ではなく、サービスを提供する仕事ということですね。

思いつくままに、いくつか書いてみます。

(1)　担当者を変える
信用がおける方に担当者を変えることです

(2)　振り込みでの入金を依頼する
会社のコンプライアンス上必要ということで、相手方に申し込む。
どうしてもだめといわれたら、取引を打ち切る。
収入減がもったいないという考えもありますが、今の少しの利益のために社内の規律が崩れては、将来大きなマイナスにつながります。
社内のコンプライアンスを保持することは、長い目で見てプラスになるとお考え下さい。

(3)　担当者に詳細な日報を提出させる
書類（納品書や請求書）が残らない業務であれば、これをカバーするために、何を行って、いくら受領したかを詳細に書類化して提出させる。
従業員が面倒くさがってもさせることです。
これにより、担当からも相手方に振込をお願いするかもしれません。

(4)領収証の発行方法を変える
担当者からは「仮領収書」あるいは「預かり書」のみを渡させるようにします。正式な領収書は、担当者から上がってきた現金及び書類に合わせて、経理で作成し後日郵送します。金額に差異があれば相手から連絡があるでしょう。

本当に不正があるとすれば、相手方にもメリットが生じている可能性があります。例えば、「１０万円請求すべきところを６万円にして、１万円担当者がバックマージンを受ける。」などの状態です。
相手も、担当者も６万円の領収書だけあればOKになります。

先にも書きましたが、場合によっては、取引を打ち切ることも視野に、書類上のルールを明らかにする姿勢を示す必要があると思います。

お礼

サービスを提供しているに近いです。なので申告がないとわかりません。
相手側は振込も明細のファックスもしてくれそうもないので（明細は手渡ししている為）取引の打ち切りと担当者の処分を考えます。
ありがとうございました。

回答No.2

sansyokudangox

その会社に問い合わせ今までの取引履歴がほしいと依頼すると、その都度明細は渡しているので今までの取引明細は発行できないと言われました。
↓
お金関係の書類は原則「紙」じゃないとダメだと思ったので、「取引明細の
「コピー」をください」と言って、コピーをもらうことはできませんか？
原本は５年間保存など会計ルールーがあるので、コピーできないのはおかしいと思いますし、普通の会社はくれると思う。

たな卸し明細も「紙」じゃないと監査通りませんので、調べるなら「紙の書類」をチェックしたほうがいいと思います。

お礼

相手側は家族経営していて社長も事務も面倒くさがって報酬の振込も手渡し以外の明細もくれそうもないとんでもない会社です。
取引の打ち切りを考えます。
ありがとうございました。

回答No.1

中京区 桑原町（@l4330）

入金があるという事は、何がしかの商品を相手に渡してるのです。
その商品の棚卸しを行なえば会社への入金額との差異が出るでしょ。
その差額発生の理由を問えば不正が判るのではないですか
不正が判れば懲戒解雇が普通ですが、会社に解雇の規定があるはずですからそれに従ってください。
規定が無ければ何も出来ません。

お礼

担当者の処分を考えたいと思います。
ありがとうございました。