宿泊する部屋で会議を行う場合、経費は？

質問

経費の処理で困っています。

鹿児島で活動するＮＰＯなんですが、理事の大半が東京に引っ越した為、大阪で行うよりも東京で行った方が会議を行いやすいという事情で、宿泊を兼ねて東京で会議を行う事にしました。距離的に遠く、理事会の開催時間により鹿児島に日帰り出来ないからです。なので当初から宿泊と決まっていました。

【1】鹿児島にいる理事長、理事

【2】東京にいる複数の理事

【3】東京のホテルで集合（目的は理事会を行う為）

理事会として開催ですが、ホテルの会議室を借りるお金がないので、宿泊するホテルの部屋で集まって会議を行いました。

経費としては交通費と宿泊費のみです。ホテルの部屋を使って会議をしたのであり、ホテルの会議室は借りていません。

東京在住の理事は会議を行うホテルに行く為に発生した経費を支給する予定です。

・これですと交通費として支給した方がいいのでしょうか？
・理事会の為に参加したわけですので、会議費として処理する方がいいのでしょうか？

理事会を開催したもの、理事長が宿泊するホテルの部屋で実施したのであって、会議費として処理する事は出来るのでしょうか？

又適切な経理項目があれば、それにそって処理したいと思うので皆様から助言をお願いできましたら幸いです。

今の所、経費として発生しているのは交通費と宿泊費と雑費のみです。

回答No.1

yosifuji20 · ベストアンサー

税法の観点からだけならば、旅費交通費でも会議費でもかまいません。
現実に会議があって、そこで開催する合理的な根拠は十分だと思いますので、これに問題があるとも思いません。

お話では実際に発生する費用は交通費と宿泊費だけのようですから、全額旅費交通費で良いのではないでしょうか。

会議費とするのはこれに弁当代相当の飲食代が伴うような場合です。
この場合は会議の開催の事実と参加者名を記録しておくことが必要です。
もっとも旅費交通費でも氏名が必要なことは同じですね。

お礼

宿泊費と交通費も旅費交通費で対応出来るんですね。

会議費についても説明ありがとうございました。氏名が必要なんですね。うっかり忘れてしまいそうでした。気をつけて氏名、領収書をチェックしないといけないですね。

ありがとうございました。

回答No.2

Turbo415

普通は旅費交通費で良いんじゃないでしょうか。東京在住の理事の方は純然たる交通費だし。
会議の目的で移動したとしても移動に要した費用なら交通費です。
会議費なら会場代とかその時にかかるお弁当だいとかでしょうから。ですから、その部屋で行われた会議にお茶が出たり食事が出ればそれの分だけ会議費にする形で良いです。

お礼

ありがとうございます。お陰様で解決できました。

ＮＰＯ会計担当になって1ヶ月目で不慣れな経理項目にてんてこ舞いです。旅費交通費で対応させて頂きます。