LAN導入の具体的なメリットについて

質問

タイトルに関わる基本的な情報について、具体的なご経験や、それらを紹介してるHPがあれば教えてください。

私は海外（東南アジア某発展途上国）である会社の支店に支店長として勤めています。支店のスタッフは僅か5人ほどでこじんまりとした支店です。

この度業務が拡大してきたため、スタッフから「LANシステムを導入したい」というリクエストを受けました。
イメージとしてはぼんやりわかるし、反対する理由も無いので、まずはLANにするとどんなメリットがあるのかを私に報告するように求めましたが、回線をどうつなぐ、とかどんな設備を入れるとかそういう話ばかりで、我々の業務や事務処理が具体的にどう変わるのか、どんなメリットがあるのかについて、スタッフの説明がどうも要領を得ないため、イメージが沸きません。（言葉の壁もあるのでしょうが。）

そこで、「LANにすると何がいいのか（私を含めてその6人のスタッフの業務、事務がどう変わるのか）」という具体例を知りたいのです。
要はイメージを把握したいだけなので、どのような業種にも言える一般的な内容で結構です。

ちなみに、私のスタッフは営業2名（見積作成や請求書、契約書などを作成）、クレーム担当1名（顧客からのクレーム対応で、クレームの報告書やクレーム数・内容などの統計表、営業へのクレーム連絡書などを作成）、経理2名（顧客からの入金管理、予算管理、経理統計資料作成、営業成績などの営業とクレームに属さない統計管理）で、上記業務を全てPC（スタンドアローン）で行っています。

基本的なことでしょうが、よろしくお願いします。

回答No.5

HAL007

＃２さんと同意見です。でも、何が便利かとのことなので皆さんと違うアプローチで具体的なイメージが書けて納得して頂ければ良いのですが・・

オンライン処理システムを構築する事が出来ます。オンライン処理で何をするかですが、営業の行う見積もり・請求書・契約書作成と会計処理をリンクさせます。すると経理の人間が行っているであろう伝票作成が不要にすることが可能です。

経理の人間が行っている顧客からの入金管理も銀行が Cash Management Service を行っている前提でけれど、請求データと銀行からの入出金データを自動照合させることで入金管理の合理化が図れます。

また、全ての会計伝票をＬＡＮを使いサーバーに蓄積する事により、日々の日計表を自動作成することも可能です。日計表が作れるならば、予算に対する進捗具合も管理出来ますし、決算の自動化もある程度出来ます。統計資料や営業成績のリストを手作業で作らなくてもコンピュータから作る事が出来るのではと想像します。

クレーム管理も売上伝票とリンクさせる事でクレーム内容を早く理解出来ることが期待出来ますので、回答が遅いことから大火になる事を未然に防ぐ事も出来るのでは無いでしょうか？ここ迄書くと、経理の人間２名が存在価値が薄れ１名減らすことが可能では？
即ち、事務の効率化により人員を削減することです。削減が難しいのでしたら、営業に回し攻めの経営に変えることでも良いでしょう。

ここで問題なのが良いこと尽くめで誰でも欲しくなるところですが、オンラインシステムの根幹に経理部分を構築してその上に営業のシステムや他の伝票起票のサブシステムを載せて行くには全体を知り尽くした人が必要な上に開発する技術者がそのような経験を持った人間が必要ですが、実際問題居ないと思います。自社開発を止め出来合いの製品を買うとなると、業務縦割りのものが主流で個々の業務での合理化を図れても、人減らす迄には至らないのではないかと思われます。

経理処理システムをベースにした夢もの語りを書いた訳ではありません。そう言った構造を持ったシステムのメンテナンスを長い間担当して来た経験を書いて見ました。

こうの種のシステムは汎用機を使わないと出来ないと思われるかも知れませんが、ＬＡＮ環境で会計処理を伴うものを構築して稼働させ傾向があります。会社の規模（人員から想像して）からも適当なサイズだと思います。

ＬＡＮと言うと大抵の場合はＯＡ化で遅れている庶務事項をのせて行くのが一般的の様に思います。しかし、規模から考えるとＬＡＮを引く程のメリットは感じません。何故なら効率化は少なく、高いランニングコストが新たに発生しＬＡＮは引いたが純益が落ちたでは済まされませんネ！

ＬＡＮも使い方次第で良薬にもなれば猛毒にもなると言ったところでしょうか？

お礼

確かに今、経理の社員はやたらと伝票を持ってきて私の承認のサインを求めてくるので、実はうんざりしていたんです。

おっしゃる通りの基本コンセプトでやれば、今逐一スタンドアローンでやっている予算費消率の消化状況なども合理化できそうですね。

いろいろと出来そうなことが浮かびます。

業容の拡大で、これからスタッフを増やします。主に営業ですが、経理の事務負担を増やすことで経理スタッフに営業事務面の補強もやらせようと考えているので、その意味でも勉強する意味がありそうです。
私にとっては示唆の多いアドバイスでした。

ご回答ありがとうございました。