LAN導入の具体的なメリットについて

質問

タイトルに関わる基本的な情報について、具体的なご経験や、それらを紹介してるHPがあれば教えてください。

私は海外（東南アジア某発展途上国）である会社の支店に支店長として勤めています。支店のスタッフは僅か5人ほどでこじんまりとした支店です。

この度業務が拡大してきたため、スタッフから「LANシステムを導入したい」というリクエストを受けました。
イメージとしてはぼんやりわかるし、反対する理由も無いので、まずはLANにするとどんなメリットがあるのかを私に報告するように求めましたが、回線をどうつなぐ、とかどんな設備を入れるとかそういう話ばかりで、我々の業務や事務処理が具体的にどう変わるのか、どんなメリットがあるのかについて、スタッフの説明がどうも要領を得ないため、イメージが沸きません。（言葉の壁もあるのでしょうが。）

そこで、「LANにすると何がいいのか（私を含めてその6人のスタッフの業務、事務がどう変わるのか）」という具体例を知りたいのです。
要はイメージを把握したいだけなので、どのような業種にも言える一般的な内容で結構です。

ちなみに、私のスタッフは営業2名（見積作成や請求書、契約書などを作成）、クレーム担当1名（顧客からのクレーム対応で、クレームの報告書やクレーム数・内容などの統計表、営業へのクレーム連絡書などを作成）、経理2名（顧客からの入金管理、予算管理、経理統計資料作成、営業成績などの営業とクレームに属さない統計管理）で、上記業務を全てPC（スタンドアローン）で行っています。

基本的なことでしょうが、よろしくお願いします。

回答No.4

Kakkey · ベストアンサー

こんばんは。
日本から遠く離れて頑張っておられるのですね。
支店長の立場としては、導入に関する費用対効果も考えなければならないでしょうし、色々悩まれる事もおありでしょう。

私が職場でLAN導入した時の事を書いておきます。

・少しづつパソコンを導入したが、1台のパソコンに1台のプリンタまでは買ってくれなかった。
　→　現有のプリンタ１台を複数のパソコンで使えるようにしたかった。

・誰かが作ったファイルを別のパソコンでも見れるようにしたい。追記・チェックもやりたい。
　→　いちいちプリントしてチェックしたら紙が無駄。

・大事なファイルはまとめてバックアップを取っておきたい。
　→　各パソコンでバックアップしてたら手間が掛かって大変。

・電子メールを使いたい。
　→　会社の外線が３回線しかなくて外線の争奪戦になってしまい、仕事が進まない。
　　　FAXも同様。取引先に30枚も送りつけてくる猛者がいて、こっちが送信できない。

こんなところでした。

ご担当の職場でのケースの場合、私だったら
・見積書など書面の管理をコンピュータ化して、必要に応じてどこのPCからでも検索や作成、印字ができるようにする。
　→　担当者以外でも応対できるようになる。
　　　（担当者不在時のリリーフ対応とか、同じ作業が集中した時の分散対応が期待できる）

・情報の同時性や多様性が上がるので、入金の遅い顧客といった情報が営業担当の方が把握しやすくなる等の効果が期待できる。

ただし！（ここがミソ）

LANにしただけで、ここまで書いたことが勝手に出来てしまうなんて事は決してありません。
ファイル管理もデータ運用も、そういう管理ソフトを作ったり買ったりして導入＆使いこなす事で、初めて効果が得られる訳です。

LANはその環境整備（何らかの目的に対する手段）に過ぎません。
パソコンも含めて、結局は　如何に使いこなすか？が重要です。

これらは限られた目的にのみ使われるのではなく、副次的な効果や、新しい可能性をいろいろと生む事も出来るので、明確な目的を説明しにくいというのもあるかとは思いますが、（泥臭いですが）私の時のように、FAXの話ひとつ
にしても、物は言い様で導入理由に仕立て上げる事だって悪くは無いと思いますよ。

そういう意味でも、ご質問に書かれていた様に、部下の方にメリットの報告を求められたのは間違っていないと思いますよ。（さすが管理職！）
では頑張って部下の方とお仕事されてくださいね。

お礼

なるほど・・・大変参考になります。

LAN+管理ソフトで効果が出るということなんですね。
そうなると、LANだけでは済まなくなるので、仕事が増えそうですね・・・（笑）

動機の部分も具体的で、素人の私にとりましては非常にイメージの沸きやすいものでした。

ご回答ありがとうございました！

回答No.7

yojiskt

ＬＡＮを導入するにあたり、欠点もあることを意識してください。
皆さんは長所しか記載していませんが、機密の揺曳などを考慮しなければなりません。

（欠点）
データ漏洩：上司のＰＣと部下のＰＣを繋ぐのですから、ＬＡＮ上のデータに制限がないと、部下に見せたくない情報が上司用ＰＣに格納されているなら、ファイルにガードを掛けないでいると部下のＰＣから参照されてデータの漏洩に繋がることもあります。

ウイルス感染：一箇所の感染ですべてのＰＣが感染してしまう可能性があります。
例えば、ＦＤで持ち込んだデータがウイルス感染していたら、それが元で全てのＰＣが感染する可能性があります。これはインターネットに接続していないから、大丈夫と安心していられません。

これらの欠点をカバーしてもＬＡＮを構築するメリットはあります。

まず、リスクリストを作成してください。そのための対策と、想定外のリスクに対しての人海戦術でカバーできる手法を準備しておいてください。
そうすれば、ＬＡＮの長所が引き立つと思います。

お礼

全てのパソコンがつながれば、当然一台一台のPCの管理に対してそれぞれの責任はより重くなるということだ、と理解しました。

我々はある意味で「リスクを計りヘッジしながらより高いReturnを確保する」という仕事をしていますので、そういう意味では得意分野（のはず）です。

セキュリティの確保、ウイルス対策、リスト作成はきっちり準備したいと思います。
アドバイスありがとうございました。

回答No.6

list

大体のことは、他に人が回答していますが１つ構築する上で大切なことがあります。

私の経験ですが、サーバーを構築しデーターをサーバーに集中したのですが、そのサーバーのデータを壊したことがありました。

もしサーバーを構築するのであれば、常時サーバーのデータをバックアップすることを忘れないようにして下さい。

どんなことでデータが消えるか分かりませんので、そのことによる業務の遅延は避けるべきです。そんなことばかり発生すると、サーバーの導入自体結果的な無駄となってしまいます。

お礼

ウチのスタッフは恐れを知らずか、バックアップの重要性に対するAwareness（気づき）が足りない、と常々感じています。

このLAN導入が実現することがあれば、その点も管理者へ義務付けることとしたいと考えます。

よきアドバイスありがとうございました！

回答No.5

HAL007

＃２さんと同意見です。でも、何が便利かとのことなので皆さんと違うアプローチで具体的なイメージが書けて納得して頂ければ良いのですが・・

オンライン処理システムを構築する事が出来ます。オンライン処理で何をするかですが、営業の行う見積もり・請求書・契約書作成と会計処理をリンクさせます。すると経理の人間が行っているであろう伝票作成が不要にすることが可能です。

経理の人間が行っている顧客からの入金管理も銀行が Cash Management Service を行っている前提でけれど、請求データと銀行からの入出金データを自動照合させることで入金管理の合理化が図れます。

また、全ての会計伝票をＬＡＮを使いサーバーに蓄積する事により、日々の日計表を自動作成することも可能です。日計表が作れるならば、予算に対する進捗具合も管理出来ますし、決算の自動化もある程度出来ます。統計資料や営業成績のリストを手作業で作らなくてもコンピュータから作る事が出来るのではと想像します。

クレーム管理も売上伝票とリンクさせる事でクレーム内容を早く理解出来ることが期待出来ますので、回答が遅いことから大火になる事を未然に防ぐ事も出来るのでは無いでしょうか？ここ迄書くと、経理の人間２名が存在価値が薄れ１名減らすことが可能では？
即ち、事務の効率化により人員を削減することです。削減が難しいのでしたら、営業に回し攻めの経営に変えることでも良いでしょう。

ここで問題なのが良いこと尽くめで誰でも欲しくなるところですが、オンラインシステムの根幹に経理部分を構築してその上に営業のシステムや他の伝票起票のサブシステムを載せて行くには全体を知り尽くした人が必要な上に開発する技術者がそのような経験を持った人間が必要ですが、実際問題居ないと思います。自社開発を止め出来合いの製品を買うとなると、業務縦割りのものが主流で個々の業務での合理化を図れても、人減らす迄には至らないのではないかと思われます。

経理処理システムをベースにした夢もの語りを書いた訳ではありません。そう言った構造を持ったシステムのメンテナンスを長い間担当して来た経験を書いて見ました。

こうの種のシステムは汎用機を使わないと出来ないと思われるかも知れませんが、ＬＡＮ環境で会計処理を伴うものを構築して稼働させ傾向があります。会社の規模（人員から想像して）からも適当なサイズだと思います。

ＬＡＮと言うと大抵の場合はＯＡ化で遅れている庶務事項をのせて行くのが一般的の様に思います。しかし、規模から考えるとＬＡＮを引く程のメリットは感じません。何故なら効率化は少なく、高いランニングコストが新たに発生しＬＡＮは引いたが純益が落ちたでは済まされませんネ！

ＬＡＮも使い方次第で良薬にもなれば猛毒にもなると言ったところでしょうか？

お礼

確かに今、経理の社員はやたらと伝票を持ってきて私の承認のサインを求めてくるので、実はうんざりしていたんです。

おっしゃる通りの基本コンセプトでやれば、今逐一スタンドアローンでやっている予算費消率の消化状況なども合理化できそうですね。

いろいろと出来そうなことが浮かびます。

業容の拡大で、これからスタッフを増やします。主に営業ですが、経理の事務負担を増やすことで経理スタッフに営業事務面の補強もやらせようと考えているので、その意味でも勉強する意味がありそうです。
私にとっては示唆の多いアドバイスでした。

ご回答ありがとうございました。

回答No.3

o_tooru

こんばんわ、疑問は尽きませんね。

さてご質問の件ですが、私の所では上司から、「LANを作るからお前やれ」といわれて、あれこれ業者と交渉しました。

そうですね、便利な点としては・・・サーバーなどを導入しますと、データーの一元化が図れます。共有のデーターはサーバーの共有ディレクトリに置く習慣ができていますので、同僚が休んでも何とかなります。出張願いとかいろいろな書式はそこにおおむね入っています。また、顧客の住所などはそこにすべて入っています。（住所・氏名は入力ミスも多いですし、変換効率も悪いですから、１つのマスターから引っ張った方が確実）

あと、デメリットですが、結構金がかかりました。サーバーもプリンタもやっぱり一年に一回くらいは故障が発生したりしますし。ＬＡＮともなりますと故障の特定が結構面倒だったり。スタンドアローンですと、アプリなどもあまり気を遣いませんが、ＬＡＮを組んだりしますと、できればアプリなども統一した方が良かったり・・・。

でも、このご時世、LAN無しでは仕事にならないと感じています。誰か部下に命じて研究させては？うっかり外部に丸投げですと、その後の保守も丸投げになってしまいます。部品が壊れたときは金がかかるのはしかたがありませんが、多少の事なら興味のあるものでしたら何とか設定変更くらいでなるものです。（私が、そう言うことをやらされています。上司が理解があるので、勉強の機会を与えてくれたり、私の意見を有る程度取り入れてくれますので、がんばりがいが有ります）

お礼

ご回答ありがとうございました。
メリデメが判ってよかったです。

ウチのスタッフもo_tooruさんのように前向きなスタッフならいいのですが・・・
アドバイス頂いたポイントにも留意して進めて行きたいと考えます！

回答No.2

marimo_cx

提案者が説明できないシステムは導入すべきではありません。
導入後、誰が運用・保守をするのでしょうか？
もちろん私だってLANを使っていて便利だから導入したほうが良いと思います。
でも、ただなんとなくは駄目です。提案者に説明できるように勉強させてください。
（調査費用の予算はちゃんと確保してくださいね、さもなくば単なる馬鹿上司ということになってしまいますので。）

お礼

ごもっともですね・・・
ただ、何度か打合せし、本人もシステムの意味は判ってるようなんですが、本人が他の人の仕事を詳しく知らないことが、その辺の説得力を欠いている原因のようです。

小さい事務所なので調査費用もままならず、藁にもすがる思いでここに質問させて頂いております。アドバイスの通り、提案者にも勉強させたいとは思いますが、日本語で基本的なイメージを理解したい気持ちがあります。

馬鹿上司・・・身も蓋もございません（笑）そうならないように、marimo_cxさんがLANを使われていて「何がどう」便利なのか、差し支えなければ教えて頂けませんか？どうぞよろしく。

回答No.1

noname#4852

思いつくものだけですが。。。。

○サーバーを立てるなどをしてファイルを共有できる
　誰かが休んでもそのサーバー内のファイルを見れば用件が済む
　ひとつのファイルを使って共同作業ができる
　データベースを作るなどしてデータを共有できる
　フロッピーなどを使ってデータを受け渡ししなくても済む

○プリンタを共有できる
　印刷をするためにＰＣを移動させたりする手間が省ける
　プリンタ１台だけ導入すれば済む

○インターネット共有できる

○グループウェア等でペーパレス化＆情報共有化が容易になる

お礼

早速にありがとうございます。
うん、何となく具体的なイメージが沸きますね。
深謝です。