要約がうまくなる方法を教えて下さい。

質問

会社で私のいったことに対して、「最初からまとめていうとつまりこうゆうことですね、あってますか？」
と必ずいう人がいます。
どういった訓練をしたら、要約がうまくなりますか？

できるだけ話をしたくない相手なので、こうしましたがこれでいいですか。とか、
こうなので、こうしてもいいですか。と短い言葉で、接する時間を少なくしてるんですけど。
その人にできるだけききたくないので自分で問題解決しようと電話で問い合わせると、きく前に上司に相談したのか、と言われ、
上司に相談してるとそれをきいて、長々とよくわからないことを言われ、で、最後には、
その人が電話で問い合わせして、それを私に伝えてくるといゆうおかしな流れになります。
最初から私が電話で問い合わせしようとしてたんだけど、って思うことがよくあって、問題解決までにすごい時間がかかります。それで、仕事が遅いってよく言われます。
その人が不在の日は、仕事がすごいはかどるんです。愚痴も話してしまってすみません。

回答No.4

Brian12

トム・デマルコの”構造化分析”と言う考え方があります。
要約の手法として素晴らしい方法です。
理解のレベルのコントロールが出来ます。
参考にしては如何でしょうか。

”構造化分析とシステム仕様”のタイトルで出版されています。
本を購入するより、まずはサイトで検索して情報を収集してみましょう。

回答No.3

yaasan

それはまとめるではなくて、逆に言葉が足りていないから起こっているのだと思います。相手が細くして、足りない事を足して、こうですか、と聞き直しているのだと。そういう風に見えますが、いかがでしょうか。

要約がうまくなるにはまず、相手の要約をちゃんと理解できるところから入って、相手のやり方をパクるのが一番の近道です。

お礼

おっしゃる通りで、言葉が足りていないんです。私がひとことで済まそうとしてるので。
人の話をきかない人なので、ちょっとまってください、まずは話を要約してくださいとか、ぐちぐちいってくるので、話すことが苦痛でたまらないんです。だから聞かないで、自分で調べてると、関係ないことですごい文句いわれて仕打ちをうけるので、いやいや接しているのが相手にも伝わってるのかもしれないです。
その相手こそ、何言ってるのか理解できないことがよくあり困ってます。でもまずは相手の要約を理解できるように頑張ります。ありがとうございました。

回答No.2

JP002086

仕事上での「エスカレーション」と「５Ｗ１Ｈ」を学ばれては如何でしょうか？
社員数が少ない企業ですと、新人教育を行わず直ぐに実務に就かせて「実戦で覚えろ」的な企業が少なくはないです。

お礼

５Ｗ１Ｈのいつ、だれが、なにを・・・というのはいつも意識してますけど、きっとうまく文書になっていないんだと思います。回答ありがとうございました。

回答No.1

Natt

社会人になると、学生のときとは話し方も変えるべきでしょう。
実はこれは文章を作成する時なども同じこと。
学生時代はよく、国語の授業などで起承転結などを意識しましょう、などと言われます。
しかし仕事などでプレゼンをするときに、起承転結などをつけた資料などを作ると、たいていダメ出しに会います。
プレゼンなどでは、まず結論ありき。
その上でその理由、補足理由、仮説、検証、などと続きます。

社会人になると、話すうえで求められるのは端的な説明です。
例えば、昼頃取引先から部品の輸入で手間取ってしまい、納期が遅れるという連絡が入ったとします。
その場合、上司に伝えるのは「納期が遅れる」ということです。
その上で、必要であれば「なぜ」の部分を伝えます。
続いて、いつ連絡が入ったか、伝える前に自分はどう動いたのか、今後こんなことが予想されます、などと続きます。

このように要約、というよりは伝え方の問題だと思います。
まず伝えなければ何なのか。
その優先順位を考えてみてはいかがでしょうか。

お礼

回答ありがとうございます。
結論から伝えることを意識してますけど、
結論から先に伝えると、その人は、主語がない、とか、まず１から説明してというし、こちらが二言しゃべるだけで話を遮り、それはいいですから、まず話をまとめますっていうので、もう話をするのがいやでたまらないので、できるだけ少ない語彙ですましたいって思ってしまうんです。