社内会議費の使用者の偏りについて

質問

こんにちは

経理事務をしています。

私のいる会社では営業主導の会議で
一定額以内で飲食を行ってよいことになっていますが
ここ半年ほど、月1回ペースで営業2，3人プラス他部署の人間5,6人が
参加する営業主催の会議時に発生した飲食費を会社に請求されるようになりました。

部署間交流などと言って申請しているようですが
いつもメンバーが固定されおり
実態は、営業と、その仲良しのグループの飲み会なのではないかと思われます。
同じ部署の先輩も参加していますが私は呼ばれたことはありません。

職務上、営業からその飲み会の領収書を受け取り、飲み代を清算しているわけですが
上限があるとはいえ安くない飲み代を固定されたメンバーだけで使用しているとすれば
全く公平ではないと思います。

経理部門の責任者からは
「人数を水増しして書いてより多くの額が請求されていないかチェックするように」
と指示されましたが、飲み会の実施自体は不問との事でした。
「うちら事務部隊だけで飲み会をやってもお金1銭も出ないのに」とは言っていますが。
飲み会に参加している営業以外の人の上司が
「もしかしてうちの部員が社内飲食費使ってないか」と問い合わせをしてきたこともありますが
会社の金を使っておいて上司に報告もないのかとあきれるばかりです。
ちなみに、その人は参加する人しない人が明確に分かれていることに驚いてました。

経費削減の一環としてこれらを抑制する策を講じたいのですが
飲み会に呼ばれていないものの僻みだとと受け取られかねない、との心配もあり
アクションを起こせないでいます。

私の中では
・このようなことは一般的であり（ほかの会社のことはわかりませんが）目くじらを立てるのはみっともない
・不公正を正すのだから遠慮はいらない
という考えの間で揺れております。

皆様はこのような状況をどう思われますか？
また、私の立場になられたらどのように対処されますか？

ぜひともお知恵を拝借したいです。
よろしくおねがいします。

回答No.5

plokij75 · ベストアンサー

「蟻の一穴から千丈の堤も崩れる。」という諺があるように、社員の気の緩みを正したいと思う経理担当者としての気概は、会社にとって貴重なものだと思います。
しかし、グレーな費用の出費を抑える時には、規則を作らなければ、管理するのはなかなか難しいのではないでしょうか。

特に、経理部門の責任者が、一歩踏み込めないのも規則がないと、営業部門と経理部門の力関係が影響してくるでしょうし、営業活動の経験ががないと実態を把握し切れないというのもあるでしょう。
又、ご指摘のように、経理を担当していると数字から実態が見えるようになりますが、その実態に関係していなければ、推測を事実であると判断するには、その根拠になる物がないと難しいでしょう。

監査や税務調査等が入って、問題点として指摘されれば、社内規則を作るのも遣り易いですが。。。
経験からすると、会議費の場合には、会議の議事録を添付させるようすると、心理的な歯止めの一環になるのではないでしょうか。
また、社内飲食費や交際費の場合は、会議や接待に参加した人は、申請書の承認者になれないようにもしていましたが。。。

「＞・不公正を正すのだから遠慮はいらない」という事ですが。。。
不公正とは何かを定義するのは難しいのではないですか。
一担当者から見れば、会社の金を無駄使いと見えても、会社から見て、長い目で見れば、営業利益に繋がると判断されれば、無駄使いとは言い切れなくなるでしょう。
ですから、不公正という抽象的な概念ではなく、具体的な規則を作って、規則に反していないかどうかで判断しないと、公正・不公正の判断は難しいのではないでしょうか。

社内の業務改革は、部門によっても利害が絡むとなかなか難しいですし、上司や部門長等の責任者を巻き込んでおかないと、それこそ、自分一人が悪者になって、蟻地獄に落ちて仕舞う事もありますから、事は慎重に、用意周到に事を運んだほうが良いですよ。

お礼

ご回答ありがとうございます。

経理部長に相談という形で、意見を求めたところ
「参加メンバーと支出金額を明細化して、営業担当役員に見てもらう」と言ってもらえました。

結果、会議費の使用についてお触れが出ました。

公式行事としての親睦会の開催が年に数度あり、
その際は会社からお金が出ているので
それ以外の他部署を同席させる会議費については
認めない。また、すでに会議費が想定より使われてしまったので
営業部員のみの会議費の使用を抑えるように。（大意）

正直、定義はあいまいですが「節度を持って」使ってもらえれば言うことないですし
呑み会ならお給料の範囲内でどんどんやってもらえればいいのですが
ケチ体質な会社でいろいろ支出にはうるさいのに
こういうところはノーチェックでいいのかな、との思いがあり質問しました。

回答No.6

koyuki2426

あなたにとって不公平ではあるけど、不正じゃないのでしょう？

営業部の人間には許されるけど、事務部門ではない・・・まあ、ありますよね。
なので、営業部門の人間は気を使って、会議などに事務部門の人間を呼ぶ形をとったり、事務を処理をしてくれる女の子を呼んだりするわけです。
そういう人間関係があるから、先輩は呼ばれ、質問者さんは呼ばれないということです。
誤解のないように言っておきますが、金もっている営業部にこびへつらえと言っているわけではないので・・・こういう、職場の潤滑油的な飲み食いってのは、昔から続いていることで、あなたの会社の現在上層部にいる人間もやってきているということです。
今の時代のよりも、もっとゆるゆるでやってきていたことでしょう。

だから、いいのではなくなく、そうだったということです。
なので、不公正をただす！なんて大上段に構えられても、みんな困るでしょうね。
困ったちゃん登場ってのものです。

さて、人数チェックの意味・・・わかっていますか？
2万5千円の領収書・・問題なのは総額なのではなく、店の種類と人数なのです。
明らかに客単価1万以上かかる割烹やレストランで人数が5人となっていたら、明らかにおかしいでしょう？
税務調査に入られたらまずいのはこれです。
客単価が5000円前後の店で5人ならいいのです。
そうした経費を認めている会社なら問題ないのです。

経費削減・・・って、そうした経費を削減しますという会社の方針でもでているのですか？

お礼

ご回答ありがとうございます！

経費削減については、「文房具の管理の仕方から水道の使い方まで見直せ！」と
昨年度会社の方針が出て、ケチケチ大作戦の音頭取りを経理部でやっています。

そうした背景もご説明するべきでした。すみません。

上司の中には自腹で飲み会に連れて行ってくれる人もいるので
いろいろ考えるところがあり、質問しました。

人数チェック、税務調査の意味について恥ずかしながら知りませんでした。

これからも勉強します。

回答No.4

Knight3000

チョッと気になったので、首突っ込ませてもらいます。

営業部に、会議費の飲食代を、会社としてある程度の額を認めているなら、ルール違反ではありませんね。
御社の場合、金額の上限はあっても、それ以外に明確な規定を設けていない様に思いますが。
私の在籍していた企業での例ですが、営業会議名目の飲食の場合、参加したメンバーの中の「最も上位の人間」が支払をし、領収証をもらって人数と全員の氏名を明記し、清算に回すシステムになっていました。
メンバーに上役が混じっている中で、下位の者が領収証を切った場合、その上役が安易に決済印を押すからです。役職が同列ならば、一番古株が代表者となります。
「後でハンコ押してやるから、ここはお前が立て替えて領収証もらっておけ」みたいな、ありがちなことを防ぐ為です。
なので、最上位の者が代表して支払い、領収証を発行してもう。経費清算時に、更に上の役職者がチェック決済するのが当然の流れでした。
部署間の差はありません。部署が違う者が混じった場合でも、同じルールが適用されます。
取引先接待の場合も、事前に月間行動予定や週報等で行動予定を組んでいるのが当然でしたから、接待する・しないに関わらず、可能性があるのなら事前申請必須で、それ以外は一切認められませんでしたね。
行動予定＆報告書は当然PCでの管理ですから、結果報告は書き込めても、予定部分は容易に書き換え出来ない様なシステムになっていました。これらは、社内全員が閲覧可能になっていました。

ルール無視して経費回しても、自腹になるのは当然の結果なので、財務部（経理部）・管理部・人事部が考案したシステムに、私は一切異論を挟みませんでした。
小口交通費以外の経費全般は、法人カードでの支払いでしたから、決済通らなきゃ給料天引きか自腹確定ですから。

＞皆様はこのような状況をどう思われますか？
たま～になら大目に見るが、頻繁でメンバー固定となると、●網の目の粗いザルで、なぁなぁ感目一杯の、経費の使い方が下手くそな仲良しクラブ。●節度をわきまえないと、もっと経費節減の厳しい状況になることが自覚出来ていない集団。●自分たちが目立っているのに気付いていない。
●決済する上長のチェックがザル。忠告、指導するのも上長の仕事。
★部署間交流なんか、自腹・割勘でやるから意味があるんですよ。会社や仕事の愚痴・不満なんかをつまみにする場合は特に。
「交流報告の成果聞かせて欲しいワ！」「身銭切って金の使い方覚えなきゃ、人間成長せんぞ！」と、自身を棚に上げて、エラそうに上から目線でそう思います（笑）
＞また、私の立場になられたらどのように対処されますか？
(1)経理部署の総意として、取締役も巻き込んで、経費使用のルールを細かく明確に文書化し、清算方法もシステム化して施行します。
＊文書で明文化しない部分があるから、ザルになると思います。
新ルールを提案する際は、施行前と施行後の経費節減予測や比較、効果の分かりやすいプレゼンが必要です。
ルールの例外は一切受け付けない、経費管理は全社で取り組むと言う強い意思表示。ごちゃごちゃ反論言わせないためにも、取締役の承認事案とすることは必要ですね。
(2)社用の支払いは、法人カード決済をメインにする。
使用日、時間、店名、全てカード会社の支払・利用明細に出ますから、「カード支払時の明細控え（時間の確認）＋各個人宛てに発行されるカード会社からの利用明細」で清算。
経理としての支払い先は、個人口座であっても、法人カードを発行する主要取引銀行内での金額移動だけです。現金を個人宛てに支払う手間が不要。個人の給与振込BKと別になっても、法人カード用に開設する口座ですから、何の問題も無いはず。
カード会社のポイントは、全て会社に付与。ちゃっかり個人のカードで支払って、ポイントゲットを防止。
現金支払い分（小口交通費等）も、給料日以外の日に翌月銀行振り込み。
現金で買いたたくとか、現金取引が主な職種以外は、常時現金を会社に用意しておく必要もなく、経理で出納する手間暇が不要になります。
(3)個人的な買い物で、カードを不正使用する可能性リスクはありますが、法人カードですから、会社で使用を止めることも可能。＊法人カード申請時の審査で、事前にヤバイ人は分かります。
領収証を何枚もパラパラ出されるより、カード利用明細で見た方がチェックしやすく、おかしな使用履歴は目に付きやすい。
(4)やる時は徐々にではなく、一気に移行する。
子供じゃないですから、会社の決めたルールに翌日から従うのが道理。移行時の清算の面倒さは、慣れの問題。
カードの支払明細見れば、嫌でも経費で使った総額が、それぞれの個人で分かります。経費の個人管理徹底と言う面でもメリットがある。

といった、既にやっておられるとのでは？と思われる、当たり前すぎるお恥ずかしい意見ですが。。。

飲み会固定のメンバーに、お灸をすえると言うことではなく、質問者様が、経理部門として全社員に経費の使い方を再認識してもらい、是正・指導したいので、その方法論についての参考意見と言うことだと思ったので。

お礼

ご回答ありがとうございます。

誰がいくら使ったかについての
管理がなく、決裁者も安易にハンコを押しているのでは？
という思いもあったので問題提起したくなりました。

以前違う人が決裁者だった頃には、「みんなで楽しくご飯」で会社からお金引っ張れると思うな！と怒られることもあったので・・・

回答No.3

oignies

不公正をただすのに遠慮はいらない、に一票です。会議費名目で飲み会をくりかえしているということですが、人数が水増しされていて、実際はふたりでキャバクラかよいしているなどもありえます。最悪の場合ですが。

わたしもむかし、経費をでたらめにつかっている部署に配属になりましたが、組織内でその部屋だけ完全に浮いている状態で、かなりあからさまでしたが、結局、その後何年かして、使い込みで、その部署のお金をにぎっていた人物は逮捕されました。

あきらかに突出している目的外使用をあたりまえとおもうほうが感覚がへんだとおもいます。

安くない飲み代を固定したメンバーで定期的につかっていれば、そしてそれが常態となれば、かならずやそれはひとのめについています。きがついているひともいることでしょう。そしてそれを組織が放置すれば、組織全体が乱れている、という目でみられることにつながりますが、それは本位でしょうか。

そもそも酔っぱらった状態でどんな有益なはなしができますか。固定したメンバーではそもそもとっくにうちとけているでしょうから、親睦会など必要ありません。ばっさりきりましょう。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.2

demerger

まずは、税理士の意見を聞く。
そのうえで、税務面から「交際費」と誤解を招かない限度を社内周知し、
社内の「会議費」の部門割り当てをする。（予算化）

各部門が割り当てられた会議費をどのように使うのか
それは「上司決済」

つまり、上司決済印が無い領収書は、経理は処理しない。

普通の企業は
そのようにしているように思いますが。

そもそも・・会議費は、会議中の茶・コーヒー・軽食サンドイッチ程度を指すモノですから
【飲み会】なる明細にはなり得ないと思いますが。

お礼

ご回答ありがとうございました。

回答No.1

miroir0011

経理責任者からは営業の飲み会や接待費は不問と答えられたなら、それまでは

勿論、名目上は営業主導の会議であり部署間交流も兼ねていると‥何らかの名目を付与するが、実態は単なる飲み会で会社の経費であり限られた予算内で使える額も計算した上で開いている飲み会だろう。

不公平感を感じるのは解るけど、営業が会社の経費を使って会社内で交流したとしても業績に繋がるのは稀であり、他の大企業にもあるよく聞く話だよ

お礼

ご回答ありがとうございました。

補足

ご回答ありがとうございます！

一応補足しますと…

予算は設定されていません。
ある程度の額になった段階で、だれか偉い人が
「ん？今期の会議費膨らみすぎだぞ？期が変わるまで社内飲食禁止！」
と言うのが常態化しています。
誰がいくら使ったかまでは話が及びません。

一人当たりの上限額は決められていますが、参加人数の制限は規定されていません。
あと、事後申請です。「人数×上限額」を「行ってきたからよろしく」と渡されます。