大規模マンションでの管理会社事務員の仕事について

質問

4月半ばより、大規模マンションの管理事務所で、管理会社から委託されている事務員です。
現在、前任者より引継ぎ中なのですが、主な仕事は次のとおりです。

　(1)　650世帯の管理費を、みずほ銀行と郵貯より引き落としをする。
　　　みずほ銀行へは、フロッピーの持ち込みをし自動引き落としを依頼する。
　　　ゆうちょへは、インターネットで自動引き落としの手続きをする。　

　(2)　引き落としができなかった世帯への、未納のお知らせを作成

　(3)　全ての収納業務（時間貸駐車場料金、集会場使用料他）の報告を、管理会社へ報告書類を作成し、
　　　　OKが出たら、マンション管理組合へ管理費他すべてを振り込む。

　管理事務所には、管理人、事務員、マンションの事務局長、
　住民事務員が午前中のみ　2名A B
　常駐しています。

今までは、みずほ銀行が800万円ほど、ゆうちょが400万円ほどありましたが
　ゆうちょ」には特にバンキングのため、通帳もなく、住民の事務員さんが、住民経理部長をとおして
　みずほ銀行　マンション管理組合の本通帳へ入金していました。

　そして、みずほ銀行の自動引き落としについては、管理会社の前任者が、振り込んでいたのですが
　今回、管理組合の理事長さんが、ゆうちょも、管理会社が振り込むのがスジ・・

　と管理人さんに言い、管理人さんも独断で引き受けてしまい、
　近いうちに、その仕事も引き受けることとなってしまいそうなんです。

　管理会社に、営業担当主任がいるので、その人を通さずに、どんどん決まってしまっては
　おかしいように思います。
　そして、これから先も、簡単に仕事が増えてしまうように思います。

　管理会社の営業は何のためにいるのか？

　と思うのですが、何かわかることがあれば教えてください。

　よろしくお願いします。

回答No.1

nekonynan

マンションから委託契約が管理会社にされています。

　したがって、委託管理の契約書がどうなっているのかが不明ですので管理会社の仕事なのかは判断がつきません。

　貴方の会社の上司に相談をして、

　マンションから委託契約範囲を確認して契約内内容は引き受ける

　契約外は、別料金を取る又は仕事をしないで管理組合にされる

　を判断して貰いましょう。

　まずは、どこまで委託範囲なのか確認することが先決です。

お礼

早速の回答を、ありがとうございます。
収納業務は、委託契約の範囲内でした。
しかし、時間貸し駐車場管理や集会場使用料金については範囲外
の仕事。
管理会社の立場が弱く、前任者は、支店長へ手紙を書いても
なしのつぶてのようでした。
なあなあにしてきた部分もあったようです。
本日、管理人さんと前任者とで話し合い、解決できそうです。
営業担当者にも、力がないようで、最初に面接の際に、
自主管理をしているようなマンションと話をしてくださいました。