請求書の番号のふりかた

質問

今までは個々に番号を振っていた為、統一されておらず整理をしたいと思ってます。
そこで管理番号の振り方を思案中です。

まず、発行する書類は以下です。
●見積書
●受注書
●出荷指示書
●請求書

上記のナンバーリングは、それぞれがリンクするように1番最初に出す見積書の発行日付を固定し、その日に発行した番号の続き番号、あとは各書類の種別で発行しようと思います。

1月1日に1枚目の発行した見積書ならば、
　　20120101-01-A
　　※日付を西暦からで、次に-01-はその日の1枚目、Aは見積書の意味。
受注書の番号は、
　　20120101-01-B
　　※Bは受注書の意味。受注が例え1月1日に貰わなくても、頭の日付箇所は固定。

ここまでは大丈夫と思いますが、
請求書は、これらの幾つかの分を月締めで請求書を出す際、番号振り方がまとまりません。

方向としては、個々に注文を受けたものを、請求書で出したときに、見積書とリンクをしたいです。

番号を振る際に、請求書から遡って見積書を見直すときがあります。
それをスムーズに後追いできるように、見積書発行番号、出荷指示書番号などと請求書発行番号が分かりやすいようにしたいです。

良いご提案をお願いいたします。

回答No.2

loveMySai · ベストアンサー

説明不足で申し訳ありません。
＞例えば、月の第一週は、1234 よりの連番で、月の第二週は、頭を2にしての連番です。
について、私は次のように発番しています。

「1」234の最初の1は、月の第1週とし、第2週は、「2」235などのように、頭を2にしています。
後の下３桁は、「いいあんばい」です。(できるだけ意味を持たせないようにしていますが・・・)

またまた、余談ですが、私の場合、Ans 1.　に加えて、発番の一部に、請求した地域もコード化しています。

このようなにすることにより、
(1) どのような作業を行ったのか
(2) どの地域で作業を行ったのか
(3) いつ発番(つまり、発生)したのか
請求書などの番号で、明確にできています。(2011年より、私は、採用し実施しています)

尚、あくまでも私自身、細々と個人事業主としての活動で、質問者さまの的にあっていなかったら、ゴメンなさいね。

お礼

loveMySaiさん
重ねての御回答ありがとうございます。

補足の説明で分かりました。

頭の1桁目は容易ですが、下3桁の”いいあんばい”が管理してつけるのは、私的には頭をひねるところです。
ただそうする意味を考えると、先に御回答いただいたことを含めて重要なのだと思いました。

また余談の
＞発番の一部に、請求した地域もコード化しています。
も、コードに意味をもたせることも参考になります。

あてはめて考えていくとすると容易では有りませんが、
なんとかいいものを考えたいと思います。

有難うございました。

回答No.1

loveMySai

参考になるかどうかは、別として、基本的に、相手方(後日の税務署も含み)に、自分の仕事量を推測させたくない考えより、私は次のように発番しています。

記号-年月コード-通番

記号は、提供したサービスの自分なりの番号
例えば、「情報化社会の発展を図る活動」ならば、「J」
私は、基本的に、記号は「Z」は、利用しません。(昔のJISでZは、たしか「その他」の分類だったと思う)

年月コードは、年と月をマトリックスに組んだ英数字
例えば、2012年1月をV020とか、自分なりにコード化
年月をまともに記載理由は、相手先に自分が商売した年月を知らせる必要性です。(領収書などの発行年月日でわかるでしょうが)

通番の桁数は、質問者さまの商売の量によると思いますが、私の場合、四ケタの数字を利用し、ランダムに記載しています。
例えば、月の第一週は、1234 よりの連番で、月の第二週は、頭を2にしての連番です。

トータル的に
情報化社会の発展を図る活動を2012年1月に活動し、
発行する書類の発行年月を月の第1週にした場合、
JV020-1234
第2週にした場合、
JV020-2235
としています。

これより、番号をみただけでは、得意先は、資料の提出先(質問者さま) の仕事量など、ある意味で秘密にできると思います。

余談でんが、
> 1月1日に1枚目の発行した見積書ならば、
> 20120101-01-A
に、ついてですが、頭を数字にすることは、できるだけ、控えたほうが無難と思います。
何故ならば、データ化させる際、文字なのか数字なのか、或いは、計算式なのか、いやがる可能性があると思います。
具体的に、0001をCSVで保存先、単に、Excelで出力させると、数字の1になりますよね。

的が違っていたら申し訳ありません。

ついでに・・・
東京電力などや自衛隊で利用されている製品の製造番号は、これに類じた発番にて、納入していた製品もあります。
(例えば、2012年1月が、12ならば、12123より、123よりの連番)
(つまり、製造数や製造年月日を相手側に知られずに済むそうです。)

お礼

loveMySaiさん

早速の御回答有難うございます。

＞基本的に、相手方(後日の税務署も含み)に、自分の仕事量を推測させたくない考えより、私は次のように発番しています。
＞番号をみただけでは、得意先は、資料の提出先(質問者さま) の仕事量など、ある意味で秘密にできると思います。
＞東京電力などや自衛隊で利用されている製品の製造番号は、これに類じた発番にて、納入していた製品もあります。
には、なるほどと思いました。
参考にさせていただきます。

ただ、
＞例えば、月の第一週は、1234 よりの連番で、月の第二週は、頭を2にしての連番です。
の部分が私の頭では理解できませんでしたので、補足頂けると参考になります。