申請書の決済印は、赤じゃなとだめですか？？

質問

会社総務部にて経理をやっています。エキスパートが誰一人ないのでここで質問させてください。

支社、部署8部署が、4つの事務所にわかれて会社を運営しています。
備品（購入）申請や、そのほかの申請書は、その部署の上司の検印（決済）もらい、総務部に便で送られ総務部長、代表が検印をするという流れです。
急を要する決済の場合（よくあることですが）、その部署の上司の検印をもらったものをPDFもしくはFAXで総務部に送ってもらっています。総務部長、代表はその時点で決済をします。その印刷物（申請書）は有効ですか？
送ってきた部署の上司の検印は、ちゃんと赤で印を押していますが、出力する際はモノクロで印も黒です。赤を出すためにカラーコピー代をかけるのはばかばかしいと思っています。
ただ一度PDFで検印したものを、再度原本が便で送られてきてからまた検印するのもおかしいと思い。
私の上司は、出力した申請書の検印が黒でもいいのか心配しています。
私は、「会社」が状況によりOKとした場合は、PDFの申請書も、検印が黒でもOKだと思いますが。

教えてください。

回答No.3

とよ はん（@67917001）

現在の複写機事情にマッチしたいい質問ですね。
結論は社内でのルールがどのようになっているかによるだけです。
社内の規定で承認した証として、決裁者はどのようにすることとなっているのかです。
リスク管理をしっかりされている会社は、具体的にどのようにするのか文書化されたマニュアルが存在します。
そうでなければ、関係者の皆さんの認識を揃えて決めればいいだけで自由です。

私の会社では全ての書類は定型の様式があり、文書ごとに決済者が決められています。
決められた決済者の朱の印影だけが有効となっています。
従って印影が朱でない書類に記載された内容について、具体的な行動してはいけないことになっています。
役所みたいに固いと言われるかも知れませんが、2重処理などの事故防止に有効なんです。

今でも朱印の書類はオリジナル（原本）で、黒印のものはコピー（複写）と認識するのが一般的です。
しかし現在では簡単にカラーの複製が作れますから、朱印のものは必ずオリジナルであると判断できなくなってきています。
朱の捺印のある書類をカラーで複写するのは原本内容のの改ざん行為の疑惑をもたれる可能性があります。
承認の絡んだ書類の複写は、あえて白黒でコピーするのがまだまだ主流でしょうね。

回答No.2

yosifuji20

これは社内問題ですね。
社外の第三者との取り引き文書では問題になるところですが、社内ならば適当に決めればそれで問題はないでしょう。いわば習慣の問題です。

要は決済が正常に行われているかが、事後的に判るようにしておけば十分です。
貴社の内部でFAX等の文書送付が日常的に使われるのならば、それを現実案として認めても良いのではないでしょうか。

今は電子決済の時代で、稟議書もPCの中で決済する時代です。そこでは朱肉も使われません。（もっとも印影はやはり赤で表示させることが多いと思いますが）

常識的には赤を使うべきかなとは思いますが、黒だから正式決済と認めないというのも意味がないなあと思います。

回答No.1

mukaiyama

＞赤を出すためにカラーコピー代をかけるのはばかばかしいと思っています…

論点がずれています。
印影が赤か黒かの話ではなく、PDF や FAX で送られてきたものに正式文書としての効力があるかどうかです。

少なくとも官公庁等から許認可を受けるための書類なら、正式文書としての効力はありません。
民間の他社へ送る書類なら、双方が合意できるならそれでも良いです。

御質問は社内文書のようですから、社内の書類管理に関する規定がどうなっているかによります。
よそ者に聞かれても分かりませんから、会社の上司に判断を仰いでください。

お礼

やっぱりそうですよね　会社がどうするべきかですよね

うちの総務部長は肩書きだけの人で、まず出力をこれから印の部分を赤で出すと言ってきたので、私はカラーコピー代のことを言った上で、社内で、つまりあなたがどうするべきか、どう判断するべきかで決めてほしいと言ったんです　そしたら、じゃあ印は赤じゃなくてもいいのかと聞いてきたので
私は今の会社で総務部で経理をやってきて1年半足らずですが、いろんな経験をしてきた上で答えましたが、なんせエキスパートではないのとうちの会社のことしか知らないので、不安になって質問してしまいました

単なる平社員から部長に、あなたが決めてくださいと言わなきゃいけない会社も終わったもんです…
でもはっきりと言いました
もちろん、知識を得た人の普通の反応で「そうか、わかった」でしたが…

愚痴のようなお礼になってしまいましたが…
ありがとうございましたm(__)m