メモは正式な領収書になる？

質問

職場◎◎氏が
『○月○日　△△△△会社××氏　手伝い御礼の為●●●●円渡す　　　◎◎（社員略名）』

と書いたメモを持ってきて
「経費を払って欲しい」と、度々言ってきます。

その人は上司の為、その都度請求された金額を渡していたのですが、先日

『○月○日　弊社社員５名△△△会社社員２名の夕食代それぞれ２０００円を支払う　　◎◎（社員略名）』

と記入してあるメモをいつものように持ってきて
「１４０００円支払って欲しい」
と、言いました。

流石に自分ひとりでは判断できなかった為
上司の上司（◎◎氏の上司）に相談したところ

「これはダメだ」と言って本人に「こんなメモで支払えない」と言ってくれました。

そのときは納得した◎◎氏ですが、根に持っていたらしく後日、会社の顧問税理士に相談し、その結果何の問題もないとのことで

「やっぱり支払って欲しい」と言ってきました。

そこで相談ですが
法律的に何の問題もないそうですが根拠を教えていただけませんでしょうか。

ちなみに
メモにはいつも◎◎氏の印鑑はおろか氏名ではなく本人の略名を記入してあります。
（例えば山田太郎さんなら『太』というカンジです）
弊社の小規模会社の為、就業規則とか社員規定等はありません。
また、いつも持ってきて支払ってるメモの金額はいつも１０００円でした。

よろしくお願いします。

回答No.7

cdsdasds

>弊社経理責任者は顧問税理士の指示が一番正しいと判断しています。なので、言い成りです。

突き放したような言い方になりますが、御社の経理責任者の判断がOKならそれに従う他はないかと。後述するような問題があった場合、税理士さんと経理責任者が責任を取ればよいのであっててあなたが責任を取るわけではないでしょうから。

税理士さんが言われているのは、平成18年度の税制改正により、法人の飲食費・会議費で社外の人と飲食した場合、１人当たり5000円以下の支出は、経費算入が認められるようなったことだと思います。
この制度を適用するためには
(1)　飲食等があった年月日、(2)　飲食等に参加した社外の人の社名（名称）、氏名、及び関係、(3)　飲食等に参加した者の数、(4)　費用の金額、飲食店等の名称所在地。
を明らかにする書類が必要とされています。
この書類は領収書とはされていないので、文面をそのまま受け取ると領収書でなくてもよいと考えることは可能です。
実務的には領収書に1-4をメモしたり、1-4を記した清算申請書に領収書を張り付けたりということが行われていると思います。

上記要件と、問題ののメモを比べてみると1と3はいいでしょう。2は関係や相手の氏名がないと少し不安です。4は飲食した場所が明記されていないのが不安です。

つまり、そのメモでは少しこの改正を利用するには不安があります。
もちろん金額的には大した金額ではないですが、年間数十万あるいは他の人も利用して100万とかいうことになると、税務申告や税務調査が入った時に少し面倒かもしれません。
つまり、担当者によつては、そうしたものを全額認めない→利益底上げ→追加で納税ということがあり得るわけです。

>初歩的な質問ですが、経費として認められないということは「交際費」で処理しなければならないということですか？それとも「交際費」で処理をしてもダメということですか？
>「交際費」勘定は全然関係ないことでしょうか？

改正の反射的な効果により、交際費にこのお金を持っていくことはできなくなっています。
国税庁のホームページによると
http://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5265.htm
「飲食その他これに類する行為（以下「飲食等」といいます。）のために要する費用（専らその法人の役員若しくは従業員又はこれらの親族に対する接待等のために支出するものを除きます。）であって、その支出する金額を飲食等に参加した者の数で割って計算した金額が5,000円以下である費用」は交際費等から除かれますとなっていて、ご質問の事例の場合、一人あたり2千円ですから交際費として分類することが難しいです。

まあ、普通に考えて会議費なり、食糧費なりで経費として処理するのが当然の内容ですから交際費として処理するのが難しいというのは当然と言えば当然です。

で、税務署からから経費として認められないとどうなるかというと、メモを書いた人が役員であれば役員報酬、役員でなければ給与として計算することになります。この場合、ようするに所得の増加になりますから、メモ書きを出した人にも追加課税があるかもしれません。

でも、税理士さんがこの手の問題が起きないように税務申告し、あるいは税務調査の時に説明できるというのなら、あなたの立場としてはどうしようもないように思います。
話はかなり、具体的で微妙、かつ、税務所の担当者の考えで状況は良くも悪くもなります。
現時点でこのメモ書きに対する支払は保留するのが通常の処理だと思いますが、責任者が支払えと言い、税務アドバイザーである税理士が責任を持つのであれば、支払う他はないように思いますが。

お礼

やっぱりそうですが・・・。
余談ですが、以前韓国賭博旅行まで税務署に認めさせた人ですから、私ごときが太刀打ちできる相手ではありませんね・・・。

いろいろとありがとうございました。

回答No.6

dec02

お見舞い・謝礼・香典など領収証の取れない出費を立替えられた場合とか、
バス代・電車代・公衆電話・缶コーヒー代などは
立替者が支出承認願いによって、会社に請求します。

ですが、夕食代などでしたら、レシートか領収証がお店から手渡されるはずですので、
今後は会社の規程を尊重するように、ひとこと言っておくべきですね。
良い機会ですから、明文化の方向で。

お礼

回答ありがとうございます。
この場合の夕食代は食べる時間がなかったので、「あとで、それぞれで食べなさい」と言う意味で、２０００円を渡したとのことです。

私としては、２０００円で夕食を食べた領収書が欲しいのですが
「２０００円でホントに夕食を食べたのかどうか、疑うようなマネはできない」と拒否されました。

何度お願いしても「ごちゃごちゃ五月蝿い」としか思ってくれず、残念です。

回答No.5

mojitto

食事代の件について…
出金できるかできないかと言われれば、出金自体はできます。
ただし手書きの領収書やレジのレシートなどであれば、２０００円の食事代なら経費として処理することもできるでしょうが、メモでは(しかもお店でなく本人の手書きでは…)通常の経費として認めてもらえず『交際費』か『給与』の対象になってしまうと思います。
つまり法律的には問題はないのですが、経理上には問題があります。
全く問題がないのであれば、僕が実践したいくらいです(笑)

ただ実務においては、こんなふざけたメモではとてもじゃないですが、出金はできません。
そんなメモで安易に出金したら、会社のお金が無くなります。
まぁ当然、中には領収書がもらえないケースもあるでしょう。その場合は適宜判断する必要があります。

とにかくその人には、「会社の現金を安易に扱うことはできない。食事代なら領収書やレシートがもらえるはずなので、持ってこないと支払えない」と言うか、上司の上司に指導をしてもらいましょう。

お礼

回答ありがとうございます。
他の方にも書いたのですが上司の上司は税理士の言い成りです。
挙句、税理士の許可が出たので、これからはこんなことが度々続くと思います・・・。

回答No.4

mukaiyama

＞職場◎◎氏が…
＞『○月○日　△△△△会社××氏　手伝い御礼の為●●●●円渡す　　　◎◎（社員略名）』…

それは日本語で言う「領収証」ではなく、「支払票」です。

＞会社の顧問税理士に相談し、その結果何の問題もないとのことで…

簡単なメモでも、もらったほうが書いたものなら領収証として、当事者間での効力はあるでしょう。
しかし、それを第三者 (この場合は会社) に認めさせるには、第三者が納得する書式でなければ無理とは言えます。

その前に、ご質問のメモは、あくまでも受取人が書いた領収証ではありません。
支払ったものが書くメモなど、いくらでも過大な金額を書き込むことができます。

＞法律的に何の問題もないそうですが根拠を教えて…

法律上の根拠以前に、一般常識の範囲です。

＞メモにはいつも◎◎氏の印鑑はおろか氏名ではなく本人の略名を記入して…

だから、◎◎氏の印鑑や氏名はどうでもよく、もらった△△△△会社××氏の署名捺印が必要なのです。

お礼

回答ありがとうございます。
「御礼に領収書をくれとはいえるものか」
と、△△△△会社××氏からの領収書は一度ももらったことはありません。

回答No.3

cdsdasds

領収書というのは、金銭を支払った/受け取ったというメモですから、税務的な問題を除けば、「受け取った方が出す領収書だろうが、支払った方が書くメモだろうが、メモはメモだろという」理屈はあります。
メモですから、社内的に誤解がなければ氏名がフルネームでなくても構わないということはできるでしょう。

ただ、受け取った方が出すメモである領収書は(除くといった税務的な問題もあり)受け取っていない金額を受け取ったと書くことや１万円しか受け取ってないのに２万円受け取ったと書く事は無いと考えられますが、支払った方が書くメモは支払っていない金額を記入したり、支払った金額を記入したり、経理に請求する筋合いでない金額を経理に請求する金額として記入したりといろいろ問題が生じる可能性があります。

よって、メモで清算するかどうかは、税務的な問題を除けばそのメモが信頼できるかということに尽きるわけですが、通常これについては会社の内部規定によって定められていることが多いです。
たとえば、1000円以下なら上司の裁量でOKとか、領収書がないとダメとか、事前に申告していない一切の清算を認めないとか、会社によって色々です。
御社の場合は最終的には経営者たる社長なり会長なりの判断ということになるでしょうが、実務的には経理責任者なり、その業務の統括責任者の判断ということになると思います。

なお、税務関係の問題としてはメモ書きについては税務署の担当者が経費として認定しないことがほとんどですから、その分の金額について経費として認められない金額となります。
それでも良いという経営判断がない限り、通常経理としては支払は保留するのが通常の処理だと思います。

お礼

回答ありがとうございました。
弊社経理責任者は顧問税理士の指示が一番正しいと判断しています。なので、言い成りです。
しかし、なぜか３年に１回は税務署の職員が来て調べられます。
追徴課税など殆ど請求はありませんが・・・。

＞務関係の問題としてはメモ書きについては税務署の担当者が経費として認定しないことがほとんどですから、その分の金額について経費として認められない金額となります。

すみません。
初歩的な質問ですが、経費として認められないということは「交際費」で処理しなければならないということですか？それとも「交際費」で処理をしてもダメということですか？
「交際費」勘定は全然関係ないことでしょうか？

へんな質問ですみません。

回答No.2

msama1920

まず、メモは正式な領収書にはなりません。
あくまでも社内の申請用紙にすぎません。
それと事例の内容が同列に扱えない事象です。

お客様の会社など他の会社の人へお礼など、領収書をもらえないものと、食事会、ゴルフなどの接待では内容が違います。
通常は、前者の場合では、社員が上司の承認を得て、現金をもらいます。
後者の場合は、領収書がなければ普通は社員は自腹です。

法的にどうこうという話ではなく、社会的に変です。

お礼

回答ありがとうございました。

私も法的云々よりも一般の常識的におかしいと以前から思ってました。

回答No.1

yachan4480

税法では年月日、相手先、内容、対価の明記が必要であると明記されています。
この条件がクリアされていれば領収証です。
私の会社でも自筆の名前（読み取れる）があれば印鑑は不要です。

お礼

早々の回答ありがとうございます。
ところで、金額の上限がないのでしょうか？