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事務の引き継ぎ、初日はどうするか？
新人さん（６０歳）に、事務を引き継ぎます。 給料の計算、支払の処理、売上を記帳、電話応対、毎日の出荷処理（伝票作成、請求書作成など）、その他色々仕事はあります。 初日は、何を言っていけば良いですか？どうしたらいいですか？ いきなり、仕事を教えるのは新人さんが混乱するかなと思います。 ひと月の仕事の流れだけを教えるのが良いのかなと考えているのですが。
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＞初日は、何を言っていけば良いですか？どうしたらいいですか？ 年間の流れ（日付なくて良いので何月には何があるなど、年調とか）と一ヶ月の流れを説明（月の記載の無い日付のみで説明）。 そして、毎月の流れの中で日限（この日までやっておかなければならないこと）のあるものを理解させる（この処理を始める際には、質問者様がやりながら説明するのではなく、新人にやらせ、質問者様は指導をする、やって見せただけでは絶対に覚えない）。 先に書いた日付のみのカレンダーで何日までと言うのを示す、会社の休日に当たるときは前日か後日かも説明、説明しないとわからないので。 ちなみに処理の終了についてどういう状態が終了になるのかも教えたほうがいいです。 電話に関しては、 ビジネスフォンなら使い方のレクチャー、 出来れば、外線発信方法、内線の回し方。 まずは受けてもらい対応に慣れてもらう、 あわてないように言ってあげる。 あわてて、増さなければならないのを切るほうが相手に失礼。 注文なら、まずは変わってもらい、スピーカ（ビジネスフォンなら）にして質問者様のやり取りを聞いてもらう。 初日はこんなところでしょう。 伝票や請求書作成などは、特定の取引先で比較的楽なところがあれば、 それを持たせて、一緒にやりながら注文から請求を覚えてもらうなど。 一日の流れなんて毎日変わるので、 くっついてもらって、重要なものを都度説明は覚えてくれません（経験談）。 また、相手が目を取ったら、面倒ですが都度確認、質問者様の説明が伝わっているかを確認。
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- Brian12
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概要を知ってもらうのが肝要と思います。 理解の仕方は人それぞれです。 私の場合は仕事の流れよりも、情報の流れが気になります。 あなたのしごとで情報をやり取りする相手を網羅し、それぞれとやり取りする情報の名称を図で説明するのが良いと思います。 概要と言っても、やり取りする情報は明確ですので、きちんとした説明になります。 この説明をした上で、仕事の流れを説明すると更に理解が深まるものと思います。 因みに、このやり方で作成した図のことをデータフロー図と言います。 これは、システム分析の手法ですが仕事を明確に捉えるために有効とされています。 さらに精度をあげるには、あなたの範囲について仕事のくくり別に情報の流れを押さえていけば良いのです。これは構造化分析という手法です。面白いですよ。 笑顔で朗らかに積極的楽天的にいきましょう。
- kurokuro_siro
- ベストアンサー率12% (337/2674)
「いつまでにどういうことができてほしい」というゴールの共有が最初に必要だと思います。
- o09080706o
- ベストアンサー率10% (279/2617)
仕事の全体像やどのくらいの質でできれば成功と言えるか共通の資料をみながら教え、都度メモなどもとってもらうのがいいんじゃないでしょうか。 口で言うだけだと「前の人はできていたのに」と新人さんが言われてしまう可能性があると思います。
- 山田 太郎（@f_a_007）
- ベストアンサー率20% (955/4574)
Q、事務の引き継ぎ、初日はどうするか？ A、大事なのは、質問者が引継ぎ要領を考えなければならない状況を作らないこと。 ＞すみません。初めての引継ぎで要領が全く判りません。 ＞仕事内容は、このA4一枚に簡潔にまとめています。 ＞この全体を、この一つをどのように引き継いだらよいでしょうか？ ＞お知恵を貸して頂ければ助かりまーす。 と、相手に下駄を預けるのが一番ですよ。そうすりゃー、相手が引継ぎ手順を自分で考えます。人間、自発的に自主的な意欲を掻きたてられた時に最も覚えがよいものです。それに、そうすりゃー質問者も気が楽。もって、質問者ものりにのって教えることになります。万事OKってわけです。
- yuyuyunn
- ベストアンサー率41% (20359/48650)
こんにちは まず見てもらうほうがいいと思います で、わからないことがあるようなら メモを取ってもらったり 翌日からその場で聞いてもらうとか
- dottimiti
- ベストアンサー率12% (286/2363)
仕事の一覧と１ヶ月のスケジュールで全体像をまずはとらえてもらうのがいいんじゃないでしょうか。
ある程度の経験がある人であれば帳票類の引継ぎは、前の処理を見ればそんなに問題はないでしょう。ご質問のようにひと月の仕事の流れだけを教えれば良いと思います。 ご自身が新人の時に困ったことはありませんでしたか、帳票に残らない、社風です、 勤め先もそうですが取引先の情報なども教える必要があると思います。。
- athlonxp1800
- ベストアンサー率26% (369/1412)
60歳の新人さん相手は大変そうですね。 1週間ぐらい一緒に働いて貴女は異動や退職されるのかな？ 事務経験があっても職場に慣れるまで大変でしょうね。 人生経験が長い人なら人付き合いは上手なのかな。 私はエクセルなどを使って引継書を書面にて作ります。 新人さんもその方が助かると思います。 初日は仕事の流れそうですが、新規採用の新人さんなら会社の社則（規約）なども早いうちに説明した方が良いかもですね。 面接の時と話が違うってなる場合も多いですからね。 上司や同僚の性格や人柄なども教えておいた方が良いのかな。 頑張って下さいね。
- chiychiy
- ベストアンサー率60% (18612/31009)
こんにちは まず最初の日は１日の流れを 同行して追って貰う事です。 その中に、重要な部分があれば、引き継ぎも短いでしょうから 都度留めながら覚えて貰います。 経理をやっていた方でしたら、給料計算や支払いはある程度は判ると思いますが 意外と難しいのは電話の取次ぎです。 お得意様、注意しなければいけない方、 相手方の事を覚えて貰うのも重要な仕事になります。 ただ相手の方が細かいことから、覚えたいと言ったら それもいいと思いますが これはもう相手のスキル次第だと思います。 ６０歳でも機転の利く人はいますし そうでない人も当然います。 それはあなたの判断になると思います。 教えているときに、ちょっと質問をしてみて クリアできていれば理解できそうですけど あたふたしているようでは、引き継ぎも大変です。 頑張ってくださいね。
お礼
PCの調子が悪いので、 一括のお礼ですみません。 どの方の回答もとても参考になりました。 皆さまの回答を活かして、あと１月がんばります。 ありがとうございました。