提出後、音沙汰なしのデータの保存期間

質問

• 提出後、音沙汰なしのデータの保存期間について質問があります。昨年の初め、結婚式場に出入りする印刷会社から、招待状など関連印刷物のデザイン依頼がありました。
• その作業に対する代金の請求をしたところ、式場でこのデザインが採用されなければ、すぐに支払いはできないといわれました。
• その後、なにも連絡がなかったので、データ整理の際に削除しました。ところが、つい先日になって、そのデータに修正をして至急に提出せよと連絡が来ました。

回答No.3

LimeGreen5 · ベストアンサー

こんにちは。

グラフィックデザイナーです。

物理的な置き場所に困らない「データ」は少なくとも7年置いておくことにしています。
カンタンに言えば税務署対策ですね。

フリーランスなら確定申告でご存知かと思われますが、領収書の保存期間は7年（10年）ですよね。ご自身だけではなく、元請けもそれだけの期間保存するわけです。

元請けに税務調査が入れば「何をやったのか」を確認される可能性もあります。

わたしの経験では、元請けから数年前に作成した「企画書」の再提出依頼を受けたことがあります。理由は税務調査でした。詳細な記録や成果物の保管は、できるかぎり残しておきたいところですね。無償で、というところにひっかかりがあるかもしれません。ですが、出す側としては「恩を売れる」ので別に気にしません。後で貸しを回収すれば良いのです。

過去、興味本位からCM制作会社の知人にも尋ねたことがあります。物理的な保管場所を要する業務用の完パケVTRは3年保管。廃棄する際にはクライアントに確認を入れて許可を得るそうです。

いずれにしても保身のためのバックアップです。一旦納品したものに対して対価を得て、業務としては完結しているとの主張を続けるすべきです。業界の慣例とやらを争点にしてはいけません。

他の方が書かれているような、ペンディングになった案件が復活して……というケースもありえます。

普段、別の仕事などで接点があるなら、ビジネス（対価を得るサービス）の一環として復活を受け入れるという選択肢はあるのです。会社 対 会社なら、なおさらです。ですから「継続してる」「断るなんて有り得ない」「やらざるを得ない」という表現がピッタリくるわけで。これはどんな業種でも変わりません。

でも、その時点で「受注しない」という選択肢もあります。必ず受注を続けなければいけない理由はないんですよ。「その次の仕事は無いよね」という暗黙の了解と引き換えにするだけのことです。

個人的な本音を申し上げるなら、1年半前の「旬を過ぎた提案」が、ちょっとテコ入れして使えると考えるのはどうかと思いますでしょ？結局はアレやコレやと作りなおすことになるでしょう。やり直しに近いことを受注側がやるハメになるので、わたしだったら受けないな。どうせ次もモメますし。コストがかかりすぎる。

まあ、それでも、できる限りデータは置いておく方が吉ということなんです（笑）釈然とはしないでしょうが。

＞印刷会社は「紹介者を通しておカネを払ったのだから、継続している」というのですが、そんなに長い時間をおいても、継続というのでしょうか？？

ちょっと無理筋かなぁと思います。（印刷会社の）

＞印刷業界で、こんなことは普通なのですか？

普通とは言い難いです（笑）
こういうことを言う人は業務関係の「上」にも「下」にもいますが、結局、普段世話になり続けてるかどうか（お金もらってるかどうか）で、その後の行動を決めることになります。1年半、お金の動きがなければ「支払口座」が無くなる企業だってありますから（再審査とか言われる）継続を主張するなら、根拠を提示させれば良いですよ。

ただ、ここは紹介者という方に相談するのが一番良いでしょうね。（紹介者の方に大きな借りをつくることになりますが）

お礼

ご回答ありがとうございました。

やはり、データを消してしまったことは大きな痛手でした。
先にも書いた通り、つい先週のことですから。
まさか今になって、連絡が来るとは夢にも思わず。
「この仕事はやらない」と思った気持ちが、油断を作ったのでしょう。
もう印刷会社とは縁を切りたいので、紹介者の方へは、迷惑をかけてしまいますが、一切をお願いすることにします。

LimeGreen5さんのご回答で、気持ちが落ち着きました。
ありがとうございました。