レシートの管理（中小企業の経理）

質問

レシートの管理（中小企業の経理）

小さな会社で経理をしています。
レシートの管理を前任の担当者のとおりにやっていたのですが、決算後から変えたいと思っています。

■前任担当者のやり方
・科目ごと、日付ごとにキャンパスノートに領収書を張り付け。
→年間でも数回しか動きのない科目も多々あるので、科目ごとではノートがもったいない。

■考えているやり方（２通りあります）
・キングファイルのような大きいファイルに、ルーズリーフ形式のスクラップブックをセットし、
そこにレシートを順番に貼っていく。月ごと・科目ごとにタグをつけて、管理する。
（今までと基本的に同じやり方。それがノートからファイルに変わるだけです）

・上記と同じでキングファイルに、ルーズリーフ形式のスクラップブックをセットし
科目ごとではなく日付ごとにレシートを張り付けていく。
時間の順番になっているので分かりやすいと思います。

改善点や、他に何かいい方法があったら教えていただきたいです。
皆さんの会社で上手にやっている方法なんかがあったらぜひ教えてください。

あと、社長や営業が数ヶ月前のレシートを出してくることが結構あります・・・
きつく言っているのですが、なかなか治らず・・・
それじゃせっかく日付けごとに管理しても意味ないですよね・・・
後で貼れるように、スペースを空けておくのも手なのでしょうか・・・
でもそれもなんだかばかばかしいし・・・

皆さんどのようにされているのでしょうか・・・

回答No.1

ctaka88 · ベストアンサー

まず、領収証の日付と会計処理の日付は別です。

領収証の日付ではなく、実際に会社から現金が出金された日付で会計処理を行います。そうしないと手元現金残高と帳簿残高を一致させることができません。
例えば、４月５日に営業マンが４月２日付のレシートを持ってきてその金額を支払った場合は、４月５日付で出金処理をします。
数ヶ月前のレシートでも同じように処理をします。
ただ何ヶ月も前の領収証でもそのまま受け付けていると、税務上、利益調整のための架空ではないかと疑われる可能性はあります。
２週間以内とか一定の期間を守らせるべきです。
なお、このようにして手元現金残高と帳簿残高をきちんと合わせているということをわかるようにしておくと、記帳の信頼性が高まるので税務調査も楽になります。

次に領収証ですが、これは科目ごとではなく会計処理の日付ごとにレシートを張り付けていくのが一番わかりやすい方法です。できれば会計伝票番号をレシートに記入しておけば、処理済みであることもわかるし、後から探すのも容易になります。