経理の職場

質問

経理として働き始め、数ヶ月が経つ者です。
経理として働いてる方、他にも、経理の人と接する機会が多いかたに、アドバイスを頂ければと思い質問させて頂きます。

現在、私の職場では、支払の遅延や、金庫保管のものを紛失したりと、経理というセクションとしてあるまじき、ミスが職場の中で頻発しています。

例えば、Aさん宛ての銀行からの届け物があり、BさんがきちんとAさんに郵便物をきちんと渡しているか、または、渡せていないのか・・・など、すごく単純なことなんですが、１ヶ月、２ヶ月と経つと、どういう状態だったかが、不明といった事が、ミスにつながってり状態です。

経理に携わっている方または、管理などの仕事をしているかたなど、どのようにして、ミスを減らす努力を社内、部内でしているでしょうか？ぱっと思いつくのは、印鑑などで、きちんと授受を確認できるファイルを作るなどです。

今の部内の状態を脱却したいのです。
よろしくお願いします。

回答No.2

koda110732

こんばんは。

　NO.１の方の回答より、もっと基本的なことになりますが。

　質問者様の机や書庫は、整理整頓されているでしょうか？散らかっていると、物を紛失しやすくなります。私も請求書が埋もれていて、冷やっとした経験があります。
　また、散らかっていると、物を探すのに時間が掛かかり、時間の無駄になります。作業が中断されるので、効率も悪くなります。忙しくても、整理する時間は作った方が良いと思います。

　もし、きちんと整理整頓された事務所なのでしたら、ごめんなさい‥‥

回答No.1

ceria0516

経理一筋で働いてきた者です。

なんの仕事をするにもミスはそこに『あるもの』とし、ダブルチェックをするほかに防ぐ方法はないと教えられやってきました。基本的なことですが、書類は全て担当者印と責任者印が揃わないと業務上のものとして見なされないようになっていました。なんの書類にでもすぐに印を揃えて（ダブルで）押せる様、欄を作るための『枠印』を活用していました。（ゴム印）

経理ほど責任者以下のピラミッドの構図が大切な部署はありません。その点では大丈夫でしょうか？

郵便物に関しては発送簿や到着簿をつけると事故を防げます。発送簿は主に使用した切手との絡みかと思いますが、総務部のカウンターなどに帳簿を置いておき、発送する本人が基本情報を書き込むようにしておくとそう手間はかかりません。

到着についてはＢさんがその管理されている方でしょうか？もしかしたらはっきり担当として決められている方ではないのでは？
もし担当者がいるうえで混乱する状況であるのならば、やはり帳簿でミスを防ぐしかないと思います。

質問者様の書かれている内容で一番致命的なのは支払いが遅れてしまう点ではないでしょうか。経理として機能していないに等しいかと思います。私なら夜眠れません（笑）
もし単純に郵便物（請求書）の流れの悪さからくるものであればなおさら悲しいですよね。

遅延となった理由がどこにあったのか分かりませんが、各部署から経理へ支払いにまわってきた請求書は、取りまとめてすぐに「支払管理一覧表」を作成することから始めます。支払日と金種をはっきりさせ、そこからさらに資金繰りへと繋がっていきます。（ここでも管理表の下の方に枠印を押してニつ、もしくは三つの印を揃えてました）

具体的な業務に沿って言い始めると切りがないのですが共通して

◆ミスは全て上司に報告する。（言いっぱなしでもいいです。まず言う事です。）
◆業務担当をはっきりさせる。（担当がはっきりしていない事から全体の気の緩みが生じ、紛失などが起こりがちです）
◆責任者レベルで二人、担当入れて三人でチェックする態勢を整える。（書面に印を押させる）

あと、これはかなり入り込んだ話しですが、責任感に問題のある人は経理部から去って頂いてました。手形の事故だけで会社は倒れます。

担当を決め、責任者が管理する流れを整えた上でもなお質問者様の職場の状況が続くのであれば、部内の人事見直しとなると思います。

頑張って下さいね。