給与計算について

質問

今勤めている税理士事務所では、今の業務で、会計と給与計算の仕事にあたっているのですが、給与計算の仕事の処理のペースが遅く、時間がかかりすぎだと日々怒られています。対策を考える様に言われているのですが、毎日仕事は会計で業務時間は埋まり、持ち帰ることもできないので、毎月叱られ、途方に暮れています。自分で考える様に言われているので、会社で教えてもらうこともできません。
給与計算は、出勤簿をタイムカードとしてExcelに入力。その後、確認表を一覧に作成。給与計算を入力。支給控除一覧を確認。この確認にすごく時間がかかってしまいます。そして、ミスのないよう、チェックリストも提出します。
時間がかかりすぎて、チェックする先輩に嫌な顔をされています。正直、1年も過ぎているので、改善するべきだとは思うのですが、、

どなたか、よい方法などありましたら、教えていただけると幸いです。

回答No.4

takuranke · ベストアンサー

＃２です

＞給与計算は、お客様の会社の給与計算を請け負っており、締め日が過ぎれば、ＦＡＸやメールで出勤簿が送られて来るしくみなのです。

すいません。
自社オンリーなのかと思いました。

他社のものを引き受けている場合、
回答したのは現実的では無いです。

取引先の出退勤管理がタイムカード管理で、そのタイムカードがPCに取り込むことが出来るものであれば、CSVに吐き出せるか確認してみる。

ただし、質問者様g使用している給与ソフトでCSVが取り込めるかどうかになります。
また、取り込める場合、データの並び順が重要になるので、
相手に並び順を知らせて順番変えてもらうか、質問者差が並び替える。

そして、給与ソフトにデータを取り込めば、転記間違いは防ぐことが出来ます。
（並び方が間違っていれば、エラーが返ってくるソフトもありますが、そのまま取り込んで結果がぐちゃぐちゃというのもあります）

ファックスで送ってくる会社は、タイムカード管理をしていても、PCにデータを吐き出せないかもしれないので、費用負担の発生する変更の提案は難しいと思いますので現状のままで仕方が無いと思います（それか省力化に伴う多少の受注金額の値下げを条件とする、ただこれは質問者様の一存では無理でしょう）。

お礼

ありがとうございます。
先輩方が数の多い給与の場合にそうしているのを見たことがあります。
確かにその方法だと転記ミスが防げますね。
給与ソフトから、CSVでデータを落としたことはあるのですが、取り込みについて、教えて下さり、ありがとうございました。

ていねいに補足してくださり、とても感謝いたします。

回答No.3

catpow

>>その前のタイムカードと確認表のみ、エクセルで作成しています。

なるほど、それは良くあるパターンですね。

もし質問者さんの仕事が、「エクセルにタイムカートの時刻を入力する」部分に時間が掛かりすぎているなら、それはＰＣ操作能力、あるいは、エクセル操作能力が不足しているためでしょう。
エクセルには、いろんな「便利機能」がありますので、エクセル入門や応用の本を買って、休日を何日か潰して勉強＆トレーニングする必要があると思えます。

とはいえ、タイムカードに印字される時刻表示って、見えづらいことも多く、入力ミスが発生しやすいのも事実でしょう。

以前、私が所属していた会社では、タイムカード代わりに、ＩＣカードリーダを入り口に用意して、そこで発生するデータをサーバに自動転送する仕組みを作っていました。

似たようなシステムを最近では、ノートＰＣ＋ＩＣカードリーダ（３千円くらい）を用意できれば、従業員１０名までなら、無償で使えるタイムカード集計システムのサービスもあるようです。以下は参考ＵＲＬです。

http://freeway-timerecorder.com/

こういうのを使えば、かなり質問者さんの仕事は、かなり合理化されると思います。
もしかすると、「こういうシステムがあれば、質問者さんの仕事は、主婦パートの方でカバーできるから、来月から来なくていいよ！」なんて「やぶ蛇」になるかもしれません・・・。

お礼

ありがとうございます。
ICカードリーダー、そんなものもあるのですね。。それは確かに時間短縮と、ミスが減りますね。
給与計算の苦手な私からすれば、まさに使いたいです。
けれど、これが一般的になると、お客様の方でも自分の会社で給与計算を頼まずに済んでしまうので、会社にとっては仕事が減ってしまいます。。やぶ蛇ですね、、(汗)

Excel入力もまだ時間がかかっているので、機能を勉強し、さらに時間短縮できるよう、努めてみます。
確認表も、もうすこし見やすいものに作りかえてみようかと思います。
教えて下さり、ありがとうございました。

回答No.2

takuranke

＞給与計算は、出勤簿をタイムカードとしてExcelに入力。

この部分を自動にしてもらう。
出勤簿は辞めて、打刻データーをPCに転送できるタイムカードにする。

現在使用している給与ソフトと連動が出来るタイムカードであれば、直接給与ソフトで打刻データを取り込むことが可能。

お礼

ありがとうございます。
給与ソフトと連動できるタイムカードがあるんですね。本当に便利ですね。
ミスをしないよう、プレッシャーが大きいので、確認表の処理にも時間がかかっているので、こんな機能があれば、本当に嬉しいです。

給与計算は、お客様の会社の給与計算を請け負っており、締め日が過ぎれば、ＦＡＸやメールで出勤簿が送られて来るしくみなのです。
そのため、お客様に頼むことは難しいのですが、いろんな方法を教えてくださり、ありがとうございました。

回答No.1

catpow

中小企業の場合、給与計算は、給与計算パッケージソフトを使って行います。
エクセルを使うことでも可能かもしれませんが、計算がちょっと複雑になりすぎますからね。
大企業になると、ソフトハウスにお願いして、給与計算システムをうん百万とかかけて開発するのが一般的でした。
現在は、開発するよりも、うん百万で給与パッケージを購入しているケースのほうが多いかもしれません。

ですので、質問者さんは「（普通の企業並みに）給与計算ソフトを買ってください！」と上司にお願いしてください。

お礼

ありがとうございます。
明細書のための給与の入力は、給与計算ソフトをつかっているのですが、その前のタイムカードと確認表のみ、エクセルで作成しています。それの入力に時間がかかりすぎているのだと思うのですが、アドバイス、ありがとうございます。