メールと電話の使い分けについて

質問

フリー10年目デザイナーです。
複数のクライアントとお仕事をしておりますが、そのうち1社が連絡手段が基本電話ということで困っています。

そちらとお仕事をするまで、他クライアントとの連絡はメール80%電話20%でしたので驚きました。
深夜1時～の電話も際限なく掛かってくるので（業務内容的に仕方がない面もあるのですが）、それに関しては集合住宅で作業していることもあり、深夜0時を過ぎた場合は全てメールでご対応いただくようお願いいたしました。
その他にも、こちらが外出中でメモを取れない状況にも関わらず、文字校正に関する内容を電話で伝えて来たりということもあったので、「連絡手段は出来るだけメールで、お話が必要な場合はこちらからお電話しますのでその旨記載ください」とお願いし、校正内容に関してはメールでいただけるようにはなりましたが、それに併せ数分以内に必ず電話が入ります。
こちらは仕事をいただいている側なのでと思い電話を受けておりましたが、1人1日5回以上掛けてこられると作業にも支障をきたすので困っています（同じ部署で複数人とお仕事しているので10回を越えることも多々あります）。

電話はすぐに返事がもらえるのが利点と言いますが、当方の場合クライアントからの「どうしたらよいでしょうか？」に対し方法を考えて示すということがほとんどなので、電話だとその場で考えてすぐ答えが出せることはまずないですし、いったん切ってからまたこちらがメールでお返事をということになります。
「どうしたらいいでしょうか？」の内容に電話でないと示せないニュアンスがあれば不可欠ですが、そういったことはまれです。

何とかして電話の回数を減らしていただきたく、1度お願いをしてその時は減ったのですが、最近またもとに戻ってしまいました。
ちなみに年齢は～30代の方です。
ここのお仕事はとにかくギリギリが多く、それなのに電話が多いので作業効率も悪くなってしまって、他社のお仕事にも影響してしまうのが本当に困っています。
このクライアントに電話を控えめにお願いするのはやはり無理なのでしょうか…。
何か良い方法があればお知恵をお貸し戴ければ幸いです。

回答No.1

kobalt · ベストアンサー

元Webディレクターです。
お客様によっては、電話が好きというか、疑問点を解消しながら話せるので、好む人いますね。
私は会社勤務でしたし、深夜でも「帰った後に電話がくると気まずい」くらいしか思っていませんでしたが、けっこう電話だと長くなるので、非効率というのはよくわかりますし、そういうお客様はおそらく、同じ質問を何度もしてきたりするのではないでしょうか？
メールも届いた瞬間、それについての補足などの電話がかかるんですよね。わかります。

私自身、あまり電話が好きではないのと、残らないということで、指示に関しては特に嫌でしたね。
時間があれば、その内容をメールして残すことはしていましたし、お客様に「メールでもお願いします」と言うこともありました。
たいてい、電話で話した重要な要望がかかれていなくて、また「電話で話した通り、こうしますね」などの返信が必要ですが。

電話を減らすのは難しいですが、出ないという手段はないのでしょうか？
携帯でも家の電話でも、留守電にしてしまって、仕事に集中したり、外出する時間があるべきと思います。
相手は電話が効率的なので、減らしてくれは、無理なような気がします。

毎回メモとれない、外出中、繁忙というわけでもないと思いますので、
外出中やメモがとれない時は出ない。
でても、早い段階で「メモがとれない」ことは伝える。(簡単な質問の場合は答えてあげる)
という付き合いをするしかないと思います。
場合によっては、電話でつかまらない、やりづらい、と仕事がなくなることもあるでしょうけど。
ちなみに私のそういうお客様は、こちらからかけると、なかなかつかまらないことが多かったですが。

あまり答えになっていませんが、常に出先のふりでも良いと思いますよ。
電話がきたら窓をあけて外の音が聞こえるようにして
「申し訳ありません。出先なのでメールでいただけると助かります」
と丁寧にお願いする。

頑張ってください。

お礼

丁寧なご回答ありがとうございます。

私に掛けてくるということは他のデザイナーさんにも掛けていて、皆さんは問題なく進めているのだろうなと思っていたので、共感していただけただけでもかなり気が楽になりました。

外出時は移動手段が自転車なので、基本出ないことにしています。
最初の頃うっかり信号待ちで出てしまい、「移動中なので」と言ったにもかかわらず赤字を伝え始められたことがありまして^^;

最近は居留守も使っていますが、2～3回立て続けに掛けてきて、それでも出なければやっとメールが来ます。
1回出なければメールで送って来るクライアントがほとんどの中、この方々はあくまで電話という手段にこだわるようです。
居留守が不快感を与えなければ良いなとちょっとビクビクしています^^;

人としてはとても性格の良い方ですし、私の能力も買ってくださって、大きなお仕事も回していただいているので、ちょこっと居留守も使いつつ、このまま上手くお仕事を続けて行きたいと思っています。

お礼なのにまた愚痴が長くなってしまい申し訳ありません…。
がんばります！
ありがとうございました。

回答No.3

yoruaru-q

「作業に集中するために基本は留守番電話での対応」と名刺などにも書いておき、毎日決まった時刻に留守電チェック＆コールバックをする旨の応答メッセージを入れておく方法はいかがでしょうか。

お礼

ご回答ありがとうございます。
9割のお客様は、基本メールで連絡して下さっているので、1割の方のために名刺に特別な文章を入れる気持ちにはなれません。
それに、今困っている方とはもう2年以上仕事をしており、今更新しく名刺を渡すこともないと思いますので、名刺に文章を入れたところで無意味だと思います。
せっかくご回答いただきましたのに申し訳ありません。

回答No.2

ootemon

話の長い人には、すいませんちょっとこれから打ち合わせがあるのでメールでお願いしてもよろしいですかっていうのを多用してみるしかないですかね。

お礼

ご回答ありがとうございます。
長くて困っているというよりは、1日のうち30分～1時間ごとに何回も電話が掛かってくるので、集中して作業する時間が確保出来ないというのが困っている状況です。
特に電話で打ち合わせの場合は長くお話する必要もあると思うので。
このクライアントは一度で済むことを数回に分けて電話してくるのです^^;