ソフトウェア導入の段取りについて

質問

情報システム部門に勤務しています。
社員が使用しているすべてのPCに新しくソフトウェアを導入することになったのですが、
まず何から手を付けてよいか困っています。
・スケジュール作成
・検証作業
・マニュアル作成
・全社へのアナウンス
など、色々やらなければならないと思うのですが、
どこから、どうやって始めようかでか悩んでいます。

一般的にこのような作業について、どのような段取りをするものなのか、
どのようなドキュメント類を作成するものなのか、ご教示いただけないでしょうか。

よろしくお願いします。

回答No.4

hue2011

欠けている観点が二つありますよ。

運用設計
と
移行設計

です。

まず運用設計です。
現業務にそのシステムを導入して、どのように動かし業務連動をしていくかの図面が必要です。
平常業務の流れ、異例系の処理の流れ、メンテナンス等停止に関する業務の処理を明快にしなければいけません。
また、データのバックアップ、事故発生時にそのバックアップをどう役立てるかの説明も必要です。

次に移行設計です。
業務としては全く新しいことをはじめるわけではないはずです。
システム導入前の動き流れが存在します。
導入後の動かし方、流し方があるのです。
ある一瞬で全部が切り替わるわけではないはずです。
順に、何の動きを最初に切り替え、次にこの業務を、というように計画する必要があります。
人間のやることなので間違いもあり得ますので、その場合どうするか、失ったデータ等はどう処理するかなどを考える必要があります。

それをやった上で、導入スケジュールを考える必要があります。

これらと、システムの検収は平行してやらなければなりません。

お礼

ありがとうございます。
導入するソフトウェアはセキュティ強化を目的としていて
業務そのものとは無関係なのですが、
今後の業務に使用するシステムの導入のケースとして参考にさせて頂きます。

回答No.3

washi001

No.1です。
お役に立てた様でよかったです。

追加でご質問頂いた、
「このような"段取り"はどのように学んでいくのでしょうか？
経験して学んでいくいかないのでしょうか？」
についてですが、知識だけでは無理で、やはり経験が必要です。
恐らく、今回の件も、どこかでつまづく事があるはずですが、
それをその都度乗り越えていくことで、経験が積み重ねられます。

これからもがんばってください。

お礼

ご丁寧にありがとうございます。
なんとか一歩ずつ進んでみます。

回答No.2

tachin

それなりの型というか手順はありますが、企業規模、組織体制等で、特に中小などは、その通りに行かないのが現状かと思います。
　新しくソフトをインストールとの事ですが、スケジュールやら検証とありますことから、Office製品のようなものではなく、システムという認識でよろしいのでしょうか？。

　どんな仕事でも段取りは必要であり、システム導入において、工程管理は、ユーザでも実施する必要があります。
　これから導入なようですが、スケジュール作成は必須です。それに基づいて工程管理を実施してください。
　検証作業において、システムの規模にもよりますが、総合テストを経た後、システムテストを実施。
　今回、内製ですか？ベンダ依頼ですか？。
　検証において、ベンダ依頼ならば、総合テストを元にテスト項目が網羅され、結果に問題ないかチェックした上で、受け入れの流れとなります。
　その際、テスト機あるいは検証機を用意して、自社環境で問題ないことを確認した上で、各社員のPCにインストールをします。ところが、あなた方が意図しない環境のPCもあり、導入しても動作がおかしいPCもでてきます。そのため、日頃から全PCの管理台帳を作成更新しておく事が必要でもありますし、ルール作りもしておくべきです。ただ、中小だと難しい企業もあります。

　マニュアル作成は、ユーザー側が実施する事ですが、ベンダと確認して、受け入れテスト時に、あなた方が思い描いたものかを検証しながら一緒に作り上げた方が良いケースもあります。
　インストールにおいても、業務多忙の社員の邪魔にならないようスケジュールを組むべきです。

　情シス所属との事ですが、これまでシステム導入はされたことがないのでしょうか？。
　プログラミングもインフラ構築もされたことはないのでしょうか？。
　それだと単なる窓口役でしかなく、導入においては、ベンダのいいようにされてしまいます。
　今、ユーザ側もベンダと同等の知識・経験が求められてますので、本を買うなりして勉強してください。

お礼

詳細なご回答誠にありがとうございます。
勉強にするにあたり、お薦めの書籍があればご教示いただけると幸いです。

補足

すみません。大げさに言ってしまいましたが要するに新しいアンチウィルスソフトを導入するのです。

部署でシステムの導入は行っていました。
私自身はヘルプデスクしか経験しておらず、
導入、構築、プログラミングの経験はありません。

回答No.1

washi001

一般的には下記の順序だと思います。

1)計画書作成
　ソフトウェア導入の目的を明確にする
　・何をしたいから導入するのか
　・最終的にどのようになればよいのか
　をドキュメントとして残し、承認（上司？）を得る
　（これが一番重要です）
2)検証作業
　ソフトウェアをテスト機に導入し、正しく動作するかを確認する
　このとき一緒に、マニュアル作成までやってしまうとよい。
3)導入スケジュール作成
　問題が潜んでいた場合の影響を最小とするため、まずは限られた範囲
　でソフトウェアを導入し、何日間か様子を見て、問題なさそうなら、
　徐々に範囲を広げていく方が、安全確実で手戻りが少ない
最初の部署へはこの時点でアナウンス？
4)リハーサル
　最初の部署へ、マニュアルを用いてソフトウェアを導入し、
　・計画書に記載した目的を満たしているか
　・マニュアルに問題ないか
　・動作に異常はないか
　を確認する
5)全社アナウンス
　導入スケジュールを全社に通知し、併せてマニュアルを配布
　このとき、導入に関するヘルプデスクについて記載するのがよい
6)全社PC導入
　導入スケジュールとマニュアル配布を全社に通知
7)ヘルプデスク業務
　各部門からの質問やトラブル対応を行う
8)終了

あと、どのような手段で全PCにソフトウェアが導入されたのか認する方法
を決めておく必要があります。
・導入の進捗をどのように管理するのか
・長期出張とかで誰もさわっていないPCのインストールをどうする

参考になれば幸いです。

お礼

こんなに早く、こんなに詳しい回答をいただけるとは思っていませんでした。
暗澹たる気持ちが吹き飛びました。本当にありがとうございます。

>誰もさわっていないPCのインストール

現在想定している方法ではスタンドアロンな端末には
インストール出来ないので考慮しなければならないと気づきましたありがとうございます。

補足

このような"段取り"はどのように学んでいくのでしょうか？
経験して学んでいくいかないのでしょうか？