言った言わないを防ぐために

質問

私は社長からAにBをC個送るという注文があったことを、一度も聞いていません。
注文を書く自分のノートと、みんなが見る注文のノートに記載していないし、記憶もありません。
しかし、社長からはそれを伝えたはずと説教をされました。
社長の頭では伝えたつもりになって、自分の頭の中でとまっている事柄が、多々あります。
社長は忙しいため、電話で社長が聞いた注文を、私に伝えたつもりになるんだと思います。
また、社長自身が注文のノートをしっかり見ていないときも多々あります。
何か注文を聞いていませんかと聞いて、そのときは聞いてないと言われても、あとで伝えたと言われたら私の責任になってしまいます。（そういうところがある社長です）
今後社長が伝えたつもりにならないようどうしていけばいいか、アドバイスお願いします。

回答No.4

lions-123 · ベストアンサー

言った言わないを防ぐために

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ビジネスの世界では「報告・連絡・相談⇒ホウレンソウ（報連相）と略される」が、うっかり・ポカミス・思い込みを防止する上で重要とされています。

少し補足しますと＜順不同＞

伝える方の留意事項
◇視聴覚で伝達。
◇実物・実演の利用。
◇アクセントをつけ、要点は強弱や太字や繰り返しとか纏めでメリハリ・ポイントを強調する。
◇復唱させる。
◇理解納得の度合いを質問・応酬話法で確認する。
◇係数や客観的データーを中心に、箇所書き。ニュアンスや以心伝心や腹に秘めてはダメ。

聞く方の留意事項
◇集中・傾聴・リラックス。
◇結論・要点・指示依頼内容は、必ず打診・確認する。
◇疑問点は、その場で質問し、誤解や勘違いや漏れを防ぐ。
◇早とちり、思い込み、理解不足、結論や指示依頼内容の確認不足を防ぐ為に、纏めと念押しの相互チェック。
◇記録・再生・再確認が出来るように、ノート・録音・レジメへのマーキング。

お礼

皆さんご丁寧にありがとうございました。
大変参考になりました。
アドバイス通り頑張ります。

回答No.6

noname#155097

私の責任でよろしいんじゃないですか。
その都度、申し訳ありませんでしたで。

きっちりやりすぎると社長の責任だけを明らかにすることになりますし。

とりあえず、質問者さんは言われたことはその場でメモに取っている。
という態度だけを明らかにするだけでいいと思います。

そうすれば、さっきはつい叱っちゃったけど、
あいつは普段からちゃんとやってるからなぁ。実は俺の言い忘れかも。。
なんてことがでてくるかもしれません。
そういうことが一回でもあれば、社長の考え方も変わってきます。

ミスのないようにするにはどうすればいいか。
社長さんの口から相談されれば、その時は、いろいろ
提案してあげたらいいじゃないですか。

回答No.5

htoda1

電話での約束、口頭での約束はメモをとらないと忘れてしまいます。
私の場合は、ホワイトボードに月曜～金曜の枠を作り、エクセルで作ったメモ(発送日、送り先、品物を書く欄)を週の初めに貼る。約束をする人にメモを渡しておく。

回答No.3

noname#196055

こんにちは☆

伝えたつもりなのに、行っていなかったら会社として問題になっちゃいますよね。
困るのは社長も一緒だと思います。

なので、お客様のために再確認判子を押してもらうルールを設けるのはいかがでしょうか？
会社の規模や社長との距離感等も関係してくると思うのですが
直接社長から指示があり、確認がとれるお立場であるならば
みなさんのおっしゃるようにノートを用意したり、
もしくはエクセル等で確認用のページを作成して印刷し、
そこに判子を押してもらうようにすればいいのではないでしょうか？

「判子をもらっていないので」と指示された側も主張することができると思いますし。

あくまでも、お客様のため、会社のためとしてルールづくりを提案してみてはいかがでしょうか？
言いづらいかもしれませんが・・・(>_<)

ご参考いただけましたら幸いです。

回答No.2

LHS07

社長のことでみんな迷惑をしているのですね。
でも社長は社会的にも、社員にも全責任があるのですからこのことも認識する必要はあります。

以下の事は毎日しっかりやっているでしょうがとりあえず。
言われたことはしっかりメモするだけです。
Ｂ5のノートを購入し
左から日付　伝言者名　伝言内容　納期　伝言済　出荷済
の順に書くような線を引いておけばいいです。

ここからが本題です。
自衛策を考える必要があります。
みんなで話し合って社長も含めて、会議をもちましょう。
朝礼のときあるいは帰る前に、社長からの伝言を確認すればいいです。
あなたが率先して１日一回必ず伝言を確認して確認したものは赤でチェックを入れましょう。
以上

回答No.1

bardfish

証拠を残すしかないでしょう。

紙に書いたメモ、或いは注文伝票を必ず書いてもらう。
伝票を書いたら受け取った人のサインかはんこを必ず入れる。

伝票にない注文は受け付けないなどルールを作り守ってもらうよう徹底するしかありません。
個人のノートでは情報共有という点では不十分ですので社内にあった手順を確立してください。
台帳を作るというのもアリです。