宴会の予約は何日前？

質問

今回、大学で飲み会の幹事をやることになったんですが８０人ぐらいで飲み会をするとしたら何日前ぐらいに予約をするのがお店にとっていいですか？それと、予約の変更などは何日前が一般的ですか。一度もこういうことをやったことがないので、幹事を何度もされた方や居酒屋を経営していらっしゃる方でわかる方教えていただけないでしょうか。また、交渉の仕方などもわかりません

回答No.1

simox · ベストアンサー

時期や曜日、時間によりますが、
まず大まかな人数(８０人なら８０人でいいです)を決めて、宴会場の空きを照会します。
空いていれば２日とか３日前でもいいんですが、８０人が入れる宴会場を持っている店となると限られますので、
一週間から１０日くらいは余裕を見て問い合わせるとよいでしょう。
その時に、予算にしたがってメニュー(料理はいくらのコースか、飲み放題にするのか等々)を決めます。
最終的な人数確定は前日までとか当日何時までとかになります。
人数が流動する可能性がある旨を伝えて、いつまでなら変更可能かということを確認しておきましょう。
ちなみに、８０人が７０人ならいいですが、
８０人のはずが１５人とかになるのはご法度ですね(笑)
増える方の変更がありうるのなら、何人くらいまで入れる宴会場なのか確認しておく必要があります。
８０人ぎりぎりのスペースしかないところに１００人入ると大変なことになります。

予約の取消しは、これはもう、できるだけ早くしてもらった方が店的にはありがたいです。
場合によっては内金を入れさせられて、キャンセルは３日前までとか指定される場合もあります。

当日どうしても人数がぶれる場合がありますが、この場合は後になって割り勘をする時にまぶすなり、欠席者から取るなり、
という処理にして、幹事がかぶらずに済むようにしておくのがよろしいでしょう。

そんなところでしょうか。ご参考になれば。

お礼

ありがとうございました。人数が増えるのは店側にとって迷惑なんですね。なるべく早くに予約をとりたいと思います。なんせ８０人ですから。がんばります。

回答No.2

mogmogtae

【何日前に予約するか】
80人という大人数なので、早ければ早いほどいいのではないでしょうか。
それくらいのキャパの店を探すのも大変でしょう。見つかったら、とにかく場所を押さえてしまう方がいいでしょう。
【予約の変更は】
これはお店に確認した方が良いでしょう。数人程度なら極端な話、当日の午前中までいいよ、というところもあるでしょうが、何せ８０人ですので、お店と相談してください。
【その他】
学生さんの飲み会がどういうものかよくわからないのですが、アルコールを飲むなら飲み放題を付けた方がいいでしょう。
その上で「各種税込みで一人頭○○○○円でやってほしい」と申し入れるのがイイかもしれません。
外税だと会計の時に思わぬ金額になり足が出てしまう可能性があります。

【まとめ】
いずれにしても、まず８０人収容可能な店を押さえる、
そしてお店とよく相談する、と言うことが肝要かと。

お礼

一人当たりの金額で税込みまでは考えていませんでした。交渉の際税込みでやってみようと思います。そして、今のところ１００人ぐらい入るお店を何軒か見当はついています。何とかやってみます。大人数の幹事は大変です。ありがとうございました。