社内外不良が発生した際の管理方法に困ってます。

質問

社内外不良に対する管理をどのように行ってますか？

私は品質管理部(製造業)で働いています。うちの会社での社内外不良に対する対応として、それぞれ専用の帳票を用いて、(1)発生情報の記入、(2)原因調査、(3)対策案&フォローアップ方法の立案(それぞれの期限も書く)、(4)品管&工場長による対策案&フォロー案の評価、(5)(期限が来る前に)フォローアップ結果の報告。が行われますが、

１．原因調査で真の原因が調査されない
２．対策&フォロー期限内に結果が報告されない
　　対策案を書いた後、各現場が自部署で対応すべき不具合を忘れていることもある
３．帳票が各現場を行き来する間に紛失する
　　また、対策が面倒な不具合の場合、自部署で帳票を持ったまま放置する場合もある。

など、問題が山積みです。
同じような状況を解決させた方がいましたら、どのような方法があるのか教えていただけないでしょうか。

よろしくお願いいたします。

回答No.2

miu_chan

ISO認証をうけ、外部機関の定期的な監査、また社員による内部監査を
おこなうとよいと思います。

１．第三者のチェックがあると、かなり良くなると思います。
真の原因を隠せば、また同じミスが出てくるわけですから。

２．期日が守られていないのは、
期日に対する警鐘を鳴らす人が居ないから。
報告期日などのチェックをして、未完了の件をチェックする日を
月に１～２度制定すればよいと思います。
また、外部監査・内部監査すれば、第三者の目から確認できます。

３．書類の紛失
これは管理云々と言うより社会人としてどうなのかなというレベルの話です。
不良品や苦情の調査依頼書は、私の勤め先では、決まった書式があり、
関係部署で回覧していくスタイルです。簡単に書くと、
クレームを受けた部署が記入→その製品の製造工場が受け取り、
原因究明・改善策→最初の部署へ戻す。
これを１枚の「本紙」で行い、それを社内便などで回していきます。
次の場所へ発送するときに必ずコピーを取って控えておき
「報告書待ち」の棚に入れておき、工場から改善策が来たらセットにしてファイリング。
なので、この棚に残っている＝工場報告未完了の書類、となります。

ご質問の初めの方に書かれている正規ステップはよいと思いますが、
一つのクレームに対して書類が多いよりは、
１～２枚の書類に集約した方がよいのではないかと思います。
(1)と、(2)(3)(4)(5)の計２枚ではいかがでしょうか。

お礼

miu_chan様、回答ありがとうございました。

１．第三者チェック
やはりそれが良いですね。現在なぜなぜ手法の取入れを検討していますが、手法変更でいきなり真の原因にたどり着くのは難しいと思いますし、第三者(品管・工場長)のチェック(アドバイス)は必要と思います。
ちなみに御社では、第三者チェックで調査不十分と判断されたときに、追加調査結果は、どのように記入されていますでしょうか。うちの会社の場合は、追加記入事項が出てくると帳票の記入欄に書ききれず、とても醜くなってしまいます。

２．期日に対する警鐘、チェック日
これらは実行しているつもり(月1回の品質管理委員会で報告)ですが、効果が薄いです。また、エクセル管理台帳により自部署名でソートを書ければ、未実施不具合がわかるようになっていますが、見ないみたいです。
このレベルの問題の場合、管理「システム」ではどうしようもないと感じるのですが、品管としてやるべきことはあるのでしょうか。。。

３．紛失について
帳票枚数について、私の言葉足らずですが、「それぞれ専用」はクレーム用と社内不具合用で、おのおの1枚の帳票となっています。
「他部署発送の際にコピーする」は発送元部署が行っているのでしょうか？とすればうらやましい現場です。うちの会社では頼んでもやってくれないでしょう。
品管では不具合発生時の帳票コピーは取っていますが、帳票がどこで停滞しているかが不明の場合、それも無意味となっています。