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新卒社会人1年目が電話対応上達するための努力とコツとは？
- 病院医事課へ新卒採用で入社した妹が、電話対応に苦戦しています。初めての社会人経験であり、電話に出ることが怖いと言っています。
- 新人であることから、最初から完璧にできることはなく、経験を積むしかありません。まずは取引先一覧をコピーし、各取引先が扱う業者や該当部署について覚えましょう。
- また、病院の診療時間や受付時間、診療担当のスケジュールを把握することも重要です。これらの情報を把握することで、電話の取次ぎ対応がスムーズになります。経験者のアドバイスや勉強も積極的に取り入れることをおすすめします。
- gizar555
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- ビジネスマナー・ビジネス文書
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質問者が選んだベストアンサー
こんにちは 細かい対応は慣れてからで十分です。 そこは、追々覚えていくと思います。 大切なのは、対応の丁寧さ、言葉の丁寧さです。 基本的なことが出来れば相手が不快に思うことは少ないのです。 新人さんが入ったときに大体クレームが来るのが 怒っているみたい、何言ってるか判らい、言葉遣いがなってない 等が多いです。 他の人が電話に出ているときにどのような対応言葉遣いを しているのか？きちんと見聞きしていくことです。 女性でしたら、声は少し高めに明るくはきはきと程よくゆっくりめ喋る 早口は聞き取りにくいです。 お得意様でなくても、「お世話になっております」は 必要ですよね？ 誰宛の電話か？ 相手の社名、名前、念のため連絡先（これは会社の人が判っていれば聞かなくても） こちら読んでもらうといいでしょう。 https://www.staffservice.co.jp/cheer/jobs/telephone.html https://abc-by.com/office-telephone-manner/
その他の回答 (4)
- habataki6
- ベストアンサー率12% (1182/9781)
自分が電話の時には電話対応は従業員からでしたよ、誰といわれても 知らない人ばかりなので、メモだけとり伝えていました、面白いのが 女性特有のお休みで、想像してもらえば良いです。 ＜患者さんが診て欲しいけど？みたいな電話が大半だと思うので 患者の立場で電話するのは、薬のお話しとか、今の時間対応してもら えるとか、予約したいけどいつなら大丈夫ですかです。
- kon555
- ベストアンサー率51% (1842/3559)
電話対応初心者のコツは「覚える」を出来だけ少なくすることです。たたでさえ慣れない電話応対で頭がいっぱいになるのに、正しく記憶したり、正しく思い出したり、というのは非常に思考力に負荷がかかります。 貴方自身が書かれているように『取引先一覧を見せてもらってコピーできればコピーして、その取引先が何を扱う業者なのか？書き込んで、どの部署へ繋げばいいか書き込む』というように、出来る限り外部資料を作成するのがそうした思考負荷を減らし、精神的ストレスを低減するのに一番効果的です。 またそうした資料以外にも、電話応対で押さえておくべき項目をあらかじめフォーマット化して作成しておくのも便利です。 例えば、最も基本的な『相手の名前』『相手の電話番号』『要件』『担当不在時の対応(こちらから折り返す、またかけてくる、電話があった事だけ伝える・・・など)』の4要素を書く欄を作った手のひらサイズのメモが手元にあるだけで「このメモの項目が抜けていなければ最低限OK」という安心材料になります。 市販の物もありますが、会社によって最低限の項目というのは違いますから、裏紙などで自作するのがおすすめです。 私自身の経験としてもそうですが、私の会社の総務にも昨年4月に高卒の新人さんが来ましたが、このメモ作戦は効果的だったようですので、ある程度汎用的に使えると思っています。
- rikimatu
- ベストアンサー率19% (629/3297)
電話対応が嫌で電話に出るのが怖い、これは数をこなすしかないです。 最初ですから電話に出て対応できない場合は先輩に変わってもらって対処してもらい対処を覚えて行きましょうとしか言えません。
- hiro_1116
- ベストアンサー率30% (2556/8268)
＞たぶん電話かかってくるんは、取引先業者が納品関係で担当へつないで下さい的な電話と、患者さんが診て欲しいけど？みたいな電話が大半だと思うので、 ここが部外者の想像になっているので、お勤め先の先輩に聞いて、それぞれ何を見て（覚えて）対応すればよいのか教えてもらうのがよいでしょう。
