大人数の飲み会の料金徴収係の注意点

質問

40人くらいが参加する飲み会で、受付にて会費の徴収係をします。
当日、お店の入り口で参加受付をし、料金を徴収し、名札を渡す手はずです。
参加受付、会費徴収、名札渡し、それぞれに係がおり、計３名で対応します。

やったことがないので、注意点等を教えて頂けないでしょうか。

私が拝命した料金徴収係の任務としては、

１．全員から漏れなく参加費を徴収すること
２．誰から徴収したか、チェックを誤らないこと
３．会費の受け渡しを円滑にすすめること
４．お金の誤差を出さないこと

が最低限のことかと思います。

これらのことを遂行するために以下のことを考えています。

１、２に関して
参加受付係と参加者名簿（作成するそうです）を共有し、出席と会費徴収のチェック項目を設ける。
会費を徴収した時点で、「〇〇さん会費OKです」と声をかけ、名簿にチェックを入れてもらう。

３に関して
会費が4,500円のため、事前にお釣り不要となるような会費の準備を全員に依頼する。
当日は、500円玉を20枚、1,000円札を20枚（合計３万円分）ほどを自費で両替して用意しておく。

４に関して
出席者から受け取ったお金を入れる袋、自費のおつりの袋を別々で用意し、分けて管理する。
自費からお釣りで出した分は、あとで会費から補充する。
自費のお釣り袋の合計が３万円になるように補充すれば、ジャストになるはず。

以上です。

お金を入れる袋は、100均でジップ式のビニール袋のようなものを買おうかなと思っています。（これは自腹ですが、まあ、いいかなと）

ただ、何分はじめてなもので、自分で見落としている点やもっと用意しておけば便利なモノ等、教えて頂けると有り難いです。
又は、問題なければ問題ないと思う等のコメントをいただけると有り難いです。
よろしくお願いいたします。

回答No.6

tsubu-yuki

ちょっと長めですがお付き合いください。

本名を知っている、という前提で、
比率により少し変わるでしょうが、
例えば
　・窓口１（頭文字　あ～そ）
　・窓口２（頭文字　た～ほ）
　・窓口３（頭文字　ま～わ）
に分け（且つ間隔をそれなりにとって）設置しておくと
少しだけスムースに事が運ぶかもしれません。
名簿の整理（五十音順にひらがなで作る）をしっかりするのと
名札をきっちり（五十音順に）並べておくのと、
お客から見える高さに看板を掲げておくのが大事です。
名簿は、難読名字さんがいるとまずいので、ひらがながベストです。
くれぐれも、受付３人がかりでお客一人の名前を探す・・
なんてことにならないようにお気を付けくださいませ。

大袈裟な！　と思われるかもしれませんが、
全員分の「領収証」を用意しておくのも手ですよ。
で、お客自身と受付担当の目で名前を確認しつつ、
現金と引き換えに領収証を渡す、お客から見ると受け取る、
というルールを徹底しておけば、最後に残った領収証の分は
会費を徴収できていないという事ですから、分かり易いのでは？

ちょっとカッコつけて
「釣りの５００円は要らんよ」
なんて言いたがる人もいるかもしれませんので、
その対策も念のため受付３人で話し合っておきましょうね。

現金の管理は袋より箱の方がやりやすいです。
袋は奥に入った硬貨を取り出しにくいのが難点です。
オススメは、箱に仕切り板を工作すること。
出来れば５０００円札・１０００円札・５００円硬貨・１００円硬貨の
４部屋に分けておくと、授受が楽です。
最低限、硬貨と紙幣は分けておきたいですね。
１万円札は釣りで出ていくことが無いので袋で良いかもしれません。
さすがに１０円玉とかで支払いに来る方は・・居ないと信じましょう。
２０００円札もレアなので、袋で良さそうです。

あとは、気合と笑顔で乗り切りましょう(笑)。
ご武運を。

回答No.5

chiychiy

こんにちは

2番目ですが、名前とチェックだけでは
間違える可能性がないとも言い切れません。

名札は個人のフルネームが記載されたものでしょうか？
もし、そうであれば、あいうえお順でもいいですから
番号を振っておいて、その番号と名簿と名札を紐づけしておいた方が
間違いが少なくて済みます。

後は、お会計の時です。
これはお店でのやり取りを見ていれば判ると思いますが
相手がお釣りのある金額を出した時に
5000円なのか10000円なのか必ず周囲にいる人に
声をかけてお釣りを渡すことです。

〇〇さん5000円お預かりしました。
500円のお返しです。

これって単純なようで、もし目視だけで
行って5000円と10000円のお釣りを間違えると
相手のも失礼ですし、あなた方も損をすることになりかねません。
後で、お釣り足りなかったよ。何て言わせないためでもあります。

お金は、見える袋でもいいですが
出来れば現金は人の目に触れないように持っていることです。

これはあってもなくてもですが、
お釣りだった人は判るように何か目印を付けておいた方が
いいかもしれません。

最終的には、混ざってしまうかもしれませんが
基本的にお釣りを出すお金と、いただいたお金は
分けておいておいた方が間違いは少ないです。

回答No.4

wptlwpdk0413

名札を渡す前にちゃんと名前と会費をもらうことが大切ですね。

40人なので必ず混雑すると思いますが、落ち着いて対応すると大丈夫だと思います。

お礼

有り難うございます。
そうですね、必ず会費確認してから名札を渡そうと思います。
落ち着いてやります。

回答No.3

yaasan

規模が４０人にもなるなら、受付は必ず混雑します。その上に係の３人が全員の名前と顔を知らなければ、必ず混乱し何らかのミスが出ると想定していなければならないと思います。

一人を会場に通すフローチャートはこれがいいと思います。

来場
→受付にて受付係が名前を確認
→名簿(受付用)にチェックを入れ、名札係に名前を伝える
→名札係は名札を探す。受付係は徴収係に来場者を渡す
→徴収係は会費を徴収。名札係は見つけた名札を徴収係に渡す
→徴収係からお釣りと名札を来場者へ渡す。その後、名簿(徴収用)にチェックを入れる

名前と顔が一致するならある程度流れ作業で、そうでないならなるべく一人づつこなすようにすれば、ミスの可能性が減り、かつミスの起きた場合に対処しやすくなるかと思います。

回答No.2

okvaio

全体には、特に問題はないと思いますが、あえて言いますと、

＞当日、お店の入り口で参加受付をし、料金を徴収
どういった方が参加されるか不明ですが、例えば、同じ会社でしたら
事前に集金しておくことがベターかと思います。（自社の場合）
参加率も上がるかもしれません。

＞参加受付、会費徴収、名札渡し、それぞれに係がおり、計３名で対応
会費徴収係は、集計者と言うことでしょうか？
ネックは集計ですよね。誰を当てるかですが、会社の経理事務などの
なれた人が宜しいかと思います。

お礼

有り難うございます。
残念ながら趣味のサークルの集まりなので、事前徴収は出来ません。
集計は私の役割ですが、正直会計事務はやったことがなく不安ですね。
人数×お金の計算と合うかどうかだけではダメなのでしょうか。

回答No.1

maiko0333

4500円なら40人ほぼ全てが5000円か1万円で支払うでしょう。
500円玉は人数分、5000円札も必要でしょう。
事前に「お釣りのないように」という依頼も有効ですね。

お礼

有り難うございます。
事前にお釣りないようお願いはするつもりです。
しかし、確かに全員がお釣り必要でも対応出来る準備は必要ですね。