天災による領収証の紛失

質問

町内会の会計監査を引き受けたのですが、前年度の会計のことで困っています。

　前年度の会計監査の承認が得られず、町内会の総会が成立しませんでした（所用のため総会には出席していないので、詳細は分かりません）。原因は会計に不明瞭な点があるからということでした。私が監査しましたが、残高証明書と作成されていた資料の帳尻はあっていたので、一応、サインをして印鑑は押しました。会計監査を依頼されたのが、総会の3日ほど前だったので（元の会計監査の方が病気のため監査できなかった）、時間的に無理でしたので、領収証等のチェックは会長を信頼して省略させていただきました。

　以前の経緯をよく把握していなかったのですが、反会長派の方から指摘を受けたので、町内会長にうかがったところ、水害で領収証を含めた会計資料を紛失してしまい、正確な会計資料を作成するのは困難とのことです。このように天災で十全な会計資料を作成できない場合、どのような会計処理をすればよいのでしょうか？まったくこのような経験がなく、ネットで検索しても参考になる資料が見つからず困り果てています。

　6月ぐらいに再度、臨時総会が開かれて、会計に関しても再度、承認を得ることになりますので、それまでにできる限りの資料を作成するように促したいと思っています。もちろん、会計監査として、会長の側に不正があれば、それは公平な立場から指摘させていただくつもりです。

　補足ですが、この町内会は少し体制に問題があり、会長が会計を兼ねています。反会長派も会計に関してうるさく言う割には、自分たちが会計を引き受けます、とは言わないようです。

　なお、水害に遭ったのは事実として、ご相談に乗っていただければと思います。どうぞよろしくお願いいたします。

回答No.2

hue2011 · ベストアンサー

監査の立場ではどうにもなりません。

記帳側の役なのであれば、紛失領収証類は、「みなし経費」という扱いをすることになります。

天災や予測不能の事態により証憑が失われたのですから、こうであったはずだという仮の伝票を起こすのです。

そしてその伝票が、失われた証憑を補遺できるかどうかの検証を全員が行い、認めて良ければ印を押します。まずいと思うならその理由書を添付し、認印は押しません。

まずい理由は、その金額でなかった明瞭な根拠があっていうはずですから、それを検討し、みなし伝票自体を作り直し、また検証にかけます。

今度は、最初OKを出した人間が違うと言い出す可能性もありますが、とりあえずそういうことを繰り返し、全員が認めて良いという金額セットにしたら、その伝票を、事実を埋めるものと「みなす」ということになります。

もちろん、誰かがごまかしたとかそういう憶測でものを言うことは許しません。明瞭に根拠の示せる反論を添付できなければ、その不認証は認めません。

目的は帳簿を参加者全員が認証できることですから、会長派も反会長派もあり得ません。確定しなければ次の予算もうまく回せませんし、全員の不利益につながります。

たいがいこのやりかたで収束できます。不慮の災害の場合は、オリジナルがなければだめだと言い張っても仕方がありません。

ただ、これをするのは帳簿の責任者であって、監査側ではありません。監査は帳尻があったと言う段階からトータルに判断する役割なので、数字を変えたりする権限は持ちません。

お礼

詳しいご説明をありがとうございました。
お礼が遅くなり申し訳ありません。

ご教示いただいた手順で改めて会計のやり直しを求めていきます。

回答No.3

drum_KT

これが、お商売の税務申告のための会計資料なら、領収書を紛失しましたでは普通は済まされない（経費が認められず多額の税金を納めざるを得なくなる）ので、様々な手を尽くす必要があります。町内会の会計の場合、そこまでの深刻度はないかとは思いますが、これに準じてできる限りの手を尽くしてみるしかないのではないでしょうか。

まず、水害による領収書紛失の事実を客観的に証明できるか？　町内会長は罹災証明書を取得していますか？　あるいは、そこまでしなくても、町内会の方々はその点について納得されていますか？　同じ町内なのですから、会長宅だけ水害にあってお隣はなんともないということはないと思いますので、おそらくここはクリアできるのではないかと思いますが。

あとは、まず、銀行口座の通帳の入出金記録が基本資料になるはずです。紛失しているなら再発行。再発行した通帳に明細の記録がない（再発行時の残高の記録しかない）場合は、取引明細書を銀行に発行してもらうことができます（有料）。これで、口座引き落とし、または、振込で処理した支払いについては、客観的に証明可能です。

あとは、現金で引き出して支払った経費がどれだけあるか。領収書に変わる書類が何か残っていないか（請求書、納品書など）。もし、支払先が少なければ、相手に事情を話して領収書の再発行または支払金額を証明する別の書類を発行してもらえないか。

ここまでやって、それでも証明書類が揃わない支払いについては、前々年度の同項目の費用と比較して妥当性を判断するくらいしかないかと思います。

お礼

ご教示いただいてありがとうございました。お礼が遅くなり申し訳ありません。

「罹災証明書」は取得していないとのことでした。
調べたところ、残念ながら罹災証明書を取得できる期限が過ぎているようです。この点に関しては会長にも落ち度がありますので、責任は問わざるを得ないようです。

回答No.1

tamiemon96

会計の規模や、領収書の枚数がどのくらいかにもよると思いますが。

私なら、次のようにすると思います。
(1)自然災害により紛失した資料があることを監査報告書に記載する。
(2)収支計算書を、3列書で作成する。
　１：前年実績
　２：本年決算
　３：本年決算のうち資料が紛失している金額

これにより、
(1)資料の紛失については、自然災害に起因し「やむをえない事情があった」こと
(2)前年度と比較し、決算額に特に問題は認められないこと
が伝われば、承認が得られると思います。

町内会ということですから、みなさんが被災者でしょう。
１００％の承認が得られなくとも、必要な承認数があればOKでしょう。
お互いの状況も理解できると思いますが。

お礼

詳しいご説明をありがとうございました。たいへん参考になりました。
収支計算書の3列書を作成するよう、町内会長にお伝えしようと思います。