席にいない人に関する電話応対について

質問

職場の電話で「○○さんをお願いします」と言われ○○さんが席にいなかったとき「席を外しています」と言うか「外出中です」「会議中です」などの対応を咄嗟に的確にしにくい場合って、ありませんか？
「『席を外しています』は数分で戻ってくる時で、戻りが遅いときは『外出中です』などを的確に使い分ける」という原則は分かっています。そのこと自体の質問ではありません。○○さんが席に着いていないのだけは見て分かるが、それが単に席を外しているだけなのか、それとも会議や外出なのか、自分から見ても判別が咄嗟に付かない場合はどうするのが上手いやり方なのかということです。ホワイトボードや行動予定表に「会議」などと書いてあってそれをすぐ確認できれば勿論問題ないのですが、ホワイトボードが遠くにあったり、そもそもホワイトボード等を付ける慣習のない職場だったりしたら、どうすれば良いのでしょうか。

回答No.3

key00001 · ベストアンサー

そもそも、なぜ「的確に使い分ける」必要があるか？を考えれば、さほど難しい話しでは無いですよ。

不在理由などを相手に正確に伝えることにより、相手にその後の処置，判断を、的確に行って貰う必要があるからです。
出張，外出，会議，来客などは不在理由の説明であり、相手も状況を察知しやすく、判断が得やすいワケです。

尚、相手の判断とは、「じゃあ良いです」から「大至急、連絡を取りたい」まで、色々あります。

一方で社内に居て着席していない場合が、「席を外しています」になりますが、社内に居ることに確信が持てなければ「席を外している様ですが」程度で、お茶を濁しておけば良いです。

但し、その場合は「どう言ったご用件でしょうか？」「お急ぎでしょうか？」などを確認して、相手だけにその後の判断を委ねるのではなく、自分も判断に加われば良いのですよ。

> ホワイトボードが遠くにあったり、

「少々お待ち下さい」と言って保留にし、ホワイトボードを確認したり、他の人に聞いて、返事すれば良いです。
その程度の手間を惜しんで、正確な情報を伝えない姿勢が問題です。

> そもそもホワイトボード等を付ける慣習のない職場だったりしたら、

社員の所在が判らない様な会社は「論外」で、取引先の信頼も失います。

担当者の携帯に直接連絡を原則化しているとか、「不在≒営業で外回り」で、「外出」と言っとけば、まず間違い無い様な状況なら別ですが。

直ちにホワイトボードを導入するなど、所在確認をする術を講じるべきであり、電話対応上の問題ではありません。

お礼

少し時間を取って、確認を丁寧にするようにしてみます。

回答No.6

hue2011

「いま席をはずしておりますが」でしょう。
会議か外出かなんて関係ありません。電話に出られる状態にないのです。

席をはずしておりますが、折り返しご連絡差し上げます、だけでよいはずです。

社内で現在状況を明確にしようというような話し合いはやっていいでしょうが、社内だけの話です。

余計な細工や化粧をすると会社自体のイメージにかかわります。
あっさりとやってください。

お礼

「席を外しています」と、確信もないのに下手に言うと、相手によっては凄く突っかかってくるんですよね。「席を外しているだけなのか、外出しているのか、はっきりしろ。社内にいるのかいないのか」と。

回答No.5

noname#237141

的確に回答するのであれば
少々時間を頂戴してホワイトボードを確認するか、
周りの人に聞いてその人の所在を確認して
お答えするのがこの場合「的確」っていうんです。

即答しようとするから、何も確認せずに
的確に答えるのはどうしたらよいか？
なんてトンチンカンな質問になるんですよ。

お礼

ありがとうございました。

回答No.4

mac1963

まず席を外している旨伝え至急なのか後ほどなのか後日でも良いのか聞く
その後担当者の所在を確認して外出や会議ですぐに連絡がつかない場合で用件が急ぎの場合その旨相手に伝える
至急の用件の場合上司等に指示を仰ぐ

お礼

ありがとうございました。

回答No.2

noname#195576

＞どうするのが

かけた側も、電話のチャンスは今だけで、今すぐ会話できないなら
休み・離席中・外出中が重要でないケースもあります。
また、当人がいなくても所属部署の誰かが応対できればよい場合もあります。

＞そもそもホワイトボード等を付ける慣習のない職場

近くでもない者が状況把握できない環境であなたが全部かぶる必要はありません。
まんま「姿が見えません」だけ答えるとか、
「こちらからはすぐには状況をつかめないので部署内の他の者に代わります」と告げて
よりよい対応できる部署・人にまわしてしまえばよろしいかと。

どうしても連絡とって欲しい、などと言われたら改めて手をつくせば。

お礼

ありがとうございます。電話してきた方のご意向を、丁寧に聞くようにしてみます。

回答No.1

rokometto

はいどうぞ。
http://student.mynavi.jp/freshers/manner/manner/vol05_index.html
ネットや書籍でもすぐ調べられますよ。

お礼

・・・このページに載ってるのは、外出中なのかどうか、見てすぐ分かる場合の話ばかりではないですか？