議事録作成の時間

質問

議事録作成のものすごく時間がかかります。
作成方法がまずいのか、会議中の参加方法がまずいのか、そもそもの能力の問題なのか、
何でも良いのでアドバイス頂けますと幸いです。

作成時間は、６時間の会議のもので、大体６時間くらいかかってます。（それ以上かも）
会議中は、ホワイトボードに書記をしているので、
ノートにメモをとる時間がなく、ICレコーダーで録音しています。
そのため、会議終了後に録音を聞きながら、PCに起こしてます。
図や表がいくつも入ったりするので、その作成に時間がかかっていることも考えられます。
また、私自身、文章力、読解力がないことも要因だと思っています。

ご意見宜しくお願いします。

回答No.1

hue2011

議事進行がまずいのです。

議事録を作る以上、ブレインストーミングではないでしょう。
だったら、どこからどういう流れが來るか話が飛びまくるか想像もつかないということはないはず。

議事のレジュメをまず作りますよね普通。
このレジュメって、単に計画と考えたら運用に生かせませんよ。
これは、議事テンプレートなんです。

もっと突っ込んだ形で明確なテンプレートにすることから始めましょう。

１、方針確認
２、企画書説明
３、質疑応答

なんていうレジュメでは粗すぎます。

１、方針確認
　　　販売先の明確化
　　　商品スパンの設定
　　　予算枠の確認
　　　実行組織の枠づけ
　　　異例発生時のルール

というように、明確にテーマ化をするのです。
企画書なんて、サプライズ発表なんてやりませんよね。だったら事前に見せてもらえばいいのです。
そしたら、企画書説明のポイントリストも作れます。

会議がはじまります。
最初に当初のレジュメを印刷配布し、これでやっていいか訊きます。
まずい点があったり、観点が不足していないか、余計な視点がないか。
いろいろ指摘があるのはかまいません。そして、これでいこう、という方向性が合意されます。

さあここからが段取りです。
本当はホワイトボードが2枚あるといいんですけど、1枚しかない場合で説明します。
ホワイトボードを3段に使うと考えて、全体の1/4の場所、3/4の場所に縦に線を引いてください。
呼び名を付けます。一番左の欄がインデックス欄、右の欄がリザルト欄、真ん中が議事欄、と呼びましょう。

調整したレジュメを、インデックス欄にきっちり書いてリストにします。
これが議事テンプレートです。

テンプレートに従って議事をすすめます。
あなたが議長でなくても、テンプレートをオーサライズしたら議長はこれに従ってくれます。

1行目から読み上げて、これを議論します、と宣言します。
議論してください。そのとき、議事欄にいろいろ書くのは自由です。

1行の議事予定が終わったら、確認の復唱というかモデライズ報告を述べてください。
何と何が決まって、何が要検討で、何が否定されたか、を口でいうのです。これ、リザルト欄に書きます。
全部、プリント可能ならプリントします。
もしホワイトボードにプリント機能がなければ、スマホで撮影してください。
そして、インデックス欄の、その項目を線で引きます。議事欄は全部消します。

レジュメを順次このようになめていきます。

最後にインデックス欄の最終行に線をいれたら、インデックス欄が目次になり、リザルト欄が議事録の段落に収まります。

誰がどう発言をしたか、は、ICレコーダーを再生して記載していけばいいのです。
音声ファイルをPCに移動させてプレイヤーで見れば、発言時刻も正確に記載できます。

話がとびまくって、本来相談すべきだったことがお留守になるということは、このやりかたをすればありえません。
ひとつひとつつぶしていくというやりかたになりますから。

また、議事録が仕上がる前に、どういうものができるかは全参加者が合意できるやりかたです。

話し合っている最中に、「これも議論すべきだ」というようなことが起きたらインデックス欄の修正をすればいいだけです。

これをやると、最悪の最悪、ICレコーダーを聴き直す時間が取れなかった場合でも、インデックス欄とリザルト欄で、議事録枠は完備していますので、役にたたないことはありません。

役に立つ議事録が作れます。