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議事録の書き方について
議事録が思うようにかけず悩んでおります。 上司からは、議題の概要を書いて、変更点、課題点を まとめるようにといわれておりますが、うまくできません。 議事録を書くこと自体が初めてで、議事録を取るためのメモの とり方やまとめ方などがわかりません。 メモを見たり、ボイスレコーダーを何度も聞きなおすため、 必要以上に時間がかかってしまい、議事録作成に1～2日を 要してしまいます。 どうすれば、議事録を早く、まとめることができるのか。 議事録の書き方を教えていただけないでしょうか。 皆様のご経験を参考にしたく思いますので、宜しくお願い致します。
- jackboy197
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質問者が選んだベストアンサー
私も昔議事録をかけませんでした。 議事録の主催者は質問者様ですか？ それなら、最初から議事録のイメージをもって、会議の計画、運営を行います。 簡単ですが ＜会議案内＞ 議題(1) ｘｘｘの検討 議題(2) ○○○の採否決定 ＜議事録＞ (1)ｘｘｘの検討した結果 △△や、□□の意見がだされ、。。。となった (2)○○○については、・・・・の理由により採用が決定した という具合です。 主催でない場合は、こういったことを意識して、事前に主催者への確認や、会議での発言を行います。
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- alchemisty
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自分が議事録担当の時には議事録を意識しながらメモをとります。 どんなときでもそうですが、書面にまとめる必要があるときは、それを意識しながら業務を進めます。 そうするとたいてい効率的になります。
- gh123-2009
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＜ボイスレコーダーを何度も聞きなおすため・・・・ どこにそれほどの必要性があるのか疑問です。なぜならば、誰がどう言ったか、一言一句忠実に文字に置き換える必要はありません。 結論から言えば、あなた自身が会議の目的、検討された事項と会議の結論の区別、今までの社内のやり方に対して提案された内容がよく飲み込めていないからだと考えます。 何よりも、まとめ方の見本を探して勉強することが第一です。 何を、何時までに、どれだけ、誰が、どのようにして、どこで、これらを簡単に盛り込めばよいのです。 それで、従来からの方法と新しい方法が対比できて、これに関わる問題点やクリアするための条件などを右側に書ければよいのです。 あくまで、書かれていることを判断し、やらせるのも上司です。 都合の悪いことや文章のニュアンスは、多少の書き直しも言われるでしょう。 ただ、あなたにそういうもろもろの部分も勉強するように機会を与えてもらっていると思いましょう。
お礼
おっしゃるとおりです。 私自身が、会議の内容を理解することができず、結論はわかっても、 結論に到達した経緯がまとめられず、苦労しています。 メモを見ても、意味がわからないので、上司に伺ったり、 ボイスレコーダーの一言から理解をし、まとめるようにしています。 まとめることに時間がかかってしまうので、文章整理の勉強に 勤しもうと思います。ありがとうございました。
議事録は、速記録とはちょっと違います。 ざっくばらんに言えば、「あの会議でこう決めたじゃないですか」とか、「あの会議で誰も何にも言わなかったじゃないですか」とか、そういう場面で出てくる書類です。 ですから、みんなでブレーンストーミングをしているかのような場面は、議事録に乗せる必要はありません(本当にブレーンストーミングをしているのなら話は別ですが)。みんなで、あーでもない、こーでもないと話し合った後に、「じゃ、これはこういうことにしましょう」という結論に達しますが、それを議事録に書くのです。 一言で言えば結論です。今後の方針とか、スケジュール(誰が何をいつまでにする)とか、責任が誰にあるかとか、何かの金額とか、いろいろな種類の結論がありますが、それを箇条書きで書いていきます。「これこれをディスカッションしたが、結論はでなかった」というのも結論のひとつです。 先輩の書いた議事録を何通か読んでみるといいでしょう。 ただ、余計なお世話ですが、本当に上司の方は、議事録を書くように言ったのですか？ 議題の概要を書いて、変更点、課題点を書く、というのは必ずしも議事録のことを言っているのではないかもしれませんよ。 その会議をふまえたプレゼンテーション資料が欲しいのかもしれません。
お礼
ご指摘ありがとございます。 議事録は、結論を書くことが重要だということはわかりました。 また、結論以外にも、結論にいたるプロセスを記載するようにします。 先輩の拝見致しましたが、そのように記載をされていました。 自分では、そのやり方を踏襲をしてやっているつもりが、 うまくできないのが現実です。 結論の内容をメモに取ることに、気を取られすぎたり、 緊張をしてしまうため、時間をかけてしまっています。 いち早く、議事録を書けるよう、メモの取り方や文章のまとめ方を 身につけたく思います。
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補足
私は、主催者ではありません。 議事録をどう記載するのかをイメージがなく、 上司のやり方を踏襲して進めています。 ＜議事録＞ (1)ｘｘｘの検討した結果 △△や、□□の意見がだされ、。。。となった (2)○○○については、・・・・の理由により採用が決定した という具合です。 このような書き方は、非常に参考となります。 結論にいたる経緯がわかりやすく、早速ですが使います。 自分自身の議事録の書き方が決まらず、議事録作成のイメージが 掴めないので、みなさまの意見を参考にし、うまくかけるよう します。 あと、課題としてはメモをどう取るかになります。 メモを書くことに、集中しすぎないようにする方法を 考えなければなりません。 alchemistyさんは、メモをどのように取っておりますか。 よろしければ、教えていただけないでしょうか。