経理初心者です。立替の費用の処理

質問

経理初心者です。基本的なことかもしれませんが
調べると色々な方法があるようなので教えてください

実例１
(1)障害者施設で障害者の使う物を職員が自分のお金で500円で買った
(2)この時、駐車場代金として200円使った
(3)この職員から次の日に請求があり小口現金で職員へ支払った

疑問Ａ：現金出納帳ではどのように書きますか（科目はどうしますか？
＊立替金？
疑問Ｂ：入金や出金伝票はなく振替伝票のみで処理している場合どのように書きますか（科目はどうしますか
＊今までのを見ると「仮払金」？という科目で処理していますが・・・

実例２
(1)職員が出張して駐車代５００円を自分のお金で支払う
(2)この職員から次の日に請求があり小口現金で職員へ500円支払った

疑問ＡとＢは同じです
＊旅費交通費ということで処理して良いですが・・・・

以上の実例をふたつの視点で教えていただくことは可能ですか？？？
Ａ：本来（厳密）ならばということで処理する方法
Ｂ：実務上として行う方法（本来ではないかもしれないが）

大変申し訳ありませんがよろしくお願いいたします。

回答No.9

yosifuji20

>再度で大変申し訳ありませんが、清算時はどのようにしますか
普通預金　500/　立替金　500
で良いのでしょうか？

上記の仕訳で良いと思います。
ただそれ以前に疑問は、どちらにしても翌月自動引き落としになるのであれば、どうしてその人は１月分の立替を会社に要求するのでしょうか。
これならばクレジットカードで払って本人が直接業者にはらえば済む話のようにも思いますが。
わずかな金額を立て替える意図が正直良くわかりません。

お礼

ご回答大変ありがとうございました。

クレジットカードはみな持っていなくまた一般的に入居者のカードで職員が支払を代行するという例は少ないですね・・・
（サインもかけない人たちです）
ほかには以下の理由になるのかなと思います。

・金額はこの他にも食事代や入居費用等あり金額的には少額ではなくなります。
・請求一覧を作成し請求書を郵送した後に引き落としがされます。

ほんとうはカードとかあれば簡単かもしれませんね・・・

回答No.8

yosifuji20

＞上記のように「立替金」で会計処理すれば終わりということでしょうか。

この場合は、会社は本人が払うべき代金を一時的に肩代わりして払っているのですから「立替金」で結構です。
金額が大きくなると「従業員貸付金」などという大層な科目にする場合もありますが、この例では的外れですね。
いずれにしても会社の費用ではないので、費用以外の何かの資産勘定（例えば「未収入金」などの場合もあります）で払っておき、回収時に消しこみをします。
このあたりは実態に応じてということですが、ご質問の例は「立替金」が適当だと思います。

お礼

ご回答いただき大変ありがとうございました。

立替金のみで処理します。

実際は小口現金で支払って立替て、翌月に相手の口座から自動引落としされ
こちらの口座（普通預金）に入ります。

購入時
　立替金　　500/小口現金　500

再度で大変申し訳ありませんが、清算時はどのようにしますか
普通預金　500/　立替金　500
で良いのでしょうか？

回答No.7

yosifuji20

＞前任者はこれを振替伝票で「仮払金」としていたので初心者ながら疑問を感じましたので・・・

「仮払金」でも清算が終わってしまえば残高はゼロですから実務的にはかまわないのですが、簿記の理窟では変ですね。
「仮払金」はお金を出すときに何に使うかまだ判らない場合、例えば出張の際に旅費になるのか交際費になるのか事前に不明などという場合に 、とりあえず用いる文字どおり「仮」の科目です。
今回の例では、支出の目的は判っているが、そのお金を本人から返してもらうのがすぐには出来ないということですね。ということは最後の科目はわかっているわけで、それで「仮」では無いということです。

ただ仮払金や立替金は本来の会社の目的の支出でない場合があり、個人の費用を一時的に会社が負担することになる恐れが強いので、その支出は上司の承認を条件にするというのが良いと思います。

お礼

ご回答大変ありがとうございました。

〉障害者個人の使用目的の物品を会社のお金で買い、１ヵ月分翌月に本人へ請求して支払われる。
〉→とりあえず立替金で処理するのが適当でしょう。

〉購入時
〉　立替金　　500/現金　　500
〉翌月の清算時は
〉　現金　　500/　　立替金　500

→この場合、購入したものは消耗品であろうと備品であろうとそれは現れず
上記のように「立替金」で会計処理すれば終わりということでしょうか。
ぜひご教示をお願いします。

回答No.6

yosifuji20

＞「障害者施設で障害者の使う物を職員が自分のお金で500円で買った」
これを現金出納簿と振替伝票ではどう処理しますか
（本人へ１か月まとめて翌月に請求します）
個人の使用目的の物品を会社のお金で買った場合は、とりあえず立替金で処理するのが適当でしょう。

購入時
　立替金　　500/現金　　500
翌月の清算時は
　現金　　500/　　立替金　500
という感じです。

お礼

大変ありがとうございました。

再びの質問にもお答えいただき大変ありがたいです。
前任者はこれを振替伝票で「仮払金」としていたので初心者ながら疑問を感じましたので・・・

また、調べても解決つかないときはお聞きしたいと思います。
よろしくお願いいたします。

回答No.5

sadami10

質問者へ教えたい事があります。勘定科目・仕訳辞典を２冊買ってください。２冊の理由はみれば解ります。

質問の件。
立替金とは他人のために立替えた金銭です。
仮払金とは金額が未確定な段階で，暫定的に概算で支払うことです。例えば職員がポケットにお金が１，０００円しか無いので経理事務さん事務用品を買ってくるので，金庫から１０，０００円仮払で貸してください。

Ａ経理事務さんは，はいはい分かりましたと，このように仕訳伝票を起票します。
（借方）仮払金１０，０００／（貸方）現　金１０，０００←このお金を職員は持って買い物に行きます。お釣りは１，０００円でした。

Ｂ職員か経理事務員かが仕訳伝票を起票します。１，０００円お金が多かった場合の仕訳処理。
（借方）事務用品費９，０００／（貸方）仮払金１０，００００になります。
　（借方）現　金　　１，０００／
　　　「お釣り」　　　　　　　　　　　↑この仮払金はＡの仮払金と相殺（そうさい）されて０のなる。

１０，０００円借りて買いに行ったが１，０００円足りなくて職員が立替えた場合。
（借方）事務用品費１１，０００／（貸方）仮払金１０，０００
　　　　　　　　　　　　　　　　　　／（貸方）現　金　　１，０００←この現金は職員のポケットへ

Ｃ立替金の意味は職員が会社又は障害者施設で必要な物または障害者に必要な物を職員が立替えて買った時に会社又は障害者施設に対しての立替金と云います。

Ｄ少額の金銭の場合はＡやＢのような仕訳経理処理を出来ますが，例えば大会社のパートタイマーさんのように大金の金銭を扱う場合は給与で処理します。この場合は立替金あるいは短期債権と云う勘定科目をつかって処理をします。

Ｅですからいろいろなケースを理解して勘定科目・仕訳辞典を見て下さい。本だから１００％ではありません。多少異なる場合がありますので２冊買ってくださいと冒頭に書いたのです。

お礼

大変ありがとうございました。
もっと勉強します！！

回答No.4

sadami10

実例１(1)の５００円の件分かりましたよ(^・^)それは消耗品費です。
仕訳処理をする場合は必ず，何を買ったか？例えば石鹸・お菓子・本のようにね(^・^)
仕訳経理処理をするときは必ず物件を書いてください。そうでなければ経理事務の人が困るのです。
これからも，いろいろな事を体験すると思いますが教本で覚えたりしてください。
応援しています。(^.^)/~~~

お礼

大変ありがとうございました。
これからもがんばります！

回答No.3

sadami10

実例１
(1)ですが一般的に処理する場合は，立替えた職員が会社に領収書を提出して支払っていただくのです。ところで５００円は何を買ったのですか？買った物がはっきりしなければ勘定科目は解らないのです。(2)の駐車場代金２００円は旅費交通費。(3)は職員から会社は請求されて(1)と(2)を支払いました。これはでいいですか？

実例２
職員が出張して駐車代５００円自分のお金で支払う仕訳処理は（借方）旅費交通費５００／（貸方）現金５００

疑問ＡとＢは同じような意味合いですが，今月分を来月給与で支払う時は考え方が異なってきます。つまり，立替金に計上しなければなりません。（借方）旅費交通費５００／（貸方）立替金５００そうしてお金を立て替えた人に支払う時は（借方）立替金５００／（貸方）現預金５００

説明するとその月内で処理できる場合は例えば駐車した場合は，領収書の確認をして旅費交通費２００／現金２００の仕訳をします。

これが給与支払いとなると(1)給料ー(2)社会保険料ー(3)住民税ー(4)所得税＋(5)旅費交通費＝(6)給与このような形になるので仕訳処理は次の通りです。

（借方）　　　　　　　　　　　　　　（貸方）
(1)給　料０，０００，０００　／(2)預り金　　　００，０００・・・・期日に納付
　　　　　　　　　　　　　　　　(3)預り金　　　００，０００・・・・期日に納付
　　　　　　　　　　　　　　　　(4)預り金　　　００，０００・・・・期日に納付
　　　　　　　　　　　　　　　　(5)立替金　　　　　　５００・・・・給与日支払
　　　　　　　　　　　　　　　　(6)現預金０，０００，０００・・・・給与日支払
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
　合　計　０，０００，０００　　　　　合　計０，０００，０００

(2)(3)(4)は（借方）預り金００，０００／（貸方）現預金００，０００期日に納付
　　(5)は（借方）立替金　　　５００／（貸方）現預金　　　５００給与日支払

内容に，疑問点があったりで迷いましたが確認してください。

お礼

ご回答大変ありがとうございました。

＞(1)ですが一般的に処理する場合は，立替えた職員が会社に領収書を提出して支払っていただくのです。
＞ところで５００円は何を買ったのですか？買った物がはっきりしなければ勘定科目は解らないのです

→５００円はたとえば石鹸のような消耗品レベルとなります。

回答No.2

yosifuji20

疑問Ａ：現金出納帳ではどのように書きますか（科目はどうしますか？

これは旅費交通費で良いと思います。

疑問Ｂ：入金や出金伝票はなく振替伝票のみで処理している場合どのように書きますか（科目はどうしますか
　振替伝票では
　　旅費交通費　　200/現金　　200
　　　　○○氏　駐車場代

もう既に駐車場代は使用されて支払われているのですから仮払金ではありません。

(1)職員が出張して駐車代５００円を自分のお金で支払う
(2)この職員から次の日に請求があり小口現金で職員へ500円支払った
この場合も
　　旅費交通費　　500/現金　　500
　　　　○○氏　駐車場代

疑問ＡとＢは同じです
＊旅費交通費ということで処理して良いですが・・・・

Ａ：本来（厳密）ならばということで処理する方法
理窟では賃借料かもしれませんが、駐車場は殆どが移動に関連して発生するものです。
旅費交通費と区別して経理することは無いと思いますよ。

Ｂ：実務上として行う方法（本来ではないかもしれないが）
旅費交通費で本来ではないかもなどと考える必要はないと思います。それで正解です。少なくとも私がこれまで働いた複数の会社では皆そうでした。どこも会計士の監査を受けている会社です。
ただ大きな会社では経理規程等で具体的扱いを定めている場合があります。
その場合はその規程に従います。

お礼

ご回答大変ありがとうございます。

大きな会社ではないので経理規程等がありません。
基本的には旅費交通費で処理するということですね。

もうひとつの質問はいかがですか？？？
「障害者施設で障害者の使う物を職員が自分のお金で500円で買った」
これを現金出納簿と振替伝票ではどう処理しますか
（本人へ１か月まとめて翌月に請求します）
よろしくお願いします。

補足

追伸
　もうひとつの質問を間違えましたのでこちらでお願いします。
「障害者施設で障害者の使う物を会社が立替えのようにして500円支払った
これを現金出納簿と振替伝票ではどう処理しますか
（本人へ１か月まとめて翌月に請求します）

大変申し訳ありませんがもう一度お願いいたします。

回答No.1

noname#171678

実例１
(1)障害者施設で障害者の使う物を職員が自分のお金で500円で買った
(2)この時、駐車場代金として200円使った
(3)この職員から次の日に請求があり小口現金で職員へ支払った

>>次の日に、支払った前日の日付で会計処理をします。

借料損料　200　　　　現金　200

本来は、経理担当者が当日処理すべきなのでこうします。

■　前もって仮払金を渡してある場合（現金の取扱者が経理担当者でない場合はこのほうが良いかと）

お金を渡すとき　１月１日
仮払金　　　／　現金

清算時　１月２日

借料損料　　　　　　仮払金
現金（過払い分）

でいいでしょう。　不足なら
現金は右側です。

領収書の日付は、１月１日

////

会計規則にしたがってください。

お礼

ご回答大変ありがとうございます。

会社の経理規則はないんです・・・・・

実例１のような例はどう処理したら良いですか？？？
たとえば・・・・
障害者施設で障害者の使う物を会社が代わりに1000円で支払った。
１か月分をまとめて翌月に本人に請求して支払れます。

現金出納簿と振替伝票はどのようにつけますか？
基本的なことかもしれませんがよろしくお願いします。