経理初心者です。仮払いで渡した費用で立替金発生

質問

初心者でご指導をお願いいたします。
以下にいちよ仕訳をしてみましたがお教え願います。
なお、障害者施設で外出時の入所者の昼食や必要な物は施設（会社）のお金で立替払いをし
後日、本人側に請求して施設の口座にお金が戻ります。

例：外出行事があり仮払金として20,000円渡す。
　支払内訳
　　同行職員昼食　　　 5,000円
　　利用者昼食　　　　１0,000円
　　利用者日用品購入　3000円　
　　現金余り　　　　　　　2000円

仮払い時
（借方）　　　　　　　　（貸方）
仮払金　20,000円　　現金　20,000円

清算時
（借方）　　　　　　　　 （借方）
福利厚生費　　 5,000円 仮払金　20,000円
立替金　　　　 １3,000円
現金　　　　　　　2,000円

まずこのようにして、後日立替金がもどってきたらそれを仕訳する・・・で良いですか？

回答No.2

keirimas · ベストアンサー

確かに貴方の食事代は給与ではないかという考えもありますが、１回5,000円で年数回であれば、あまり気にすることなく「福利厚生費」でいいでしょう。

お書きの仕訳で、立替金が口座に戻ってきたときに

　普通預金　13,000　立替金　13,000

とします。

お礼

アドバイス大変ありがとうございました。
また立替金の仕訳もしていただき感謝しています。

回答No.1

simotani

施設職員の昼食は元々施設側負担ですか？また福利厚生費ですか？
本人から一定額徴収して差額分施設負担ならそういう仕訳が必要です。行事費用としての費用が福利厚生になるのか…も問題になります。つまり税務上の問題が含まれるのです。
税務上、福利厚生費は「該当する従業員の過半数が利用」する場合に非課税とします(例:忘年会の費用に福利厚生から補助する場合、従業員の過半数が参加しないと非課税にはならない。社員旅行も同様。課税となると補助分を「賃金の現物支給」として現金「給与と合算して源泉徴収」を要する)。むやみやたらと福利厚生で落とせないのです。小規模だから交際費とすると(年間400万迄非課税)、お客様接待だから利用者からの費用徴収が問題に。
と経理の問題は単なる仕訳だけでなく税務にも影響します。
勘定科目に食糧費とか無いか確認してみて下さい。

お礼

ご回答いただき大変ありがとうございます。
普段の昼食は本人負担となりますが、外出行事の場合は施設（会社）で支払います。
外出行事は３か月に１回ぐらいです。
仕訳科目も含めて再度皆様のアドバイスをお願いします。