会議等での速記（要点メモ）の上達法をアドバイス下さい！

質問

私は、仕事柄、業務打ち合わせ会議や各種研修会・講習会・セミナーなど様々なイベント行事や会議への参加の度合いが多いんです。
実は私恥ずかしながら、小さい頃から国語にはめっぽう弱く、読む方も書く方もレベルの低さに最近は自分自身に苛立ったりする始末です。

人の話を聞いている時は、余裕が無く夢中になって耳を傾けてしまい、内容をメモる事がなかなか上手くいきません！自分なりに冷静に状況を分析してみると、特に一つの話が長くなった場合に要点を記載出来ず、メモっている間に人の話が先へ先へと進んでしまう感じです。

・・・結果、復命書作成などに四苦八苦し多量の時間を費やしてしまう有様です。職場の先輩や同僚・後輩をみてれば結構手際が良く、私と比べ遙かに呑み込みも良さそうなんです。

ちょっと長くなりましたが、円滑な職務遂行にも影響が出始めております。何かいい訓練の仕方やコツなどありましたら是非教えて頂きたいです。

回答No.1

UKIKUSA2 · ベストアンサー

私は会社勤めしていたころ、会議のメモ役でした。

そのときの経験ですが、いくら速記を勉強して全部記録してもだめと言うことです。

記録するのが仕事ではないからです。

その会議の目的をはっきりと理解し、その目的から導かれる結果を
正確に書き留めると言うことが記録者の役目と思います。

メモの後は、当然、議事録を要求されるでしょう？
そのためにも、要点のみの記録は重要なのです。
全記録から議事録をおこすのは困難で時間もかかります。

それと、もう一つ重要なのは、参加者の「世間話」「無駄話」
と、肝心な「意見」を、聞き分けると言うことです。
世間話をしだしたら適当に休憩できます。
意見を言っているときだけ集中して記録しましょう。

いずれにしても、その場に臨むことしか練習方法はありません。

集中しなければならないポイントのみ押さえて、
会議に臨みましょう。

頑張って下さい。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。
自分が苦手というのを自覚してて、これじゃいかんと集中力を切らさないようにとばかり、必要以上にナーバスに成りすぎていた感は否めません。

＞「記録することが仕事ではないからです」
本質を突いたいい言葉です。冷静に考えてみれば、どうも、ただひたすら詳しく記述するのがベストと思いこみ、また、そうした事がたま～に出来た時にヤッターという自己満足に近い感覚に陥っていたようにも思います・・・・。

やる前から、「嫌だなぁー」という意識は持たないよう頑張ってみます。

回答No.4

shige_70

私もとても苦手で困っています。
あとでノートを見ても、話の鍵となる名詞がぽつんと書いてあるだけで、意味が分からないという。。

それでも、重要な会議の議事録を書かなければならない時はとにかく、すべてひらがなで書き殴ります。要点なんて絞らないで書きます。脈絡がなくてもとにかく書きます。
そして、あとでほとんどそのまま漢字で書き直したものを議事録として作成しますが、、、周りの人に見てもらいます。おかしいところがあれば指摘してもらって直します。

重要なのは、苦手なのはあなただけだと思わないことです。周りが手際がいいように見えるかも知れませんが、本当に手際がいい人はそんなに多くないです。むしろ要領がいいんでしょうね。いい加減でもいいからとりあえず形にして、あとは周りの意見をきいて直せばいいんです。

それでももうどうしようもないときは、どうしても苦手な仕事と割り切って、他の人にやってもらうようにするのもひとつの策でしょう。

ちなみに私が今とっている方法は。。。書くのをさぼる!! もう半年くらい未作成の議事録をため込んでいて、どうしたもんかと。。。^o^;;;

お礼

ご回答有り難うございます。苦手な方の意見も聞けてホッとするっていうか嬉しい限りです。

実は最近私もその“ひらがな書き”を実行するようにしてましたが、ただでさえも乱筆で字が読みづらいのにハヤ書きする事で益々状況が悪化して、自分でも解読不能字が有りすぎて止めました。

そうですね、「手際がいい人」と「要領がいい人」は似てるようで、本質は全然違うようなものですからね。
おしゃる通り複数出席の場合には、最近は割り切って同行した同僚にお願いしてますし、その代わりといっちゃなんですが、その方の不得意分野で自分が比較的容易にやれるのは進んでやるようにしてはいるんですが・・・。

オールランドプレイヤーには成れなくてもとは思ってますが、最低限の不得手の分野は少しずつでも良いから改善したい・・う～ん、今、複雑な心境です！！

補足

この場を借りて回答を頂いた皆様へ謹んで御礼申し上げます。貴重なアドバイス本当に有り難い限りです。
全員の方へポイントを差し上げたいのですが・・・（自分の持ち点から崩してポイント発行可能？とか全体３０ポイントを比例配分出来るとか？・・・）
大変恐縮ですが、私の独断と偏見で付けさせて貰いましたので、ご了承願います。

回答No.3

-NAMI-

ボイスレコーダーを使用してはいけないんですか？
数字的な事だけをヒントのようにメモって
後でボイスレコーダーでとったものと聞き比べれば大丈夫じゃないかと思うのですが。数字をメモるのは、音が上手く聞き取れないと判断がつかないからです。
苦手な分野と自覚されているのですから、助けになる道具の利用が効果的ではないでしょうか？

あと、夢中になりすぎるのは止める訓練をした方が良いです。
仕事ですから冷静に聞いて「誰が」「何時」「何処で」「何を」、、、５Ｗ１Ｈがやはり大切だと思いますから、それを重点的に書きましょう。
Who　 誰が
What　 何を
When　 いつ
Where　 どこで
Why　 なぜ（どんな目的で）
How　 どうやって
How Much　 いくらで
会話は重要な内容と、そうでもない内容と区別して聞くように意識視ないと同じように聞こえると思います。でも、訓練というか慣れが必要です。意識しないと、ずーっと現状のままになってしまいますので頑張ってください。

お礼

重要な会議では、ボイスレコーダーも使用しています。時間はある程度掛かっても、いわゆる例えば総会議事録等はかえって楽なんです。（自分の言葉や簡略形にまとめなくてもイイから・・・）

「５Ｗ１Ｈ」や「起承転結（漢字違う？）」そういえば学生時代によく言われました。つまずいたら、やはり基本に戻れですよね。

今すぐ自分にどうしても必要なのは、おっしゃる通り「重要な内容とそうでない内容との区別」ですね。
いくら頑張って書いて残しても無駄なあまり無意味な内容は、ただの時間の浪費になりますからね。
ご回答ありがとうございました♪

回答No.2

butachan

私も会議の議事録作成を行うことが多いのですが、要点メモは基本的にパソコンで行います。慣れれば、手書きよりも早く入力できますし、あとからの添削・検索などが容易です。肝心の「要点」をまとめるコツですが、「パソコン要約筆記」のための技術が参考になりませんでしょうか？　もともとは聴覚障害者の方に話の内容を伝えるためのものですが、「話を聞いて、要点を確実に書き留めて、誰かに伝える」コツは、一般の議事録作成などにも大いに役立つと思います。
以下のホームページに「入門」が掲載されていますのでぜひご一読ください。

参考URL：

http://www006.upp.so-net.ne.jp/haruyasu/framepage10.html

お礼

こういうホームページもあったんですね。少しの時間だけでしたが目を通させて頂きました。
私にとって貴重なサイトと成り感謝です。

職場仲間にもパソコン通で同時入力する同僚は一部居りますが、自分にとっては遠い先の事なんてふうに考えていました。
ご回答ありがとうございました！