会議の要点

質問

会議の議事録を作成し、一緒に出席した上司に査収してもらうのですが、毎回２割くらい訂正されます。
指摘されるとそうだったのか、と気づかされるのですが、同時に要点をつかめていない自分にがっかりしてしまいます。
特に会議の場で、報告形式ではなく、議論、さらにはラフな会話で進んだりするとますます要点がつかめなくなってしまいます。
なにか努力をしたいのですが、方法がわかりません。
どうぞアドバイスを頂けませんでしょうか。

回答No.1

noname#96725 · ベストアンサー

こんばんは。
■議事録作成に当たっては録音は取らないのでしょうか。録音すればゆとりを持って記録出来ますね。
もしメモから議事録を作成するのなら、文章でなくキーワードをどんどん書いて行って話題が停滞する時に
手早くそれらをつなぐ言葉などで補強しておけば終了後に文章作成出来ると思います。

■ところで会議の話題は蛇行したりわき道へそれたり、本題ではない事に時間を費やしたりするものですが、
何を取り上げて何をオミットするかは、会議のテーマや内容を社内チームメンバーとしてご質問者さんも熟知しておられると思うのですが、それでも上司から訂正されるなら見方を変えると良いのではないでしょうか。

会議を主導しているのは例えば課長などの上司だと思います。となると、ご質問者さんはその会議の成り行きを下から仰ぎ見る視線になる傾向がありませんか。そうではなくて、その会議に出席しなかったけれどもその成果を知りたい部長や社長の立場に立って、経営者的な観点から会議を遠目に見下ろされては如何でしょうか。

すると何が大事で何が大事でないかが見えて来ると思います。立脚点を変えてみて下さい。

■最後に作文力についてですが、会議録はあまり難しくありません。テーマごとに箇条書きにすればそれだけでおおむね及第点が取れると思います。その上で無駄な言葉を省き、どちらとも取れる書き方をしなければ良いと思います。あ、くだけた書き方は絶対しないで下さい。どのような言葉がくだけているのか、に鋭敏になって下さい。

◆ご質問者さんは現状を打破しようと質問を立てられました。そのお気持ちがあればきっと直ぐに上手になると信じます。社内にある他の会議録も是非読んで批判して見たり良い所を参考になさって下さい。

お礼

早速のアドバイス、誠にありがとうございます。
以下2点が非常に参考になりました。
1．立脚点を変える
2．どちらともとれる書き方はしない

1．はこれまで意識していなかったのですが、確かに部長や課長の意見が頭上を行き交うのを見上げていた気がします。
経営者的な観点から見下ろすということは結論（納期、成果、費用、分担に加えて、各部署の意見？）を把握するということなのでしょうか。
うまくブレイクダウンできていないかもしれないけど、漠然と思いました。

2．は先日作成した議事録で、デリケートな問題の対処について主語、述語を曖昧に書いてしまい怒られたばかりなので、特に気をつけなければと省みました。

どちらも実践は難しそうですが、次回の会議出席時、議事録作成時に試してみます。
本当にありがとうございました。

回答No.3

move_casual

0.日時　場所　出席者　
1.会議の目的
2.結果　議論した内容。
3.結論　目的に対する結論
4.その他　目的とは無関係だが報告すべきこと
こんな所でしょうか

お礼

私の場合は、0→1→3→2（理由）→4という順で議事録を作成します。
また報告書の場合は、4．に自分の部署の関連事項（仕事の進捗に影響を及ぼす可能性ありとか、仕事を依頼される可能性ありなど）や、背景・説明を記載するようにしています。
これらは、自分達と普段付合いの薄い部署の会議にオブザーバーとして出る場合など、部署内の仲間の理解を助けるためです。

苦手なのは、2.3．を会話からつかむことなのです。

アドバイス、ありがとうございました。

回答No.2

soundpower

１．まず始めに、「会議の目的」を書きますね。おそらく議論が目的
では無いと思いますので、何か決めたい事、あるいは合意を得たい事
があるはずです。それが明らかになってないと、何を書いて良いのか
わからなくなってしまいます。
２．次に「目的に対する決定事項、合意事項」を書きます。できれば
担当者なり期限がある事項に関してはそれを書きます。
３．あとは簡単。なぜその決定なり合意に至ったかを、参加者の発言
から関係する所だけ抜き出して再構築すれば出来上がりです。

極端な話、議事録は１と２だけでいいんです。議事録の用紙に余裕が
あるようなら、３で調整してはいかがでしょうか。

お礼

議事録に書くべきことは理解しているつもりなのですが、それらを会議の発言からうまくつかむことが苦手なのです。
例えば、「～は～が～までに～する」とか最後に誰かがまとめてくれると助かるのですが…。

アドバイス、ありがとうございました。