内部統制やコンプライアンスについて

質問

最近、内部統制とかコンプライアンスなどでどこの企業でも内部監査などが行われているかと思いますが、営業部門において
・基本契約書
・正式注文書
・商品受領書
・検収通知書
・支払通知書
を揃えるように指摘されますが、上記の書類と内部統制やコンプライアンスとの関係がよくわかりません。
とくに基本契約書などは発注側が締結するもので、受注側の問題ではないような気がいたしますが、明解な回答をお願いします。

回答No.1

tankasira · ベストアンサー

ご質問に掲げられた書類はいずれも他社からの受注には必須の書類で、企業の役員、一般社員が守るべき法律とか自社の規則などの遵守（コンプライアンス）状況を反映するものです。
　コンプライアンスは企業の組織的、システム的な企業内の内部牽制とか内部統制と呼ばれる仕組みで担保されるものです。

　ある仕事を受注するには、まず基本契書を発注者側と締結の必要があります。契約は双務契約ですから、受注、発注の双方がそれぞれの会社の正式な意思決定を経て締結されなくてはなりません。
　受注側の問題ではないのでは、と書かれていますが、あくまで双務契約で、双方が平等の立場で合意したものです。

　基本契約書以外の書類は実際に受注した仕事が完成し、受注代金を受領するまでの各段階の必要書類ですよね。各書類により適正に、内部統制の点からも問題なく受注した仕事を実施したかどうかが分ります。
　社内での権限委譲規定などで定めれた責任者、担当者がそれぞれの役割分担を遵守しているかどうか、相互にチエックをしているかなどの証跡を示す書類です。

　明解な回答とはほど遠い内容ですが、企業で働く者のごく一般的な常識で書き込みをしてみました。ご参考に。

補足

ありがとうございます。

＞内部統制の点からも問題なく受注した仕事を実施したかどうかが分り　ます。
　たとえば、商品受領書がなくても検収通知書がある、あるいは検収通　知書がなくても支払通知書があればよいというものではないんでしょ　うか？

回答No.2

tankasira

>たとえば、商品受領書がなくても検収通知書がある、あるいは検収通>知書がなくても支払通知書があればよいというものではないんでしょ　うか？
具体的な受注、発注のフローが分らないので、一般的なフローからの回答ですが、検収、商品受領、支払通知はそれぞれ全く異なる行為です。

効率化を追求する企業であれば、意味のない余分な書類は作成しないのが普通です。各書類を定め、作成するのはその書類が必要であり、書類に関する行為を権限を委譲された者が担当しますから、おっしゃるようにどちらかの行為に関する書類に問題がなければ、内部監査として他の書類は不問に付すというわけにはいかないと思います。

お礼

ありがとうございます。内部統制上はどの書類が欠落してもまずいわけですね。よくわかりました。
ありがとうございました。