内部統制における発注の統制

質問

本社管理部門で内部統制の文書化を担当している者です。
内部統制上のコントロールで、架空発注を防止するための一つの例として、注文書を管理者が必ずチェックし、押印という証憑を残すやり方が一般的だと思います。
この押印という行為が管理者不在などで実施するのが難しく、また、発注時に必ずしも単価が決まっていないケース（見積りを受けずに注文を出すというのが業界の慣例）が比較的多いことから、発注額によるチェック対象の絞込みを図ることも難しい状態です。
実質問題として、単価が決まったとしても、弊社のような商社では、商品点数も非常に多く、また特注品など都度発生する商品の比率も多いため、仕入単価マスタを整備してその管理を行うことは実質的に不可能です。

商品の仕入計上の際には当然管理者のチェックが入るのと、最終的に仕入先請求書との照合を営業所と本社で二重に行っておりますので、不正の入り込むケースは考えにくいと思います。
EDIなどによる合理化もこの部分を省略して合理化を図るものかと思いますので、内部統制による牽制は明らかに相反することが多いと思われます。
こうした点について、どのように対処されているのか、内部統制に関わられたことのある方のアドバイスを頂ければ幸いです。

官公庁による架空発注での裏金作りがニュースで報道されています。管轄が違うとはいえ、官が自ら行えない内部統制を民に強制することは納得がいかないですね。

回答No.2

kick2max · ベストアンサー

SOX法一連で要求される内部統制は実効性が論理的に合理的である、判断できればよいというレベルです。ですから、机上の空論チックな話が多いのです。
「そこまで必要でしょうか」とコントロールに対して実効性を実証しなければ受容れない、という議論はできないんですよ。

「出したことの証憑を残すということならば、FAXの送信記録を保管して残すしかありません。」
発行ログ管理は、内部統制として有用ですよ。連番による管理をして日付内容金額発行者得意先受諾者まで判別できればベストです。

「請求書と仕入伝票の照合、発注データを起こさずに仕入伝票を発行できないことをシステムで保証していれば、遅くとも支払までに架空発注が入り込む余地が小さいように思えてしまいます。」
担当者の暴走で会社で必要ないものを承認抜きで発注していた場合はどうなりますか？会社にとって身の覚えない債務が、実際請求書を受取るまで認識できないという、簿外に存在する危険性があるわけです。これを回避するコントロールには、ご提案のプロセスだとなりませんね。

自分達のプロセス内で監査等に対してどれだけ証憑が出せるかを具体的に文章にまとめることが内部統制の文章化です。業種的に業界的に「証憑を揃えられない」ビジネスとなると、市場の信頼を受けられない（上場すべきでない）ビジネスということになりますね。　マインドの転換が必要ですので、がんばってください。

お礼

的確なアドバイスを頂きまして有難うございます。

確かにご指摘はごもっともで、反論する余地はありません。
何らかの対応策を思案せざるを得ません。
しかしながら、例えば、発注先が上場企業であっても、注文に対する請書を出しているかというとそうではありません。
おそらく発注金額の大小や該当商品や部門に対する重要性（売上高に対する比率）から対象外と見なしているのではないかと思います。
例えば、担当者が1人しかいない営業所については、ビジネスを行ってはいけないという解釈になるかと思います。あるいはサービス業のようにパートさんが主体で成り立っている企業については、実質的にごく少数の正社員に権限が集中して、実質的な統制が果たして行い得ているのだろうかと想像します。
JSOXは上場企業という括りで全ての企業を対象にしていますが、東証1部とマザーズやJASDACなどの新興市場の企業にも同じやり方を適用しようとしています。
上場企業の敷居を高くする試みであろうとは思いますが、市場の信頼の度合いもその市場規模によって異なると思いますので、対処の方法や考え方のヒントがあればと思った次第です。

回答No.1

kick2max

ぶっちゃけ、　内部統制の向上には余計な手間が必要なんです。ですので、チェック作業が膨大になって管理をすることが「不可能です。」としてしまったら、内部統制の向上に繋がりません。

金額が決まらなくても、発注書を必ず残すこと。また発注書履歴には見積書か請書がもらえてない場合、取引先の受注があったかどうかの記録も必要です。受注に関する日付担当者受注番号なども控えておくべきしょう。

また発注の際に、承認プロセスがないのは由々しき問題です。管理者不在で承認が無理なら、不在でもできるような体制が必要です。

経理上、発注されたものが納品されなくても、費用（もしくは資産）として計上する必要があるケースも多いですので、支払時のコントロールだけでなく、発注時のコントロールも重要な点、ぜひご考慮ください。

お礼

kick2maxさん。ご回答有難うございました。

監査法人からもほぼ同じ指導を受けました。
仮にメクラ判であろうと、社内ルールを徹底させ、管理者の承認をしたものとします。
ところが、注文を出した時は請書を貰う、貰った時は請書を出す、という習慣自体が業界ではありません。貰うことも無いし、仮に出したとしても保管される、返却される確率は小さいです。
出したことの証憑を残すということならば、FAXの送信記録を保管して残すしかありません。本当にそこまで必要なのでしょうか？
請求書と仕入伝票の照合、発注データを起こさずに仕入伝票を発行できないことをシステムで保証していれば、遅くとも支払までに架空発注が入り込む余地が小さいように思えてしまいます。

すみません、反論のようになってしまいました。アドバイスを頂いたにも関わらず、お気を悪くされたようであればお許し下さい。