大量の支払調書を手間なく送る方法ってありますか？

質問

仕事で支払調書のシステムを提案することになり、受給者への送付方法を検討しています。

現在はA4用紙を4つに切断し、宛名ラベルを張った封筒に入れて郵送していますが、送付数が1000前後となるため、送料などのコストや、担当者の作業負荷が大きくこれを機に改善策を提案したいと思っています。

そこで単純に思いつくのが、「支払調書をpdf化してメールに添付する仕組みを自動化する」という方法ですが、参考に既存のソフトなどをみても、そのような機能を持ったものが見つかりませんでした。

もし支払調書をメールにて送付している方、またメールにて受け取ったことがある方がおりましたら、メリット・デメリットをお聞かせ願えないでしょうか。

またメール送付以外に、何か効率的な方法を取っているご担当の方がおりましたら教えて下さい。
よろしくお願いします。

回答No.1

tamiemon96

・　ＰＤＦからメール・・・・
　　理想的ですね。でも、個別にアドレスを登録するなど初期の手数は大変かな。ツールがあるといいですね。

・　で、もう少しアナログな方法で・・・
・　「情報保護用のはがき」はいかがですか。
・　イメージは年金の源泉徴収票や、保険の控除証明書。
・　そちら様の規模でしたら、割安で買えるのでは？

お礼

回答ありがとうございます。

はがきを圧着する方法も考えたのですが、圧着機が100万円以上もし諦めました。でもこの情報保護用のはがきであれば、コストもあまりかからないし、封筒で送るより郵送料も安くなるのでいいかもしれませんね。
参考になりました。ありがとうございました。