ボウリング大会の幹事

質問

あるサークル(大学)に所属し、来週開催予定のボウリング大会の幹事をするものです。場所は大阪の京橋を予定しています。

　実は、開催１週間前になっても人数が確定できていません。私のサークルと友好団体と合同で行うのですが・・友好団体は午前中はソフトボール大会を挙行し、その後私たちに合流してくれるそうです。しかし、何人流れてくれるか分からないし、そもそも会場予定地が工事の予定が入ったらしく、ソフトボウル大会自体が企画倒れになってしまう可能性もあるとの事です。
　私のサークルだけでも、恥ずかしながら人数が把握できない状況です。最初は２０人程の参加を予定し、グラウンドで運動会を行うつもりでした。しかし急にキャンセル者が続出し、期限ギリギリにグラウンドを解約した次第です。今は８人が参加予定ですが、これからまだ減るかも分からないなと不安です。

　団体行事としてするならば予約するべきかな・・とは思うのですが。というのも、練習時間があって、「○○団体様」というように画面に表示されるのがいいなと私個人は思っていて。別にそうする必要はないのかな？
　ボウリング場は、「確約は出来ないがよほど大きな団体が入らない限りは当日に来ても大丈夫」との事です。予約は１時間１レーン○○円というシステムなのですが・・３日前以降はキャンセル料が発生します。

　方法としては、(1)予約をしない (2)ほぼ確定な８人分=２レーンを予約　(3)５人ほどは流れると想定し３レーン予約が考えられると思います。あなたが幹事ならばどうしますか？ご意見お聞かせください、参考にさせていただきます。来週という事もあり困っています、よろしくお願いします。

回答No.1

onbase koubou（@onbase）

キャンセル料の多寡にもよりますが、私が幹事なら予約をします。
ボウリング場が「確約は出来ない」と言っているようにその時間たまたまお客さんがたくさん来てしまい、待つことになってしまうと幹事に批判が集中します。
予約しておいた方が無難でしょう。
予約レーン数については微妙ですね。もう一方の団体からまったく流れてこなかったとしても３レーンにして３＋３＋２でプレイできますよね。
むしろキャンセル料が発生することを周知して、開催日４日前までにかならず出欠の連絡を貰うようにするのがいいかな、とは思います。

お礼

アドバイスありがとうございます。

　＞ボウリング場が「確約は出来ない」と言っているようにその時間たまたまお客さんがたくさん来てしまい、待つことになってしまうと幹事に批判が集中します。
　そうですよね・・急に決まったのならともかく、最初からボウリングなのだからという話ですよね。

　＞キャンセル料が発生することを周知して、開催日４日前までにかならず出欠の連絡を貰うようにするのがいいかな、とは思います。
　もう一方の団体の責任者にも、その旨は伝えておきます。

　ありがとうございました。

補足

料金・キャンセル料の補足です。

　１レーン/１時間当たり３８００円です。予約の変更は３日前までで、２日前２０％、前日３０％、当日のスタート１時間前まで５０％のキャンセル料が発生します。