プライバシーマークの評価基準・ライフサイクル・残存期間について

質問

• プライバシーマークの取得には、個人情報の評価基準やライフサイクル、残存期間に関する文書が必要です。
• しかし、これらについて具体的な解説や情報源は存在しません。
• プライバシーマークの取得に関する規定集や手順書、帳票文書作成方法を知っている方、ご教示いただけませんか？

回答No.3

G-d-LaTour

No.1です。
（No.2の方、大事なアドバイスをありがとうございました）

知る限りでは、市販のＰマーク本で、Ｐマーク取得に必要なすべての規程・基
準・帳票などを載せている本はないです。
今、手元に６冊ありますが、「帳票が大事なのはわかった、でも、そこから先
の具体例を知りたいのだ！」って痛切な疑問には答えてくれません。
適切な回答にならず心苦しいのですが、すでに規定のカスタマイズも教育・監
査も終了されているのであれば、書店に行って、自社の現状に照らし合わせて
一番ぴったりくる本を選ぶのが一番だと思います。
（Web上で規定集などのＣＤを売っている会社もありますが、中身を見ていない
ので何とも言えません・・）

また、No.2の方が書かれたように、JIPDECサイトの参考資料に当たるのも良い
と思います。
特に、「監査ガイドライン」はチェックに最適です。

取得活動の取り組みもかなり進んでいるように見受けられます。
実際に申請書作成をされても良いのではと拝察します。
作成過程で、自社に足らないものも見えてくると思いますよ。

「補足」を読んでのアドバイスとしては、
　・教育　：　全員１００％終了しているか、教育効果がわかるものをとって
　　　　　　　いるか（アンケートなど）、教育実施計画書と記録簿はあるか
　・監査　：　全部門終了しているか、計画書と記録簿はあるか、
　　　　　　　監査指摘事項とその対応についての記録はあるか
　　　　　　（是正処置報告書・・・など）
　・規定　：　JISQで要求される規定はすべてあるか、規定に沿った運用が
　　　　　　　できているか、その証拠はあるか（←帳票があって、記入して
　　　　　　　いるかどうか）
などがあるかなあ。

　＞　規定集・手順書・帳票類のカスタマイズは、終わりません。
はい。身も蓋もない言い方ですが、これは終わりません。
ＰＤＣＡサイクルにのって、ずっと改善し続けることがJISQで要求されている
からです。
ですから、終わらないことを気にされる必要はないです。
カスタマイズが続く＝改善し続けているということですから、むしろ、きちん
と運用をされているのではと感じます。

あ、それからもう一つ。
規定は守れないくらいに厳格に作ってはいけません。
（守れるのであれば、どれだけ厳格な規定でも良いのですが。通常は、こんな
ことやってたら仕事できねぇよ！となり、守られなくなります・・。
規定があるのに守られていない。これではＰマーク審査に通りません）

最後に、Ｐマーク専用ではないのですが、個人情報保護のリファレンス的な内
容なので、良く参照している本です。
『新版　個人情報保護と企業対応』　清文社　3400円　B5版　410ページ
ご参考まで。

お礼

回答ありがとうございます。
特に、「ＰＤＣＡサイクルにのって、ずっと改善し続けることがJISQで要求されている」には、勇気付けられました。
また、今まで参考図書も、プライバシーマーク取得の参考本だけで、検索をかけていましたが、『新版　個人情報保護と企業対応』　のような本も、参考にすると良いという指摘は、大変に心強かったです。ありがとうございました。

補足

従業員情報（インハウス情報）にも、その提供記録、秘密保持契約が必要だと、プライバシーマーク審査員の先生は、教えてくださいました。
具体的には、税務で税理士、社会保険で社会保険労務士、健康診断で医療機関に、インハウス情報を提供する場合は、社内で提供したことを示す文書を残し、提携先（税理士、社会保険労務士、医療機関等）とは、個人情報保護の覚書の締結が必要との事でした。しかし、どんな資料を、どのWEBサイトを見ても、そのようなことは書いてありません。
インハウス情報を、どこまで機密保持すればよいのでしょうか。
ご存知ならば、お教えください。