電話応対の苦手を克服するには？

質問

転職して半月が経過しました。
電話応対がとても苦手です。
電話に出るのが遅いこと、取り次ぎに時間がかかり過ぎること(社内の人達の顔と名前がなかなか覚えられません)で、毎回怒られています。

電話がなる度、恐怖でいっぱいで、取り次ぎ終わると汗だくです。
上司の叱り方も辛くて(他の仕事でも怒られてばかりです)辞めたくなる位です。

皆さんはどうやって苦手を克服しましたか？
アドバイスお願いします。

回答No.1

kon555 · ベストアンサー

半月では普通は顔も名前も覚えられないです。出来れば座席表などがあればいいのですが。無ければ作ってしまいましょう。これを机においておくだけで大分違います。

電話の取次ぎにをよくやる職場では自作の電話メモを作りました。「相手の名前」「電話番号」「取り次ぐ相手」「要折り返し/再度連絡あり/伝言あり」これだけあれば充分です。
電話の取次ぎで一番面倒なのはこちらの担当者が不在だったり手が離せない時に、相手の番号や名前が記憶から飛んでしまう事です。これはどうにもリカバリーが効きません。
なのでその部分をメモでカバーする事で、応対そのものに余裕が出ます。

受け答えが不安ならこれもメモに織り込んでしまえば済みます。
相手の名前欄に小さく「お名前を頂戴してよろいしいですか？」と書いておくわけです。言葉が出てこない時はメモを見る。担当者が不在の時はメモを埋める。
できるだけ考える事を少なくして、応対に集中できる環境を作りましょう。

回答No.4

noname#243649

＞皆さんはどうやって苦手を克服しましたか？

　とにかく、メモを取ることです。　耳で聞き、手で覚える。
メモ用紙と筆記用具を、しっかりと横に置いておきましょう。

回答No.3

okvaio

＞どうやって苦手を克服しましたか？

誰しも苦手なものはあります。
ノーベル化学賞でリチウムイオン電池の実用化に大きく貢献した
吉野彰・旭化成名誉フェローでも、服はにぎっぱなしだったようです。
片付けが苦手なようです。

しかし、今回の質問のように、苦手から逃げることができないものが
あります克服しなければなりません。

＞電話に出るのが遅いこと、取り次ぎに時間がかかり過ぎること(社内の人達の顔と名前がなかなか覚えられません)

まず、この2点について考えてみましょう。
1.電話に出ることが遅い
　原因は何でしょうか？考えてみましょう。
・電話機が遠いところにある→近くにする
・音が聞こえにくい→同上
・電話が鳴ってからの反応が遅い→1コールで出ることを目標にする
　→常に意識を電話に注いでいる
2.取り次ぎに時間がかかり過ぎる
・社内の人達の顔と名前がなかなか覚えられない→組織別に名簿を作る
　（顔は、後から覚える。職場と役職、名字が分かれば良い）
　→休み時間などを利用して職場巡りをする
　→電話対応マニュアルを作り、常に、同じ手順で対応する
https://biz-note.jp/how-to-business-answer-the-phone/

講習会もありますので、一度、ネットで調べて参加させてもらうよう
会社にお願いするのも良いかもしれません。

結局、何が問題で、どうすれば良いのかを考えて行動することです。
積極的に行動することにより、慣れが出て、苦手が克服できます。
何もしなければ、それ以上はありません。
頑張ってください。

回答No.2

momiki4455

最近の事務所はダイヤルインという、方法で
　各所属の名前に直接電話がかかります。
　ただ、海外などは、決められた番号に着信します。
　　これは電話局に依頼すれば、できます。
　　取次の仕事はなくなりますが、仕事に集中できます。
　　取次は慣れですが、頑張りましょう。