私は「報告」が下手です。上司に報告するときに

質問

私は「報告」が下手です。上司に報告するときに早く正確に報告しなければならないことがあるのですがアドバイスをお願いします。あと、言い方にも問題があります。緊張してしまい何を言ってるのか何を言いたいのかわかりづらい言い方になってしまいます。よろしくお願いします。

回答No.7

noname#237141 · ベストアンサー

まあ、まず緊張を解くことから始めましょう。
その方法は自分で考えてください。

話が下手な人はおそらく社会人になるまでに
読書をほとんどしなかった人が多いですね。

どう下手なのか分からないので推測で書きますね。

最近、テレビを見ていてもアナウンサーから芸能人から
スポーツ選手から、みんながみんがダラダラとした
しゃべり方をしていて、結局何を言いたいのか
分からないことが多いです。

「～ですが、～ですけれども、～ですが・・・」
「～だしぃ、～でぇ、～なのでぇ・・・」

こんな話し方していませんか？

接続詞が多い場合は、どうしても要点がぼやけてしまいます。
本人達は本題の前置きのつもりで話しているんでしょが、
実は「昨日の朝目玉焼きを食べた」程度の内容だったりします。

こういう話し方だと報告ならば、論点はぼやけるし、時間はかかるし、
自分は何言ってるか解らなくなり、聞いている方はイライラし、
余計に緊張してきます。

理論を組み立てながら話すのがベストでしょうけど、
今のあなたにはたぶん無理ですから、
まずは短いセンテンスで言う訓練をした方が良いです。

冒頭に書きました、読書については海外小説の翻訳本を読めば
結構参考になると思います。

簡潔に、分かりやすく翻訳されていますからね。

お礼

なるほど。わかりやすく参考になりました。

回答No.6

noname#201086

こちらへの質問文でも、
言葉があっちこっちに飛んで、同じ言葉の繰り返しになっていますね。
添削して、不要な文字は(　)で囲み、足す文字は＜　＞で囲んでみます。

------

私は「報告」が下手です。
上司に(報告するときに)早く正確に報告しなければならない(ことがある)のですが(アドバイスをお願いします。
あと、言い方にも問題があります。)
緊張してしまい何を言ってるのか何を言いたいのかわかりづらい言い方にな(ってしまい)＜り＞ます。
＜具体的には、「〇〇」と言いたい時に、「〇〇」と言ってしまいました。＞
よろしくお願いします。

------

不要な部分を端折ってみたら、あまり中身がないですね…。
具体性がなくて、状況がよくわからない質問です…。

まずは落ち着きましょう。
ゆっくり話しましょう。
そして声を出して練習しましょう。
自分で話しているのを録音して聞いてみましょう。
不要な事や繰り返しになる事は言わないでおきましょう。
具体的な事を言いましょう。

話し方としては、最初に結論を言いましょう。
その点では、この質問は素晴らしいと思います。
相手に詳しく聞かれたら、数字(日時や人数、金額など)を出して状況を言いましょう。
されに聞かれたら、聞かれたことに答えましょう。
しかし、感情や感想の情報は不要です。
聞かれなければ、伝えるべきことをすべて結論だけ話しましょう。
なので、小出しにせずに、一度で全部の結論を伝えましょう。
名称は区切って、ゆっくり伝えましょう。
語尾は正確にはっきり言いましょう。

回答No.5

kingyo_tyuuihou

まずはわかりやすい報告書を作ってみましょう。

５Ｗ１Ｈで箇条書きにします。

一番言いたいこと。結論を一番最初に大きな字で書きます。

次にそこに至った理由やあらすじを書きます。

その通り、上司に言えばいいです。
目も見ながらでも言えるでしょ。
何を言っているのかわからなくなれば、
そのメモを上司にみせればいい。
それでわかります。

補足

電話の場合がとても多いです

回答No.4

hue2011

報告のコーチングをするときの例題をひとつご紹介します。

たとえば、ホテルで仕事で別のことに気をとられて部屋を出た。部屋の中に鍵を忘れてしまった。
もう入れません。実は部屋の中に、これから打ち合わせで使う資料も一緒に忘れた。
資料と鍵と一緒にしてバッグにいれていたのだ。
たいがいフロントに相談にいきますね。

このとき何を言うか、受講者にやってもらいます。
聞いてみれば報告の能力がわかります。

つべこべつべこべいう人間がいます。
この設定の状況がわからないとか、何を片付けるべきか情報が不足なので整理できないとか。
いうべきことはいくつもあり、なにから話していいか判断ができないとか。

これ、すべて思考しない言い訳を言っているにすぎません。
具体的に詳しいことまでわからないと言えないと考えようとするのは、コミュニケーション拒否です。

やるべき表現は簡単です。相手の立場になれ。

コーチングは銘々に話させてやります。ここでそれはできないので結論をいきなりいいます。

こういうとき、英語圏の人はほとんど誰でも模範的な言い方をします。
I have a trouble.
というのです。そして I lost key inside my room. というように続ける。

聞いたホテルマンは、一瞬で状況を悟り対応できます。
困っている、というのだから聞く耳を立てます。そして部屋に鍵を置き去りにしたと聞いたら、マスターキーで開けばいいだけです。
言った当人が本当にその部屋の客であることを確認はしますが、まあ20秒で物事は片付く。

日本人は、どういうわけか起承転結で言おうとします。
何をしたいからどうした、そしてどうなった、こう思ってこうしたところ、こうなってしまった、と言いたがります。
ホテルマンに必要なのはこうなってしまった、だけであります。
が、まだ足りない。
それをどうしてほしいというまで聞こえない。
部屋をあけてほしいのか、あきらめてチェックアウトするから荷物を返してほしいのか。

必要なのは「結」だけで、その結、で人生が終わってしまうわけではないので、どうしたい、がないと困ります。

みなさんこの傾向があります。起承転、は訊かれたときにしゃべればいいだけですが、それを言いたがる。
相手がほしいのは結論と危険性可能性だけです。

報告を受けたいときは誰でもそうだというのを理解するのは容易だと思いませんか。
修飾子をぶらぶらぶらさげられたり、敬語でまぶされたりしたら、それは快く聞こえますか。

簡単なのです。相手が価値だと思う結論だけ抜き出してしゃべればいいだけです。

回答No.3

9255idekuini

あなたがどの様な職種でそのような仕事をされているのか判りませんが
まづ、質問する内容があいまいですのでそこから訓練しましょう。

質問が曖昧であれば、恐らく報告も曖昧になっているのでしょう。

質問は、何を望んでいるのかを述べ、具体的にどうゆう状態にあるのかを説明します。

具体的にとは、実際あった体験例を挙げれば判り易いでしょう。

まづそこから始めないと相手も答えようがありません。

報告も同じ事です。

まづ、結果報告しましょう。理由付けは後からです。

次に何故こうゆう結果になったのか説明しましょう。

ゆっくりでいいのです。説明が不十分でしたら相手から質問がきます。

そしたら会話になります。

説明するには十分な前準備が必要ですので報告書を自分なりに書くなど
しておくことが大事です。

最初から完璧にいきません。

失敗したら、何故おこられたか分析して下さい。

上司に悪い点を聞くことも恥ずかしいことではありません。

徐々になれます。　がんばって下さい。

回答No.2

satoron666

現段階でどのような報告をしているかが気になります。

私も報告は苦手ですが、
結論から話すことには注意しています。

自分の中でしっかり話すことをまとめてから、よく考えてから
報告するのが一番ですが、難しいんですよね・・・（苦笑

回答No.1

maiko0318

とりあえず、下書きをしてメモを読んではどうでしょう？