製造業で手順書確認の再徹底はどうすれば？

質問

• 製造業において、手順書確認の再徹底方法について相談です。
• 手順書の確認不足が原因でクレームを受けた製造業で、再び同様の事態を防ぐためにはどのような対策が効果的でしょうか？
• 朝礼を活用して手順書の確認を徹底する方法や実際の指導方法など、経験のある方からの例文やアドバイスをお願いします。

回答No.5

QYE02655

＞(1)手順書が字が多く見にくいとのことで、明確化を図る。

手順書は簡潔で分かり易く書きましょう。
特に注意点は、文字の色を赤にする、フォントサイズを大きくする、斜体文字にする、アンダーラインを引く、マーカーペンで色付けするなど。
文章は最小限にしてデジカメの写真を入れる等で視覚に訴える事が効果的です。

＞(2)手順書確認の再徹底を図る。

手順書確認の再徹底を図るのではなく、強制的に見なければ作業できない仕組みを構築すべきではないでしょうか？
弊社ではバーコード入りの工程計画書のバーコードをチェックするとモニターに生産する品種の手順書が出る仕組みを採用しています。
これは他品種少量生産に対応するために導入しました。
※勿論、投資コストと作業効率・生産性アップをトレードオフして採用に見合うと判断て導入しました。
ファイリング式ノートに手順書がファイルされていると仮定します。作業者がノートを開かなかったら、別のページを開いたら手順書は確認されていませんよね。
だったら、現場から手順書のファイリング式ノートを撤去し、一品一様でクリアケースに入れて離れた場所に保管します。
作業者は工程指示書の品番を見なければ、手順書を取り出せない仕組みにするのです。勿論、工程指示書の品番には手順書を検索しやすいよう、手順書番号や製品番号を入れる等の配慮は必要です。

＞部署内では、「お前が手順書見る事の注意喚起をアレンジして口酸っぱく言え」という意見でまとまりました。

「注意喚起」、曖昧な日本語ですね。
私はサプライヤーさんから提出されるクレームの報告書で、「注意した」、「指導した」という対策が大嫌いです。
応急対策なら「注意した」、「指導した」の報告書をサプライヤーさんから受け入れることはあります。
しかし、自分では応急対策、恒久対策には「注意した」、「指導した」は絶対に書きませんし、サプライヤーさんが恒久対策で「注意した」、「指導した」と書いているなら報告書を突き返します。
注意しても喚起しない人もいるでしょう。
注意は必要です。しかし、注意しても聞かない、忘れる人もいます。口酸っぱっく言っても人の記憶は時間が経つにつれ、薄くなります。
注意した人が反省しても辞めてしまったら、恒久対策は継続出来ませんよ。
質問者様がクレームの報告書を読んだお客様から「注意した人が辞めたら、どうするのですか？ 新人が入ってきたら過去に遡って全部のクレームで注意した内容を教えるのですか？」と聞かれたら何と答えますか？
それよりも、ミスを押さえるポカヨケシステムを考えましょう。

＞私は、今回QYE02655様がいうように「チェック」が必要かなと思います。
＞当日出荷予定の分はわかるのでその予定表に「手順書確認」というチェック項目を
＞入れチェックしてもらおうかなと思います。(そこまでの移動距離があるから時間か＞かりますが・・・・)

チェックは必要でしょう。
クレームが発生した時、作業履歴が残っていなかったら原因の特定は困難ですし、今後の品質・工程改善をする時のバックデータになりません。
しかし、不要なチェック項目は作業者の負担になって、作業効率を落とします。
レ点、〇、×、数字、時間、生産数量等、必要に応じた最小限チェック項目で最大限の役立つデータを残すようにしましょう。
「手順書確認」のチェック項目が必要ですか？ そもそもクレームの原因は手順書を確認していなかった事が原因ですよね。
「喉元過ぎれば熱さ忘れる」で惰性でレ点を付ける心配はありませんか？ 私だったら、手順書の文書番号を記入させます。
手順書を確認した記録に加え、クレームの原因である「手順書未確認」が排除出来ます。
移動距離に問題があるなら、各ラインにチェックシートを置くだけでいいのではないでしょうか？
そもそも、移動するのが無駄な作業ではありませんか？
作業者はチェック内容を記入した用紙を持って移動して、チェックシートに記入するのですか？
そうであれば、移動の無駄に加えて転記ミスが発生することも想定されます。

＞あと注意喚起どういうかアレンジしろと言われましたが、どう言ったら響くかわかりません・差支えなければ、朝礼でいう注意喚起の例文お願いできないでしょうか？

注意喚起の言葉はネットで探せば沢山見つかります。
前述の様に、注意しても喚起しない人もいますし、注意内容を忘れる人もいます。
私は質問者様の扱っている商品、工程は分かりませんので良い文言が浮かびません。
私が勤務している会社の工場長が1回/月の全体朝礼で話している事例です。
「先月の生産高はナンボで、売上高はナンボ、経常利益はナンボでした。期初より好調が続いており、ボーナスに期待して下さい」
「先月、大きなクレームが発生しました。お客様への補償がナンボ、当社の失敗コストと機会損失は合わせてナンボで、他の工場が稼いだ利益をナンボ吹き飛ばしてしまいました。先週の工場長会議で社長から𠮟責されました。他の工場が稼いだ利益を吹き飛ばしてしまい減益となり、工場長各位に合わせる顔がありませんでした。苦しい状態ですがお客様の信頼を取り戻し、業績を回復させ、他の工場に迷惑を掛けた分、恩返し出来るよう全員一丸となって頑張りましましょう」
要は飴と鞭です。加えて工場のトップが自分の恥を全従業員の前で晒すのですから減益の数字は忘れても、言葉の重みを感じますよ。

それよりも、質問者様の会社の工程管理に疑問があります。
梱包工程で梱包資材は自部門で管理されているのでしょうか？
作業者が手順書を確認せずに梱包資材を準備するのなら、過不足が生じて必要な梱包資材が足りなかったことはないのでしょうか？
もし不足が発生していたら、それを穴埋めするために資材を緊急に手配した購買部門に迷惑をかけていますし、購買部門から緊急の発注を受けたサプライヤーさんにも迷惑をかけています。
もし、そのような杜撰(失礼)な在庫管理をしていたら、棚卸で過不足が生じて財務諸表に影響を与えますよ。

質問者様が梱包工程に携われているのなら、その後の出荷工程とともに最終のお客様(カスタマー、問屋さん、商社、エンドユーザー問わず)への最後の工程の筈です。
「次工程はお客様」、製造業には当たり前の言葉ですが、どんな仕事にも次工程のお客様はいます。
総務部門であれば福利厚生の点で従業員がお客様。経理部門であれば買掛金を支払う業者さんがお客様です。

クレームが発生したら、工程部門と品管部門で過去の経験から「原因はコレだ」と決め打ちしていませんか？
もしくは「下手な鉄砲も数撃ちゃ当たる」、「森を見て木を見ていない」的なことはありませんか？
質問者様の工程と品管だけでなく、作業工程を知らない他工程の作業者や、総務、経理等の技術を知らない工程の素人にクレームの現象と原因を説明し、案を募るのも手段の一つです。
製造業の理数系の人間は専門バカになりがちです。
社員食堂のオバチャンの案が根本的な解決策だったなんてことも考えられますよ。

ポカヨケ、ナゼナゼ分析、３ムメモ、5S、改善、ジャストインタイム、カンバン方式等をキーワードにしてネットで検索すれば沢山の事例があります。
見つけられた事例を参考に自社に合う方法の導入を職場全員で検討したら如何でしょうか？

統計的品質管理、最新鋭の自動生産設備も使用、監視するのは人間です。
ハイテクのご時世に何を今更と思われるかもしれませんが、ポカヨケ、ナゼナゼ分析、３ムメモのような泥臭い手法が人の意識を共有し、モチベーションを上げる手段でもあります。

最後に、ちょっとアドバイスを。
質問者様は注意喚起の例文を求めてられていますが、まず、自分の言葉で案を書いて質問しましょう。
このサイトで質問を見た人は質問者様の工程、作業、商品の事は判りません。自分の知見で回答しているのです。
回答内容が的外れな事もあるでしょう。
口下手、大いに結構じゃないですか。自分の言葉で会社の決定事項や自分の考えを伝える事が大切です。
口下手でも、きちんと自分の言いたい事を整理して順序よく話せば相手には伝わりますよ。
話が伝わらなかった人には、朝礼の最後に「内容が理解できなかった人には個別に説明しますから、声をかけて下さい」と一言添えるだけでいいのです。

質問者様は工程の責任者ですよね？
何故、責任者なのでしょうか？
「年長だから」、「工程を熟知しているから」が理由かもしれませんが、何よりも「リーダーシップがあるから」が責任者に任命された理由でしょう。
会社は営利企業です。年長で工程を熟知していても作業効率が悪くミスが多くリーダーシップが無い人を責任者には選任しませんよ。
差別的な言葉で失礼ですが、バカに対して「お前はバカか？」と𠮟責する人がいます。しかし、質問者様は「バカでも仕事をこなせる」ようなシステムを構築できる才能があるから責任者に選任されたのではないでしょうか？

現場にとって品管は口うるさい存在でしょう。
品管は会社の製品の品質を守る最大の砦ですから口やかましく言うのです。
しかし、会社の中ではどの部門も序列は一緒です。品管、総務、購買などの間接部門は利益を生まないのですから。
現場の責任者として品管と喧嘩してでも品質・生産性がアップし作業者が作業し易いが環境・システムを提案する事が現場責任者の仕事の一つです。

あくまでも私の経験で書きました。
質問者様の会社の製品、工程、作業を知りませんので現実と乖離があったらお詫びします。

お礼

QYE02655 様
ありがとうございました。
勉強になりました。
ウチは袋は社員が段取りして、作業する場所に置いて、作業者が完成するという作業にしてます。
ある意味作業者まかせですが・・・・
貴重な時間割いて教えていただき感謝してます。