マンション管理組合の総会議事録の件

質問

議長は、総会において、「発言する場合は部屋番号と姓名を名乗る事」と組合に指示した。
反対者はいない。
だが、後日、配布された議事録には、発言者の部屋番号も姓名を記載しないし、問答に応えた組合員の部屋番号も姓名も記載しない。
私は、「議事録は公文書であるから発言者の部屋番号と姓名を記載する」のが正解だと思います。
また、議事録は、採否の結論を記載すれば良いとの意向がありますが、結論に至る討議の推移を残す、また、欠席者に討議の様子・状況・論点を広報すると言う意味で、経緯を記載すべきだと思います。
会社（法人）においては、論点・反対意見・推移を重視します。多数決が民主主義だとは限らないし、
無知なる者が採否に参画する事が問題だからです。つまり、出来ない者にはやらせるな。担当させるなと言う意味です。そして、会議の主宰者である職制の責務を経営首脳陣は判断します。
先輩諸兄の中には、尋常小学校・国民学校に通った者がいて、軍事教科一色の思想に侵され、自分で良し悪しを判断できない者がいるから、注意せよとの助言があった。
ＱＣのインストラクター育成教科では、発言者の意向を尊重する事とし、討議の経緯も打合せ記録に記載した。この打ち合わせ記録は、その日の２４；００までに発信する、翌朝８時までには、沖縄を除く国内の全事業所に着信する私送便を使った。（後日には、ＦＡＸ、e-Mailに切り替えた。）
議事録が書けると一人前の担当者（社員）である。

部屋番号も姓名を記載しない議事録には、議長（＝理事長）が、総会で発言しなかった事柄を記載してある。理事長の都合の良い私見・広報であって、法律ではないマンション管理規約が法律であると言わんばかりの規制・統制を謀る。これこそは、区分所有法の罰則規定に抵触する行為だと思います。
自力で管理組合規約を創成された管理組合の方の助言をお願い致します。

回答No.1

merciusako · ベストアンサー

＞「発言する場合は部屋番号と姓名を名乗る事」

管理組合の総会出席者は、管理組合の構成者である区分所有者の会議ですから、区分所有者、あるいは理事会（理事長）が出席を許可した者以外の出席は認められません。
そこで、議長は発言者に対し、出席資格を有する者かどうかを確認する意味で部屋番号、姓名を名乗ることを求めるのです。
この行為は、総会の議事運営において、管理規約に規定されているのであればそれに従うことになりますが、規定されていないのであれば、議長の任意ということになります。
区分所有法においては規定されていません。

＞議事録には、発言者の部屋番号も姓名を記載しないし、問答に応えた組合員の部屋番号も姓名も記載しない。
　私は、「議事録は公文書であるから発言者の部屋番号と姓名を記載する」のが正解だと思います。

区分所有法では、「議事録には議事の経過の要領及びその結果を記載すること」とされており、「発言者の部屋番号、姓名の記載」を求めてはいません。
つまり、総会の議案について、どのような審議内容であったのか、結果としてどのような結論を得たのかのみの記載を求めています。
従って、これに反していない限り「発言者の部屋番号、姓名の記載」がなくても違法にはならないことになります。

「総会における発言者の部屋番号と姓名の記載」が必要とのお考えであれば、管理規約の改定として理事会に要求し、理事会が総会議案として提起し、総会において区分所有者総数および議決権総数の３／４以上の賛成を以て承認される必要があります。

＞議事録には、議長（＝理事長）が、総会で発言しなかった事柄を記載してある。

議事録は記載内容の正確性を以て公文書となっており、訴訟などにおける証拠書類となり得るものです。
従って、発言がなかったにもかかわらず記載があるということ自体、問題といわざるを得ません。
また、実際に総会へ出席されなかった区分所有者の方々への総会結果の報告という面からも問題です。
通常は総会議長は理事長が務めることが一般的ですので、総会へ出席されなかった区分所有者の方々は、議長発言＝理事長の考え方＝理事会の考え方と受け取られることになります。
記載内容にもよりますが、管理組合における意見集約のための誘導行為となるでしょう。
理事長、理事会がある考えを持っているのであれば、理事会議事録による情宣・啓蒙で良いはずです。
議事録への記載は考えられません。

理事長に対して、議事録への記載についての説明と、当該部分の議事録からの抹消を求めるべきだと思います。

なお、管理規約は区分所有法、民法、条例等により規定されていますので、管理規約の改定にあたってはこれらに抵触しないようにしなければなりません。

ご質問を読んで不思議だったのは、「管理会社は何をしていたのだろう」ということです。
このようなことは、管理会社レベルで幾らでも対処可能なことなのですが。

他の区分所有者の方々へも含めて、間違いは間違いと主張されることはとても大切です。
よりよいマンション管理のためにガンバっていただきたいと思います。

長文になり申し訳ありませんでした。

お礼

早速のお応えをありがとうございます。
区分所有法、民法の共同組合、民法の事務管理等の規定を参考にして、管理組合の規約は創案され総会に諮る手順であると認識しております。
一方、法律ではない「マンション標準管理規約」、及び、区分所有法と言う法律では、管理組合の活動目的である共用部・共有部である躯体と付属設備（ライフライン）を保全・維持する規定が無いに等しい。
竣工当初、建築土木業界に就労する組合員が多くいて、修繕工事の工法の選択・見積仕様書の作成等、修繕工事の計画～実施～検収要領～アフターサービス条件設定等の概要仕様書が存在します。
しかしながら、マンション標準管理規約を法律だと信じている長老達（文科系・商学部系）が、役員に配偶者や家族等を選出するのは違法ではないと主張し、結局、規約化せぬまま、躯体やライフラインの修繕工事に高額な流出金を発生させてしまう。マンション管理会社が介在し、口銭を３割、元請が３割と言う契約です。この様な実態を改革すべく総会で発言しても、議事録には反対意見を一切記載しない。
昨今、元理事長が刑事告訴され収監される犯罪がWebSiteで閲覧ができますが、この様な事態の発生を防止すべく「分譲集合住宅・基本維持法（案）」の制定を模索中です。できる者が役員であるならば、高額な公金の流出を抑制するでしょうし、鉄筋コンクリートづくりであれば、１００年化構想を立案すべき時期に到来しています。
源流と辿ると敗戦直後の市街地や畑に公団住宅や分譲集合住宅が老朽化して建替え時期だと流布するマスコミであるが、しかし、創意工夫をする技術系の区分所有者は、最適工法とミニマムコストと公平な費用負担化を立案することができると思います。
問題なのは、図面や電気水道ガス通信等のライフラインの機能構造を知らない文科系の組合員が、一匹狼の１級建築士を介在させる策謀です。
法律も図解を組み込む工夫が必要です。
透明化とか情報開示とか言いますが、文言の羅列だけではなく、思考の外化とは、図化する事がＩＣＴ時代の流れです。
２０１１－３－１１以降、震度３以上の地震が１２０回以上発生しています。
基礎杭の上にある基礎部は、繰り返し圧縮応力が生じて、亀裂が発生していると思います。竣工後３０年を経過しているとコンクリートはガラス状の結晶粒界の粘結力は低下・剥離が進行してしているかも知れません。
制振構造への改善とともに基礎部の圧縮耐力の向上策の投下が必要な時節ではないでしょうか？
耐震強度５の躯体の場合、１階と２階の躯体の補強よりも免震構造への検討が必要でしょう。
１級建築士ではなく構造設計１級建築士資格と実務経験者を探す事から始めましょう。
出来ない者にやらせるから犯罪を生む。
役員選出に試験を行う管理組合が出現する時代です。

どうもありがとうございました。