理事会不成立のときの議事録作成について

質問

理事会不成立のときの議事録作成について
理事会が定員不足で不成立のとき（６人で成立、いつも５人）、不成立が多いため、議決を要しない事柄について、討議し、緊急の場合は、後日成立したときに決議するの事後承認として進めています。理事会の議事録として、不成立のときも　理事会不成立の旨を記載し、、他の討議内容について　記録し作っていますが、フロントマンが、理事会不成立のときは、書く必要がないと議事録原案の作成をしません。　理事会が不成立のときの、議事録の作成は必要ないのか　または、どのようにしたらいいのか　教えていただけないでしょうか？
よろしくおねがいします。

回答No.1

pegasus20 · ベストアンサー

質問者さんのマンションでは、以前はきっちりと理事会の管理されていたようですね。

議決を要しない事柄の討議は行っている訳ですから、その旨の記録。及び、議決の事後承認の予約を何らかの方法で記録しておかないといけないですよね。

質問者さんのマンションでは、議事録にそういった事を記載していた訳ですから、ノートを分けるとしても、勝手にルールを変えれませんよね。

いつ、誰と誰がどこでどんな話をしたという記録が無ければ、独裁で決定したと誤解されかねません。

招集はしているのですから、分冊したとしても議事録には、最低限不成立の一行と理由だけでも必要でしょう。＜書いていないと、記録欠落になりますよね。

議事録の書き方は、緊急を要しない事柄でしょうから、一般的には、理事会議決が通るまでは、旧方式維持だと思います。

お礼

一般的に、やはり　記録は必要であるとのこと　ありがとうございました。