分譲マンションの集会議事録のフォームについて

質問

集会議事録は、公文書扱いですから発言者の部屋番号、姓名を記載するのが正解だと思います。
が、個人情報保護法により、部屋番号、姓名を記載しないことにすると理事会が決定した。
理事達に聞くと理事長の判断だとの応えです。

分譲マンションにおける議事録のフォームについて、区分所有法には規定がなく、また、WebSiteで検索した結果は、文言の羅列っであって、「発言者の部屋番号と姓名」を記載するとの規定の有無を広報しておりません。

私は、QC（品質管理）技法に基づき、サラリーマン時代は「会議記録フォーム」を標準化し、海外・国内で使用しておりました。

会議記録は、活動状況や職制の意向を全社員に広報する用途があり、当然、発言者の部課名と姓名を記載します。労働争議にも証拠資料となるので、発言者の帰属部署名・姓名の記載は必須です。

私が居住する分譲マンションの組合員の長老達は健在な事は結構な事なのですが、「御上」、「役人」が決めたから正解だと集会で発言するものの、集会では「部屋番号と姓名」を名乗ってから意見を述べますが、「議事録には、誰が発言したのかが判らない無記名にしてしまう」状態です。

従って、理事長が専制君主と変貌し、理事達の意見を聞かない等の状態が続き、議事録を改竄する事態に陥った。

長老の一人が簡易訴訟を起こしたが、旧担当理事長が議事録を改竄する。
原告の言い分と被告と書面とが異なるのです。
善管注意義務違反だと助言しても、双方は、話し合いもせず、争議争論状態です。
文書化の技巧も劣化し、虚偽を記載する事も正当化する高齢者の台頭は混乱を起こす迷惑組合員だと捉えております。
Q1:皆様方は、発言者の部屋番号と姓名を記載しておりますか？
Q2:マンション管理会社は、議事録の作成要領を助言しておりますか？
ご教授をお願い致します。

回答No.1

poolisher · ベストアンサー

＞Q1:皆様方は、発言者の部屋番号と姓名を記載しておりますか？

普通は日時、場所、出席者に審議事項と結論を書いて、審議書類を付属して
お終いではないでしょうか？
いい悪いは兎も角として、発言内容まで記録するためには、発言速記や
各発言者への議事録記載内容の確認など事務作業が増加します。
それでも、詳細な記録をするべきであるというのが管理組合の総意であれば
規約を改定して、議事録内容を規定すればいいと思います。

改ざんを防止するためには、全（出席）役員のハンコを押せば相当の効果が
あると思いますが、ハンコ押してもらうだけでも結構手間です。

＞Q2:マンション管理会社は、議事録の作成要領を助言しておりますか？

いろいろさまざまだと思います。
投資マンションなどであれば、管理会社がほぼ１００％事務代行しているで
しょうし、同席してアドバイスするケースもありますし、・・・。
ただし、ＱＣ的な観点からのアドバイスというのはほとんどないのではない
でしょうか？

お礼

早速のお応えをありがとうございます。
理事達に捺印させる方法もありましたね。
高齢者の弧族の増加と次世代への育成を怠った結果、
・主膳工事を行うと資産価値が高まると錯誤・豪語していた高齢者が中古転売の広告をばらまいた。鉄筋コンクリート製は税制上４７年（現在６０年に変更途上）の経済的耐用年数を設定しております。人工構築物は経年減価してゆく事と
古くても居住の用途と利便から市場からの需要で中古マンションの価格は定まる事でしょう。
議事録会改竄者は転売して逃げはじめる有様です。
知らなかった、そうでしたかと率直になれば気楽になるでしょうに。
技術系には、現物の人口構築物が残存しているから嘘を言えません。
・マンション管理士が国家資格とはおかしな時代になったものです。
・議事録と会議記録との呼称があります。
・会議記録は、事実を記録・計測すると言う意味があります。
　ですから録音・録画が当たり前の機械製造業に馴染んでおりましたから
　市議会の議事録を見ましたが、書記・速記者の理解力に依存した方法・形態です。
・簡易裁判所で調停員が人工構築物の機能・構造を全く知らないから
　調停員とは言えないと技術系の高齢者が所感を述べておりました。

築後30年を経過すると組合員の感性が朽ち果てて来ます。
米国東部地区で起こったスラム化の兆候は、組合員達の維持意識の衰退です。長屋的交流が皆無の分譲集合住宅の大きな壁が聳えています。

ありがとうございました。

回答No.2

tk-kubota

Q1.Q2のお答えする前に「・・・記載しないことにすると理事会が決定した。」と言いますが、それは間違いです。
理事会では、そのような決定権はないです。
ただし、総会の決議によって「意見には氏名等の記載の有無は理事会に委任する。」と言う決議があったならば、理事会で決定してかまわないです。
Q1ですが、もともと、議題があって、その議題の可否を決定するのが総会の決議ですから、その決定前の意見をいちいち何処の誰がどんな意見だったかと言うことまで議事録には記載しないです。
可否決定の前には、議題(これが理事会の仕事です。)の質疑応答の時間を設けているのが普通でそこで様々に発言や意見があるので、その内容は記録にはないです。
その意見などによって特別議決であれば4分の3、普通議決であれば2分の1の賛成で決定するわけです。
これは裁判所の書記官が、法廷での発言をすべて書記していないのと同じです。
Q2は管理会社が助言するかどうかのことですが、これは、もともと逆で、組合員が管理会社に助言しなければならないことなので、組合員がしっかりすべきと思います。
組合員が最高決定権を持っていることを各自自覚すべきと思います。
なお、現在では資格がないと管理会社も務まらない時代となって、管理会社も法律を熟知しなければならないので、その意味では、彼らの助言も必要ですが、我がマイションでは、私の理事長で問題なく進んでいます。

お礼

早々のお応えをありがとうございます。
理事会が頭数を集めた形骸化した状態ですので、議題に関して、協議検討が浅く、５W2H、要件定義、目的・・・等がズサンな議題すので、毎回、集会は紛糾する状態です。大部分が、生活に関連する事案が紛糾します。

例１：集会室の用途目的、使用者を外部に公開する等の事案、弔慰金を新設等、高齢者の世代と40代～５０代の僅少の世代では、完成・ライフスタイル・価値観が全く異なり、かつ、拡大解釈等が争議争論・紛糾状態に陥ります。

例２：マンション標準管理規約を法律だと錯誤している長老が多い。近隣の事例ですが、理事会は技術系で、かつ、理事職を永久理事としている。そこでは月額の負担金額が管理費＋修繕積立金が計１．５万円です。自主管理の形態です。若い世代から交代せよとの意向があって、交代した。そして、マンション管理会社に委託した結果、月額負担金額が３．５万円に値上げとなった。
私のところと同様に築後36年ですから国民年金生活者たちは家計がひっ迫し、マンション管理会社から派遣された管理員・清掃員不要と言う意向が噴出し、本質的な建物と付帯設備の維持費用の削減方策を高齢者達は立案ができないから、結局、技術系の理事ｎ方が良かったと言うのが結論です。
マンション管理会社は何もしない。
議事録に至っては、審議内容・討議内容が浅く、現場の実情を知らない営業が作成する議事録案ゆえ、これを覆す理事達も配偶者達に変貌し、結局、月額負担金額を元に戻せない。
こういう状態は、無管理状態と言えます。
自己規範・自治規範が失せ、他者任せ状態だと思います。
普通決議・特別決議を識別する判断も無く、そもそも、出席票を集会の冒頭で公開せず、要求すると議事録に記載すると言う始末です。調べると集会が不成立だったのです。これも隠蔽する状態です。生活に支障を与える月額負担金額の低減化に取り組む高齢化した組合員には無理な課題なのでしょうか？管理組合の主務が拡大解釈され、生活面の範疇も管理組合の業務だと言う「法律ではないマンション標準管理規約」の存在が紛糾する要因だと私は捉えております。
謀判カメラの機能を知らない司法界の判示と同様に、建物と付帯設備の機能を知らない組合員を輪番制で役員に起用する方法、そして、支出を抑制すべく修繕工事の推進体制を多段の階層構造から地元の施工可能な企業に委託する等、建築土木業界の口銭・仲介料を排他する意識を高齢組合員は自分の足を使って近隣を調査・研究すべきだと思います。丸投げの理事長が出現する状態が発生し、この悪弊を排除する次世代の組合員を集める事が難しい情勢が生じる管理組合衰退の状況が迫って来る昨今です。
文言の羅列から建物・付帯設備の現場診断が行える組合員（技術系）の起用を重要視する環境・意思の疎通を大切にしたい。
・支出金額が多い順位：(1)マンション管理会社、(2)外壁歩数と塗装(3)管工事(4)エレベータの保守(5)その他（建物と付帯設備の修理・部品交換費）です。
これらの支出を抑制するには、自動車の修理記録と同様に修理履歴を管理員に記帳させる事だと思うのですが、今の管理員は、建物・付帯設備の機能・構造もトラブルシューティングもできない。英国のアパートメントハウスの管理員は一人で担っています。形骸化する分譲集合住宅の維持管理を改善すべく最後の奉仕作業が続きます。
ありがとうございました。