マンションの総会議事録の事実と異なる記載について

質問

総会議事録に関して、当時の理事会にあげた質問事項のひとつです。

～～～管理規約違反～～～

事実と異なる記載、意見等の肝心な背景や理由を省略され
誤解を招く議事録の修正をお願いします。

　『建物の区分所有者等に関する法律』　総会議事録
　　第４２条　議事の経過の要領およびその結果を記載しなければならない。
　　第７１条　管理者、理事等は作成を怠る、本来記載すべき事項を記載しない、
　　　　　　　　事実に反する記載をした場合は、２０万円以下の過料に処す。

　１．事実と異なる記載
　　　 [出席者]・・・・・○○　▽▽
　　　　出席役員　　　○○　▽▽印

　Ｑ　総会には、奥様が出席されていたと思います。
　　　事実に反する記載ではないでしょうか？

　Ａ　たしかに奥様が代理出席されていましたが、
　　　あくまで代理での出席ですので
　　　議事録の署名上はご主人のお名前でも特段問題ないと思われます。

以前から、役員として区分所有者の配偶者も対象とする、
代理を認めるなどの実態にかなった規約改正を提言してきましたが、
無視され続けていました。

今回の、このような回答は、
役員の代理を認めていない管理規約違反であり、
出席していない理事が出席者として事実でない嘘の記載を
していたことになります。

このような都合のよい、恥ずかしい言い逃れが続いてはたまりません。

理事会と管理会社の不正が続く状況で
健全な管理組合運営にするにはどうしたらよいか
教えてください。

回答No.1

merciusako

確かにあなたの言う通り、厳密には区分所有法違反です。
理事会が何故あなたの提案を審議しないのか不思議です。

ただ、運用面からすると、「その違反によって、管理組合としてはどのような実害を被ったのですか？」ということになります。

「実態にかなった規約改正」は正しいのですが、理事会が提案を取り上げないということは、「同居する配偶者ならば区分所有者と同一と見なしても良いのではないか」ということだろうと思われます。

また、「管理組合としての実害もないし、他の区分所有者からの指摘もないので、このままでも良い」ということなのでしょう。

仮に、何らかの訴訟案件で、理事としての資格が問題とされ、この議事録が証拠となるようであれば実害はあると言えるかもしれませんが。

＞健全な管理組合運営にするにはどうしたらよいか

あなたの主張は正しいです。
あなたが理事になって、管理規約改定を提案し、他の多数の理事の賛同を得て総会の議案とし、区分所有者の４分の３以上の賛成が得られれば規約は改定されることになります。