マンション総会議事録の記載事項について

質問

こんにちは。どうぞよろしくお願いいたします。
先日、耐震工事・大規模修繕にあたり、設計監理会社（施工業者ではありません）の
選出と事前の議題で記した、臨時総会を行いました。

3年ほど前から理事会とは別に、修繕委員会を立ちあげ彼らが独自に業者選び等を
率先して行ってきたという経緯があります（要は理事が面倒なので
修繕委員会に丸投げしたようで、リタイアして時間が十分ある修繕委員会の
委員長が独走状態となりました。）

我々のマンションでは、業者選びの際は2，3社の見積もりを出させて、
総会にて全員で1社に絞るということを基本としてまいりましたが、
今回は、助成金申請などのタイムリミットがあるということで、
理事会（現理事5名のうち2名が修繕委員兼務で、前出の修繕委員長も理事です）が
3社から1社に絞ってしまい（その3社からの選出においても、形だけ3社としただけで、
すでに1社に結果ありきでプレゼンを理事の間だけで行わせました）、
実際は「選出」ではなく「承認」ということで
事前に十分な業者の資料を配布することなく、その場で即日承認決議を出してほしい、
と修繕委員長が強く促し、決定に至りました。

質問者である私も今期から理事（3回目）ですが、
理事会のこうした進め方に疑問があり、都度注意提唱しましたが、
スルーされ、挙句に、理事会を私が出席できない日に設定されたり、
事前に理事会開催日をお知らせいただけなかったりと干されておりました。

そこで、何も知らされていない区分所有者のみなさんに理事としてこうした背景を
報告するべく、臨時総会の場で、業者選びのプロセスに問題がある旨、
質疑応答の時間に行いました。
理事会の方で1社に絞ってしまうという例を作っては今後もそうなる危惧がある、と
発言しました。

※理事5名のうち、前述とおり2名が修繕委員、理事長は完全に修繕委員長のいいなり、
監査もそちら寄り、いずれもみなさんも比較的新しい（理事2度目もしくは、初めての
理事）区分所有者です。ちなみに我がマンションの理事は輪番で人気は2年です。

結局可決されてしまいましたが、質疑応答で危惧していた発言が議事録に載ることは
有意義であるので、とりあえずは安堵していましたが。。。

翌日（日曜日）理事長よりメールが届き、
私の発言は「正式な議事録へは記載が載ることはありません
これは記載要綱の絶対事項ではないためです。
ただし管理会社が言うには質疑応答を備忘録として残すとの
ことでしたので、管理会社へその旨お伝えします。」
とありました。。。

臨時総会終了後、私と同意見の方と2，30分ほどお茶をのみ、今回の臨時総会の
不満を話しました。私と別れた後、その方は理事長と他2，3名の方々の
「飲み会」へ顔を出したそうで、私との会話を探られてしまい、
ペロッと話してしまったそうです。。。（汗）

先回りされて手を打たれた感じですが、
これまでの議事録には質疑応答もすべて網羅されていました。
もちろん、一字一句のすべてが記載されるわけではなく、
ある程度要約された形にはなりますが、完全にカットされることはありませんでした。

総会議事録へ私が行った質疑応答を記載しないということは
合法的？なのでしょうか。
こちらはそれに対して何の反論もできないのでしょうか？

阻止しようとするということは、非があるといことだと確信してしまいます。

お知恵拝借頂ければありがたいです。
時間はあまりありません。。。
よろしくお願いいたします。
私も自力でできる限り調べたいと思っております。

回答No.1

merciusako · ベストアンサー

総会議事録ですが、区分所有法では「議事録には、議事の経過の要領及びその結果を記載すること」となっていますから、質疑応答、意見、提案などのすべてを記載しなければなりません。

「要領」ですから、一言一句記する必要はありませんが、特定の発言内容をカットすることなどできません。
区分所有法違反です。

実際に総会に出席した区分所有者の方々は、その総会でのやり取りを理解しているでしょうが、欠席された区分所有者の方々には分かりません。

総会は、管理組合として区分所有者全員として開催されるわけですから、総会の内容は「正しく」区分所有者全員に報告しなければなりません。

＞正式な議事録へは記載が載ることはありません。これは記載要綱の絶対事項ではないためです。

これは誤りです。
「正しく」記載することが絶対事項です。
正しく記載しなければ、「議事の経過」を記したことにはなりません。
当然、結果だけでもダメです。

修繕委員会は、大規模修繕のための理事会の下部組織という位置づけで、修繕委員会で検討し、結果を理事会に具申し、最終的に理事会で審議し、総会議案とする、という手続だと思います。

だとすれば、理事会議事録にもあなたの発言は記載されなければならないことになりますが。
管理規約には「理事会議事録は総会議事録の規定を準用する」と定めてあると思います。

お礼

早々の回答ありがとうございます！
調べたことに確信が持てました！もう少し、確実なものにして近々に理事長へ返信したいと思います。

総会後の飲み会席でのことを昨日聞いたところ、本音では今回のプロセスはおかしいと数名の方も感じていらっしゃるそうです。ですが、だったらあなたが全部やってよ、と時間をもてあましている修繕委員長に投げられたらとても自分はできない、という理由でみなさん「お任せするしかない」、と思っているようです。
修繕委員長もそのことをよくわかっていての独走っぷりなんだと思います。。。
結果がいいのであれば構いませんが、どうしても不信感を禁じえないことがたびたびあるので。。。
ただ、一人では戦えません。。。私も仕事で自由になる時間がほとんどないのでもどかしく、悔しい気持ちでもあり眠れない日々です。。。

回答No.2

-yo-shi-

私も貴方の言い分は正しいと思います。
また、修繕委員長と設計事務所と何か裏でつながっているのでは？と勘繰る部分もあります。

ただ、業者選定において今までの慣例と違うからダメだと言う決まりはありません。
ですから業者選定におけるプロセスに問題があるとは言い切れません。

どのようなプロセスであろうと規約に反していないのであれば総会決議が絶対です。

議事録においても結果として網羅されているなら何も言えないと思います。

ただ、今後の事を考えれば同様の事が起こらないように修繕における業者選定の方法を明確にしておく必要があると思います。
場合によっては、規約の変更や追記も必要でしょう。

今でも理事会運営に疑問を感じるなら、理事長や理事の解任動議をあげればよろしいかと思います。
その権利は貴方にあると思います。

お礼

アドバイスありがとうございます。
「解任動議」を発するとなるとおそらく私一人が「おかしい人」扱い
受けかねない状況で、孤立すること必至です。。。

仕事多忙な中、理事会のことが大きなストレスとなり、
週末から体調を崩してしまっています。。。
ひょっとすると大病かもしれない症状が出ていて、トホホです。

もとい、あと1年の任期でなんとかできればと思います。