なあなあで仕事をする会社との付き合い方（長文）

質問

規模の大きな会社に勤めています。大きさだけにルールが厳格で、決定事項は常に文書による証拠が求められるため、良い言い方では白黒ハッキリしており、悪い言い方では融通の利かないところがあります。

会社の性質上、小さな日本的な会社と取引をする時に、問題が起きてしまいました。私の会社では、何かを発注する時は必ず

見積もり依頼⇒見積書⇒見積書承認⇒注文書発行⇒納品⇒先立つ書類の内容に基づく請求

の流れでないと、業者に支払いができません。先払いはしませんし、注文書の出ていない事項に対しては支払い不可です。物品のやりとりでなく、形のないサービスや、何かの運搬などの作業についても、必ず先立って、合意された見積書に基づき注文書を発行する必要があります。

しかし、「見積もりをお願いします」の時点で、「支払ってもらえるもの」と勘違いした、ある小さな業者（その一社のみ）が、見積書を後だしにして物品を作り始めてしまったり、気を利かせてか作業を実施してしまったりしたことが数件起きました。その会社は、書類を作ることが苦手で、どうしても遅れがちになってしまうそうです。

そのため、実施後に事後報告的に請求書がやってくるので困っています。合意していない以上支払いはできない、ということを何度か伝え、負担してもらいましたが、向こうは口約束で動き、人情を大切にする日本の会社で、しかも規模がとても小さく、想定外のコスト負担が数件続いたために、すっかり先方の上の方の心証が悪くなってしまったようです。気を利かせて動いてやったのに、手のひらを返すとは何事だ、うちとはこんなに規模が違うのに、というのが先方の言い分です。

しかし、こちらから繰り返し伝えていますが、実施前に見積書をもらっておらず、注文書を発行していない物品・作業については、支払いを行うことができません。先日は営業の担当者にも、「こんなに一生懸命協力しているのに、なぜ持ちつ持たれつのいい関係を保てないんだ」と、不満が来ました。

こちらとしては、そういう契約書におたくもハンコを押したでしょう、と言うしかないのですが、小さな会社は、契約書がどうということではなく、助け合いの精神や担当者同士の付き合いが大切なようです。
なんだか、こちらが弱いものいじめをする悪徳企業で、こちらが加害者であるような言い方をされてしまいます。実際は、正式に頼んでもいないことを実施され、後から請求書だけ送りつけられて、こちらも困っているのに、です。

長文で申し訳ありませんが、理論の弊社と感情の先方、平行線になってしまっていますので、どういうふうに言えばわかってもらえるのか、付き合い方のアドバイスをお願いします。

よろしくお願いします。

回答No.9

kkk1024 · ベストアンサー

こんばんは。No.7の３０代男です。

お礼、補足ありがとうございます。
回答ではありませんが、参考まで。

勝手に状況をまとめますと、
１．質問者様の会社は発注、納品、支払い手順が決まっており
　　手順通りの流れでないと支払いできない。
２．ある業者が口約束の段階で納品物の準備を始めてしまい手順に従わない。
　　「見積もり依頼」で受注したものとして開始。
３．他業者は手順に従い注文書発行後に開始。
４．問題のある業者の同業他社は同様に手順に従わないと思われる。
５．問題のある業者の納品物は他業者では納められないもの。
　　（同業他社にも納められない？独占的な納品物？）
６．問題のある業者は納期に間に合わせようとして見積もり手順に
　　従わない追加費用を請求する。
７．同業他社に依頼しても恐らく問題の業者と同様な対応となる。
８．上司には相談したがアドバイスのみで基本的に手は出さない。
　　（質問者様の成長を期待し任せている？）
９．自社の方針として問題の業者と継続して取引する。
といったところでしょうか。

益々私の働いている業界と状況が酷似してきて私が責められてる気がしてきましたが…

まとめてみて思ったのですがアドバイスできることがないような気がしてきました。

それはさておき、質問者様を縛っている前提を外せば無理なくできるんですがね。

例えば、他の回答者様が書かれている通り合い見積もりを取る。
５と９の前提を外せばいけそうですね。
合い見積もりをとれて、さらに問題の業者が利益のほとんどを自社との取引にて
得ているとしたら流石に考えざるを得なくなると思います。

５の前提のみ外して、問題の業者とつきあいつつ、同業他社にも発注する。
発注数の半数とか一部とかを別業者に頼んでみてしまう。

いずれも５の前提を外す必要がありますがね。

思考実験として現実に可能な状況が無いか考えてみてください。
何か見つかるかもしれません。

どうしても問題の業者とつきあうなら、
・今まで通りプロセスを遵守し、規定外の請求は断固として支払わない。
　この場合、問題の業者側から取引停止となる可能性がありますが、
　質問者様の会社で停止になった場合の損害がどれほどあるかが問題となりますね。
　大きい場合は質問者様自信の責任問題になりかねません。
・問題のある業者のプロセス改善に参画する。
　これは正直お勧めしません。
　質問者様が再三の警告をしているにも関わらず実施していて
　できないところを見るともう社風、文化でしょうね。
　また、他社の決まりに口を出して成功したとしてもその会社の良さも同時に
　失う可能性もあります。
・問題のある業者自体を吸収する。
　自社の利益になることが前提ですが…
夢物語になりましたがこんなところでしょうか。

分かって貰いたいということでしたが、業者の社風、文化を変える必要があります。
また、仮に問題の業者の利益をそれほど損なっていなければプロセス改善を行動に
移す可能性は少ないと考えます。
あくまで仕事ですから利益が出ていれば行動に移す必要はないとなるでしょうね。

蛇足ですが、質問者様の上司は問題のある業者自体が損益を出すこと、
取引停止になる可能性があることも折り込み済みに思えてなりません。
理解をしてもらう取り組みは継続するが、取引停止の可能性も視野に入れて
プロセスを遵守するつもりであることを伝えて、上司の腹の内を聞いてみた方が
質問者様自身が安心できる気がします。

参考になれば幸いです。

お礼

遅くなりましたが、再度丁寧なご回答をいただけて、大変感謝しております。
まとめていただいた内容は、まさにそのとおりです。

また、その前提での施策として挙げていただいている方法も、よくわかります。
挙げていただいた中で、当社の方針に沿い、解決を目指す方法として、１と２、および第３の手として、競合への切り替えを常に示唆する、というコンビネーションを戦略としたいと考えるようになりました。

１「プロセスどおりでない場合は一切支払わない」&
３「他の競合の存在を常に意識させる」

は相手企業にとってはストレスになるでしょうが、その上で

２「プロセス改善に共同で取り組む」

を行い、救済措置も示す。ここまでやってもダメなら、３の手段を最終的にとったとしても、両社納得しやすいでしょうね。上司としても、上記のコンビまでをやってみろというつもりのようです。もしも改善できたら、何かすごく大きなプロジェクトを成し遂げた気分になれそうです。笑

長々と、お付き合いいただき、一緒に考えて下さってありがとうございました。おかげで、道が見えた気がします。

回答No.8

まつい たかあき（@mamitakun）

mikenorth さん、こんにちは。

回答ありがとうございました。

もし、お返事頂いた内容の認識でいるとしたら、
mikenorth さんがルールというものを誤解しているかもしれません。

とても、お話されていることは、
ルールを守られていない（順序どおりに事を進めていない）
と思われたからです。

整合性がとれなければ支払わないのは当然としても、
ちゃんと見積書を取って先に進められていないような気がしています。
作業に対する事前の同意が出来ていないと思われます。

もし、そこらへんいい加減になっているようでしたら、
まずいことがおきたときに、企業は平気で個人に責任を押し付けるものです。
今、もしかしたらとっても個人的に危ない状況かもしれません。

補足

たびたびのご回答ありがとうございます。

すみませんが、内容をもう少し詳しく教えていただけないでしょうか。おっしゃる「ルール」というのは、質問内で申し上げた当社のルールでしょうか？そうでしたら、その順序を毎回のように業者に説明しているのに、気がついたら実施されてしまっていた、というのが本ケースです。先に見積書を出してほしい旨は伝えているのに、「もうやってしまいました、○○円かかりました」という事後報告が来るので困っています。
きちんと文書でも残していますが、「指示を出した」証拠は文書で残せても、「指示を出していない」証拠は残せない（書面が残っていない＝指示を出していない、ということになるので）ので、対社内的というより対社外的に対処法をアドバイス願いたく、質問させていただきました。

回答No.7

kkk1024

こんばんは。３０代男です。

他の回答者様へのお礼や補足がありませんので不明ですが、文面を見る限り上司に相談されていないようですね。
No.6の回答者様と同様まずは上司に相談されてはいかがでしょうか。
ここに質問するよりも有益な情報が得られると思います。

それはさておき、皆さんおっしゃっている通り契約の履行、手順の遵守を行わない業者に対しての発注をしないというのが質問者様の会社の基準と照らし合わせれば順当と思います。
手順が整備されているようですので、問題となっている取引先のようなケースに対するガイドラインなどもあるのではないでしょうか。
無いのであれば最初に戻りますが上司に相談となるでしょうね。

また、ガイドラインがないのであれば自分で作ることになります。
このまま問題の業者が同様の対応を続けた場合の自社の対応を決めましょう。
決めた上で問題の業者に伝え、さらにその会社へきちんと伝えましょう。
窓口となっている担当や、上司で話にならない場合は対会社として話し合える人間と打ち合わせすることが重要です。
つまり、質問者様の会社は見積もりや請求手順を守れない会社とは取引できないことを理解できる、さらには取引停止となった場合に責任を持てそうな人と打ち合わせすることです。
ガイドラインについては、例えば、次回納品の際手順を遵守していなかった場合は取引停止などでしょうか。

現状取引停止となっていてもおかしくない問題の業者と取引継続しているようですから、その業者の納品物は質問者様の会社に利益になっているものと憶測します。

場合によっては、そのメリットと自社が折れる某かの対応を天秤にかけ自社が折れるという選択もあると思います。
どれほどのメリットがあるのか文面からは読み取れませんので何とも判断がつきませんが…

蛇足ですが、問題のある業者が弱いものいじめをされているように騙るのは、私も中小におりますので気持ちはとても分かります。問題のある業者側として…
立場が弱いのは確かですからね。
普通は問題のある業者側は身を守るために、手順を遵守するというスタンスだと思いますけどね。

駄文失礼しました。参考になれば幸いです。

お礼

ありがとうございます。

上司は、わかってもらえるように説明しなさいとアドバイスはくれますが、結局継続してその会社の面倒を見るのは自分なので、頭の痛い問題です。

＞問題となっている取引先のようなケースに対するガイドラインなどもあるのではないでしょうか。

残念ながらこれはないですね。。ただ、今回の事例を同部署の同僚とシェアすることで、文殊の知恵が浮かぶかも知れないとは思いました。それを文書化して、まとめておくのも大切ですね。

＞その業者の納品物は質問者様の会社に利益になっているものと憶測します。

その通りです。その納品物は、その業者しか納めることができません。だからこそ、先方は多少雑な対応を続けているのかもしれませんね。

＞普通は問題のある業者側は身を守るために、手順を遵守するというスタンスだと思いますけどね。

その通りです。なんにせよ感情で動く会社なので、「御社を守るためでもある」という部分を強めに伝えて、プロセスに従うことにメリットを感じてもらうしかないのかな、と思いました。

ありがとうございました。

回答No.6

sunsowl

そのような会社とは、もう取引を中止しましょう。
お話を聞く限り、互いの主張が全く噛み合わないので、このまま取引を続けるメリットが全くないと思います。
質問者様が取引先の選択権をお持ちでないなら、上司に訴え出て対応を仰ぐと良いでしょう。

お礼

お礼が遅くなりすみません。

＞そのような会社とは、もう取引を中止しましょう。

その決裁権が私にあればよいのですが、、、このまましばらくは、私がその会社の面倒をみないといけない方向です。上司も「わかってもらえるように説明しなさい」と言うばかりなので、自分でなんとかするしかありません。でもこちらで質問させていただき、わかったことは

・当社のプロセスは正常
・毅然とした態度で接してOK
・但し書類を出しやすくする仕組みは必要で、これは実現可能

ということです。先方があまりに被害者顔をするので、うちの会社が硬すぎるのかな、と価値観が揺らいでいましたが、立ち直ることができそうです。

ありがとうございました。

回答No.5

まつい たかあき（@mamitakun）

mikenorth さん、こんにちは。

それは、mikenorth さんが自社の立場になり切っていないからだと思います。

融通の利かない会社にいる事実を認め、「融通が利かないグループの一味」に
なっていないから、相手から中途半端な期待が来るのかと思います。

それが悔しければ、融通が利く会社に変える立場まで偉くなること、
なあんて、普通のアドバイスではするのですが、
簡単に言うと、「相手の期待する状態で付き合わなくてもいい」ということを
知ることなのかと思います。これは、自分がどうなりたいかとか関係ありません。
守るべきものや立場がある以上、「言いたくない事を言う」という義務が生じるだけです。

企業のルールを少し破る形で自分も付き合ってきたけど、今後はそれができない。
という事を正直にお話する事でしょう。

で、もし、そこ以外にそのルールを守れる企業がいないとすれば、
そのルールでは、事実上発注は不可能な事になるかと思います。
そういう事を上司と相談していくのではないのでしょうか？

少なくともmikenorth さんが抱えて悩む内容ではないかと思います。

お礼

お礼が遅くなりすみません。

＞企業のルールを少し破る形で自分も付き合ってきた

どちらかというと、今まで企業のルールを決して破らずに、注文内容と請求内容の整合性が取れない場合は支払わないという態度で来ているため、先方の当社への心証が悪くなっている、という状況です。先方の営業が、ものすごく、被害者の態度でこちらに泣きを入れてくるので、こちらが加害者であるような気持ちになってしまいます。

上司もアドバイスはくれますが、結局は継続して業者とやり取りするのは自分なので、頭の痛い問題です。

ありがとうございました。

回答No.4

nabituma

発注もしていないものを相手が作って送ろうとこちらは受け取る必要はありません。

そもそもそんなやりかたしていたら、監査でえらい目にあいますよ。

毅然とした対応でよいと思います。
それができなければ関係を切るくらいの勢いでやるべきでしょう。

ただ、大企業と、小企業では、用意する書類の量が違うことはあります。
このあたりは木を使ってもいいと思います。
STEPは省略しては絶対だめです。

お礼

お礼が遅くなりすみません。

現物であれば、突っ返せるのですが、トラブルになるのは以下のような状況の時なので、判断が難しい場合があります。

当社は、その「モノ」は、事前の見積もりへの合意に基づき、正式な発注書を出している。
⇒但し、イレギュラー的に、「モノ」を期日内に納めるために、追加費用が発生。
⇒金額によっては納期をずらすことも検討できたのに、業者が気を利かせて（？）納期に間に合わせてくれる。
⇒間に合わせるために掛かった経費を、事後報告で請求してくる。

確かに、納期に間に合わせてほしいという依頼はしていますが、まずは見積もりを見せてくれと依頼していても、出す、出すと言い続けて出さないので、費用の発生する作業を実施するか、しないか、決断を迫られる時期になってしまい、見積もりの吟味をする余裕がなくなってしまうわけです。もしくは知らぬ間に実施されていて、「納期の協力をしたのだから費用を負担してくれ」と、後から請求書を送ってくる、というのがトラブルになってしまいます。

ここで、注文書を出していないので支払えないと伝えると、せっかく協力したのに、先方の当社への感情が悪化します。が、書類が苦手な会社のために、何らかの配慮は必要かと思いました。

＞毅然とした対応でよいと思います。
＞それができなければ関係を切るくらいの勢いでやるべきでしょう。

そうですね、「御社を守るためでもあるんですよ」というメッセージは伝えつつ、プロセスに則って毅然とした態度で接していきたいと思います。

ありがとうございました。

回答No.3

rowena119

簡単なことです。そういう会社は切る。見積書をださないー当然貴方の会社は注文書を出していない。注文書を出していない品物は当然検収できません。思惑と違った高かったら誰が責任を取るのですか。きちんと言わないと大きなトラブルの元です。可能なら別の業者を探して相見積もりにして徐々に切り替える。しかし、どんな内容でも、合い見積もりは最低条件です。場合によってはマルチ見積もりも当たり前ですが、何とも前近代的な商取引も有るのですね。

お礼

お礼が遅くなりすみません。

＞そういう会社は切る。

それができればよいのですが、できない理由があるので、うまく付き合っていかなければなりません。毎回口をすっぱくして、当社のプロセスを説明しているのですが、昔ながらのガンコな経営陣が「そちらが頼んだのだから費用を払うのは当然だ」という見解なので、すり合わせに苦労しています。

＞何とも前近代的な商取引も有るのですね。

私も驚きましたが業界の特性らしいです。営業におじいちゃんのような年齢の方も多いですね。（その業界の他の会社にも何十社とも会いましたが、皆さん人情と口約束で仕事をされて、言い値で商売するか、「負けてよ」の一言で「うーんわかりました！」というような、なんとも前近代的、非論理的なやり取りをされているようで、数字や契約の話にはめっぽう弱かったです。）つまり、そういうなあなあな業界の体質に迎合できる会社は、多大な協力をしてくれるのですが、当社のように、プロセス、書類、契約を大切にする、ある意味ドライな会社は、感情の面で協力したくないという雰囲気が蔓延し、何かにつけ費用を請求してきているように感じます。しかしそういう業界との付き合いを決定したのも当社ですから、ある一定は相手の方針を組む必要があるのでは・・・とも思えてしまい、認識のすり合わせに苦労しています。難しいですね。

ありがとうございました。

回答No.2

qwertydfv

あなたの会社の流れが正しいですよね。

その小さな会社に見積もりを依頼するときに、「他の会社にも見積もりをだしています」と伝えればいいのじゃないでしょうか？
ただたんに営業がゴリオシ営業だけだと思いますよ。

また、何かある都度、次はちゃんと発注してからお願いしますといったほうがいいのかもしれません。
正式な手順ふまないと、あとで呼び出されて怒られると思います。そこをアピールしてもいいと思います。

お礼

お礼が遅くなりすみません。

＞あなたの会社の流れが正しいですよね。

やっぱりそうですよね。

＞その小さな会社に見積もりを依頼するときに、「他の会社にも見積もりをだしています」と伝えればいいのじゃないでしょうか？

ワンショット発注ならそういう言い方もできるのですが、継続で取引している会社で、そこの商品は当社でも継続して購入していく意向なので、うまく付き合う必要があるのです。毎回口をすっぱくして言っているのですが、相手が好意で＋αの仕事をしてくれようとしてしまうので、気持ちはありがたいと伝えつつ、費用の発生することを制御するのに苦労しています。

ありがとうございました。

回答No.1

konata508

うちの会社は中小ですが見積もり依頼書と言う形を取ります。それに金額面などで合意できなければ依頼を断る注釈も書いてますし、自社の支払い方式の説明も書いてあります。ことわる場合も用紙で丁寧に断ります。また、見積もり作成の手間を省くために用紙に金額や期日、印鑑など必要最低限手書きで書いてFAXしてもらえばよい様式に替えました。
初めての取引の場合も直接営業と話、契約内容や当社の方式に合わせていただけるかまで確認した上での見積もり依頼です。参考までに。

お礼

お礼が遅れすみません。

見積もり依頼書に、支払い方式について明記した上で渡すのはとてもいいアイディアだと思いました。そういうフォーマットはないので、自分で整備し改善できる試みだと思いました。ありがとうございました。