見積書の発行日時変更は一般的なのでしょうか

質問

業者に見積書の作成日を変更させる事に関して質問です。
経理も仕事も素人の質問ですので、お気軽にご回答いただければと思います。

4月から上司が変わり、上司の経理部門への心証を良くするために、その上司から様々な指示がありました。
そのひとつに、業者が発行した見積書の日付調整というものがあります。
これまでは、担当者が必要な物品等々の見積書を業者に発行してもらい、納品後逐次または週ごとにまとめて上司に見積書と納品書・請求書を提出し、担当者の作業は終了でした。
各種書面を受け取った上司は、Excelのひな形から購入品一覧表を作成し、各種書面とともに経理部門に提出し、当部門の購入品関係の申請処理は終了という流れでした。

今回、「経理部門への心証を良くしたい」という理由で、以下の指示がありました。
指示１：異なる物品で、見積書作成日が同じで、納品日が異なる場合、見積書作成日をずらして業者に再発行してもらう。
理由：見積書作成日が同じなのに納品日が違うのは変だし、経理部門への理由の説明が必要になる可能性があり、心証が悪いから

指示２：異なる物品で、見積書作成日が異なり、納品日が同じ場合、見積書作成日時を同じにして再発行してもらう。
理由：納品日が同じなのに見積書作成日が異なるのは変だし、経理部門への理由の説明が必要になる可能性があり、心証が悪いから。
購入品一覧表はできるだけ一枚にまとめたいから。

長くなりましたが質問です
上司の指示は指示なので従いますが、日付調整が目的で見積書を再作成させるということは、皆様の会社様でも行われていることなのでしょうか。
ちなみに見積書の有効期限は切れていません。
また、肝心の経理部門は日付調整の必要はないという見解です。

物品を発注から受け取りと納品後の展開をしている立場の私から言わせますと、メール等々で価格や納期の調整をしている流れの最後でそんな作業が発生しますととても面倒で管理しにくいですし、コンプライアンス的にどうなのかなと考えてしまいます。

回答No.2

Surf64 · ベストアンサー

NO1の方に同意です

ただ、あなたが行政機関にお勤めの場合

「行政機関から援助を受けている」「行政を相手にしている」などの会社でしたら、見積の作成日や納品日に拘るのは解ります。

それ以外の民間の業者でしたら特に問題はありませんが

上司の方が、以前行政に係わった方のか

または、何か悪事を企んでいるのか

問い詰めるのではなく、「自分が勉強不足なので、何故見積の日付を揃えなければならいのか」と、聞いてみてはいかがでしょうか？

行政の件を含めて、本来の日付と違う日付を記載させる場合は、何か企みがある場合が殆どです。

お礼

ご回答ありがとうございます。

私どもはごく普通の一般企業で、顔の見えない部署が多少は有るかなくらいの従業員数です。
従いまして援助といいましても、銀行の融資以上の明確な援助は無いと思います。

今回の質問の前に、なぜ見積書の日付を揃えなければならないか聞いてみました。
理由は質問で上げたことと、「最近は経理が厳しくなってねぇ、そうしなきゃうるさく言われるのよ」とのことで、それ以上の明確な理由はありませんでした。
ちなみに経理さんに聞きましたが、最近、また私どもの上司が変わった後に経理がうるさく言った、見積書の日付を上司が指示したように修正せよと差し戻したような事実はありません。

経理に少しも疑義を差し挟まれないように、過度に予防線を張っているのでしょうかね…。
おかげで、物品の納品が徐々にですが遅れていますし、見積書の日付調整一覧表を作成しなければならず、なんだか悪いことに加担しているような気がします。

回答No.1

ryo_ Deathscythe（@Deathscythe）

上司が馬鹿としか思えない。

意味も必要も効果もない。

だったら全部同一案件にして1枚の見積もりに全部詰め込み、同一発注、同一納品にしたほうが書類枚数は減るw

お礼

ご回答ありがとうございます。

仰るとおりだとは思いますが、経理に詳しくない私からすると何とも言えません…。
会社によっての事情もあるとは思いますし。

当の経理さんは、見積書の日付の変更をしたところで、経理でまとめているほうのExcelの
シートが１枚増えるか減るか、フォームの多少の増減が有るか無いかくらいで、大きな影響はないとのことです。
No.2さんのご回答にもありましたが、上司が何か特別な事をしているのではと勘ぐっています。
とても面倒です…。

業者さんも面倒とのことでした。